Evaluer les cartographies de compétences

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L’évaluation des compétences devient un enjeu de plus en plus important dans un contexte managérial « VUCA » (environnement caractérisé par la volatilité, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté) et dans un contexte social où les collaborateurs prennent soin de leur évolution et développement professionnelle.

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) est devenue la GEPP (Gestion des Emplois et Parcours Professionnels). Retenir les talents est devenu stratégique. Les compétences techniques peuvent vite devenir obsolètes et le recrutement s’attache de plus en plus à évaluer les softs skills pour trouver des profils capables de s’adapter aux évolutions internes et externes.

Cet article peut se lire seul mais si vous avez d’enrichir votre culture sur la cartographie des compétences et le management par les compétences, voici 2 articles complémentaires :

• Cartographie des compétences
• Management par les compétences : méthodes et outils de cartographie

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Les différents types de compétences à évaluer

Vous pouvez vous référer à la définition classique de la compétence : un ensemble de savoirs, savoir-faire et savoir-être qui permettent de réaliser les activités.

D’autres préfèrent une terminologie plus moderne : connaissances, compétences techniques, compétences managériales, compétences comportementales… Dans cette approche, on voit que les savoir-faire sont éclatés en compétences techniques et compétences managériales pour gagner en cohérence et en finesse.

Voici ci-dessous un exemple de cartographie de compétences comprenant des connaissances, des compétences techniques et des comportements.

Ci-dessous un exemple de catégorisation de cartographie des compétences avec de blocs de compétence.

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Comment bien rédiger une compétence ?

Pour obtenir des compétences claires, nous vous conseillons de rédiger les compétences sous forme de phrase avec un verbe et un COD.

Si vous utilisez un seul mot, vous devrez rédiger une définition de la compétence pour s’assurer que tout le monde comprenne bien la même chose.

• Rédaction d’une connaissance : verbe de connaissance avec un COD
  Exemple : Connaitre les règles de comptabilité générale.

Soyez précis, si vous mettez « Connaitre les règles de comptabilité« , c’est plus large et cela peut inclure les règles de comptabilité analytique. Est-ce que la personne a besoin de connaitre la comptabilité analytique ? Le jour de l’évaluation, si vous devez évaluer la connaissance « comptabilité générale » de manière différente que la « comptabilité technique », si vous n’avez pas été précis, vous serez coincé pour évaluer clairement cette connaissance.

Important : Cette remarque sur la précision est valable pour tout activité de rédaction de connaissance, compétence technique ou de comportement.

• Rédaction d’une compétence technique : verbe d’action avec un COD.
  Exemple : Tenir à jour l’inventaire des matériels et des logiciels
• Rédaction d’un comportement : bon là, c’est un peu le b***el dans les méthodes. Prenez un article sur les softs skills et vous verrez des listes de mots clés comme la rigueur, l’autonomie, le dynamisme, la curiosité, l’esprit d’équipe. D’autres font précéder le comportement du verbe être ou avoir ou du sempiternel « faire preuve de… »
  Exemple : la rigueur = être rigoureux = avoir de la rigueur = faire preuve de rigueur.
  Là, vous n’avez pas le choix, vous devrez rédiger une définition pour chaque comportement pour éviter les risques d’interprétation.

Par exemple, voici deux définitions de la rigueur :

• Appliquer une attention constante, une précision et une exactitude dans l’exécution des tâches et des projets.
• Suivre scrupuleusement les procédures et les standards établis.

Comme vous le constatez, ce n’est pas tout à fait la même chose. La définition peut parfois être influencé par l’activité et le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Ci-dessous un exemple de Référentiel de compétences comportementales.

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Comment bien évaluer une compétence ?

Evaluer une compétence, c’est évaluer son niveau d’acquisition ou de maitrise. Pour cela, nous avons donc besoin d’une grille ou d’une échelle d’évaluation partagée entre l’évaluateur et l’évalué pour objectiver au maximum le processus d’évaluation. Sinon bon courage, car on peut discuter sans fin si vous n’avez un référentiel d’évaluation commun !

Il existe différentes méthodes pour évaluer la maitrise des compétences.

Echelle Simplifiée

Commençons avec la grille la plus simple, la plus connue et utilisé dans l’éducation nationale et en formation pour adulte : non acquis, encours d’acquisition, acquis.

Et comme nous travaillons avec des outils visuels, transformer cette échelle d’évaluation en couleur !

Cette d’approche manque toutefois de précision car elle laisse encore beaucoup de la place à l’interprétation humaine et la subjectivité des parties prenantes. A partir de quand est-ce « acquis » ou « en cours d’acquisition » ? Dans « en cours d’acquisition », il peut y avoir des niveaux des degrés d’acquisition = un peu, moyen, presque … Et que se passe-t-il quand l’évaluateur et l’évalué ne sont pas d’accord ? Il est impossible d’éliminer totalement les écarts d’évaluation entre 2 ou plusieurs personnes mais on peut réduire le champ d’interprétation.

Echelles Larges

Certains élaborent des grilles de suivi du niveau d’acquisition des compétences avec une échelle plus large. Voici quelques exemples pour vous donner des idées.

Important : co-construisez cette échelle avec un groupe de travail représentatif de votre organisation. Cette échelle d’évaluation est au cœur du dispositif d’évaluation et va impacter toutes vos décisions RH et stratégiques.

Echelle de suffisance : mouais, à partir de quand on passe l’un à l’autre. Evaluation peu factuelle avec un fort pouvoir donné à l’évaluateur.

Echelle de maitrise contextuelle : un peu mieux. Elle permet notamment de valoriser la capacité d’adaptation et donc de transfert des compétences dans des contextes multiples !

Echelle d’autonomisation dans la compétence : échelle de plus en plus répandue car apporte de l’objectivité sur le niveau de maitrise de la compétence.

A vous de jouer, d’affiner votre échelle d’évaluation selon les besoins de précision de votre organisation

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Comment animer un entretien d’évaluation des compétences ?

C’est bon on a tout pour faire une évaluation propre, transparente, objective, génératrice de sentiments d’égalité, d’équité, de confiance, de respect, d’écoute ce qui ne peut que renforcer les dynamiques de motivation et d’engagement des collaborateurs.

• Vous avez identifié les différents types de compétences sans oublier les softs skills.
• Vous avez rédigé avec clarté la définition des connaissances, compétences techniques, compétences managériales et comportements.
• Vous avez élaboré une échelle d’évaluation la plus objective possible.

Et maintenant, vous allez animer un entretien d’évaluation des compétences cartographiées. Vous pouvez faire ce type d’entretien tout au long de l’année ou l’intégrer dans l’entretien annuel d’évaluation ou faire les deux ! La technique d’animation reste la même.

• Mettez la cartographie de compétence à disposition de vos collaborateurs. Il peut s’agir d’un Excel, d’un Mind mapping ou d’un accès à un espace personnel au sein du SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines)
• Demandez au collaborateur qui est l’évalué de s’auto-évaluer selon un mode opératoire que vous avez écrit. Comment mettre les couleurs ? Où mettre les commentaires ? Doit-il mettre des preuves de compétences (réalisations, lien vers un tableau de bord d’activité ou de performance, …)
• Si vous êtes le manager, faites de même de son côté.
• Animer l’entretien d’évaluation des compétences autour des convergences et des divergences d’évaluation. Sachez féliciter, sachez aussi accompagner le collaborateur pour le faire monter en compétences via des actions de formation, de coaching, de tutoring, de ré-explications des process et procédures.
• Assurer de bien enregistrer toutes les informations de l’entretien (positionnement dans l’échelle d’évaluation, commentaires et actions de montée en compétence). Car vous vous repartirez de cette cartographie des compétences en couleur pour animer le prochain entretien avec l’objectif de verdir toujours plus la cartographie !

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Comment évaluer les compétences collectives ?

Mais ce n’est pas fini ! Vous pouvez évaluer les compétences de l’équipe et avec le Mind Mapping, c’est facile.

Il serait réducteur de dire que la compétence d’une équipe est l’addition des compétences individuelles. Mais si vous avez bien évalué les hard skills et les soft skills, alors la technique de consolidation des cartographies de compétences individuelles en une cartographie de compétences collectives sera fidèle à la réalité.

Comment réussir cette consolidation ?

C’est là que les référentiels de compétences sont utiles car ils fournissent des standards de description et d’évaluations des compétences qui vont s’appliquer pour chaque carte et pour chaque évaluation réalisée individuellement. Nous pouvons donc faire communiquer les cartographies pour réaliser des synthèses.

• Si vous êtes sur Excel, bon courage mais vous vous en sortiez avec des tableaux croisés dynamiques.
• Si vous êtes sur un logiciel de Mind Mapping professionnel comme MindManager, vous pourrez créer vos consolidations en quelques clics seulement.
• Si vous disposez d’un SIRH, alors vous disposez de consolidations par équipe, par service, par département… Il s’agit juste de configurer le périmètre de votre choix. Tout bon logiciel qui évalue les compétences doit fournir ce type de synthèse visuelle avec des graphiques, des radars, des matrices de compétences avec des indicateurs visuels bien entendu pour faciliter l’analyse et la prise de décision !

Comment cartographier et évaluer les compétences avec MindManager ?

Tout le monde n’a pas la chance d’avoir un SIRH avec une option d’évaluation des compétences dans son organisation. Alors si vous êtes adepte du Mind Mapping et que vous avez notamment MindManager, la technique cartographie des compétences et de consolidation collective des compétences est identique à la gestion de projet et la gestion de processus !

• Rédiger des activités claires avec une activité par branche
• Elaborer des indicateurs d’évaluation (performance ou maitrise)
• Visualiser les résultats par des indicateurs visuels (vert, jeune, rouge …)
• Commenter les résultats en zone note ou en sous-branche
• Consolider les maps pour créer des portefeuilles de projets, processus ou compétences

Pour rappel, les liens vers les articles techniques pour cartographier et évaluer avec MindManager :

• Management par les compétences : méthodes et outils de cartographie
• Evaluer les compétences avec MindManager
• Comment mettre en place une démarche de cartographie des métiers, des emplois et des compétences ?