12 Lois du « Temps »

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Voici des pistes pour reprendre le contrôle de notre temps sous la forme de 12 lois du « temps » que vous pourriez envisager comme 12 commandements à suivre ;-).

Loi de Parkinson

En 1955, Cyril Northcote Parkinson publia un article dans The Economist où il décrivait une administration américaine.

Son constat : « le travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

Problèmes

• Plus nous disposons de temps pour réaliser une activité, plus nous occuperons la totalité de ce temps au-delà de ce qui était nécessaire.
• Arrivé un moment, il n’existe plus de corrélation logique entre la nature d’une tâche et la durée pour la réaliser.
• Une personne ou équipe a qui nous donnerons 4 heures pour réaliser une tâche s’organisera pour la réaliser en 4 heures. La même tâche confiée à une autre équipe qui disposera de 8 heures s’organisera en 8 heures pour réaliser la tâche pensant que c’est le temps nécessaire, etc.

Solutions

• Se fixer des délais, des échéances.
• Mieux … fixer des durées avec un début et une fin pour réaliser une tâche.
• « Lorsqu’on prend le temps nécessaire pour planifier, on met moins de temps à réaliser les tâches » (Seiwert, 1991).

Loi de Murphy

« Ce qui peut mal tourner tournera mal, par conséquent une tâche prend toujours plus de temps qu’on ne le prévoie ».

Problèmes

• Nous sous-estimons le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif, ce qui engendre des courses poursuites.
• Toute chose prend toujours plus de temps qu’on ne l’avait prévu.

Solutions

• Prévoir du temps pour gérer les imprévus au quotidien.
• Planifier ses projets en gardant une marger de sécurité pour fixer les délais.

Loi de MacKenzie

Problèmes

1. La volonté de perfection incite toujours à peaufiner et repousser la fin d’un travail car on estime qu’on peut encore mieux faire.
2. Le mieux est l’ennemi du bien, aussi il faut estimer son niveau d’exigence et s’y tenir sans vouloir le dépasser.

Solutions

• Se fixer des objectifs en termes d’exigence et d’échéances.
• Trouver un équilibre entre qualité et temps passé.

Loi d’Eisenhower

Problèmes

• La tendance naturelle est de donner la priorité à la tache la plus récente ou la plus proche à réaliser dans le temps.
• L’urgence l’emporte alors sur l’important.

Solutions

• Savoir distinguer l’important de l’urgent est la clé de l’efficacité.
• Pour ce faire, il faut définir ses priorités en termes d’objectifs puis planifiez ses tâches.
• Se fixer des objectifs prioritaires.

Utiliser la matrice d’Eisenhower ou matrice Important / Urgent.

Loi de Lakein

Problèmes

• Connue également sous la loi de Lawyer, Alain Lakein explique qu’instinctivement l’action l’emporte sur la réflexion.
• Un objectif non défini dans le temps prend toujours du retard.
• La précipitation dans l’action fait finalement perdre du temps.

Solutions

• Il faut garder une vue d’ensemble (position de l’aigle) de la situation avant de partir dans l’action (position de la fourmi).
• Il s’agit donc de lutter contre ses habitudes : la réflexion précède l’action dans le succès d’une tâche.
• La mesure du temps garanti sa maîtrise et le contrôle de l’action.
• Avant de se lancer tête baissée dans un projet, planifiez et ensuite on exécutez tout le plan et rien que le plan.  

Loi de Pareto

Problèmes

• 80% des résultats sont issus de 20% des efforts, ce qui signifie que 80% du temps passé n’est pas productif.

Solutions

• Concentrer son énergie sur l’essentiel en se fixant des priorités.
• Faire le tri en ce qui est utile et futile.

Loi de Fraisse

Problèmes

• Notre appréhension psychologique du temps dépend de l’intérêt que nous portons à la tâche à accomplir. Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève.
• Nous avons tendance à faire les choses les plus désagréables en dernier et à les laisser traîner !

Solutions

• Faire le plus désagréable en premier.

Loi de Laborit

Problèmes

• Nous privilégions ce qui plait avant ce qui déplait, le facile avant le difficile, le rapide avant le lent, ce que nous connaissons avant l’inconnu.
• Cette tendance naturelle pousse à la procrastination (Pourquoi faire aujourd’hui ce qu’on peut faire demain ?)

Solutions

• Privilégier l’important avant le plaisir.
• Éliminer en particulier les mangeurs de temps qui vous détournent de vos objectifs.
• Planifier ses tâches en commençant par les plus pénibles ou difficiles et terminez avec les tâches les plus faciles ou agréables. Ce sont les tâches « récompenses », celles qui nous motivent vraiment.

Loi de Swoboda – Fliess – Teltscher

Nous fonctionnons au rythme de notre environnement (les saisons), au rythme de notre corps (horloges internes), mais également au rythme “social” (congés, jours fériés, horaires de travail, etc…).

Problèmes

• Chaque personne fonctionne selon un rythme qui lui est propre.
• Certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres sont des couche-tard et peuvent travailler jusqu’à tard dans la nuit (ou tôt le matin, selon votre vision).

Solutions

Il faut se connaître soi-même et se poser les questions suivantes :

• Quand êtes-vous le plus ou moins productif : le matin, l’après-midi, le soir ?
• Combien de minutes fait votre cycle de travail idéal ?
• Pendant combien de cycles de travail êtes-vous efficace et concentré ?
• Quels sont les impacts de la faim et du sommeil sur votre activité ?

Loi de Taylor

Les idées de Taylor sont très liées à l’ère industrielle mais on peut toujours s’en inspirer.

Problèmes

• L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.
• Ne pas mettre la charrue avant les boeufs !

Solutions

• Décomposez vos tâches afin d’obtenir des sous-tâches faciles et rapides à traiter.
• Cela vous permettra de limiter la marge d’erreur sur l’estimation et la planification de ces tâches.
• Réfléchissez à l’ordonnancement de vos tâches : quelles tâches sont des pré-requis à d’autres ? quelles tâches vous permettront d’avancer plus rapidement sur d’autres ?

Loi d’Illich et Adref

Problèmes

• Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.
• Cela signifie qu’en doublant la quantité de travail, on ne double pas pour autant la productivité.
• Au pire, à partir d’un certain seuil, ajouter du travail, donnera des rendements proportionnellement moindres.

Solutions

• Faire son travail dans une durée impartie.
• Fixer des durées précises : début et fin de tâche.

Loi de Carlson

Problèmes

• Selon le principe de Carlson, ou la loi des conséquences homogènes, la chronologie des événements est trompeuse.
• Le temps perdu à cause d’une interruption est plus long que l’interruption.
• Effectuer un travail en continu prend moins de temps que de le fractionner.

Solutions

• Limitez les interruptions.
• Mettez des règles de communications avec vos interlocuteurs multiples.
• Si besoin, isolez-vous, travaillez à l’extérieure, de chez vous …
• Désactivez les notifications mails, smartphones, réseaux sociaux …
• Mettez-vous en mode monotâche et non multi-tâches.