Management Visuel de Projet

En complément ou introduction de cet article sur le management visuel de projet, vous pouvez (re)lire nos articles sur le management visuel en général.

• Le management visuel facilite le management
• Définition du management visuel
• Mind Mapping Pro en 6 points clés

Notre mission n’est pas d’apporter les bases du management de projet mais il est quand même utile de reprendre les questionnements de base du management de projet. Nous verrons ensuite que les méthodes visuelles optimisent les pratiques actuelles voire proposent de nouveaux modes de management de projet. En ce sens, SIGNOS propose de nouvelles bases de management de projet.

Management de projet : de quoi parle-t-on ?

Il existe différentes approches pour manager un projet. Elles sont mobilisées selon les besoins ou les croyances des uns et es autres.

• Management de projet « classique » : par classique, nous entendons les méthodes qui insistent sur la planification avec un chef de projet
• Management agile : par agile, nous entendons les méthodes qui insistent sur l’itération et la responsabilisation des acteurs.

Pour une explication claire et plus complète, voici un billet complet et synthétique de l’agence ACCES DEV qui présentent les méthodes classiques contre les méthodes agiles.

Travailler en mode projet

Reste ceux qui ne managent pas des projets mais travaille en mode projet. Ils s’appuient sur les règles et méthodes du management de projets pour les appliquer dans leur travail quotidien et tout au long de l’année. Voici quelques bons principes du travail en mode projet

• se fixer des objectifs clairs et évaluables
• se considérer comme client/fournisseurs même entre collaborateurs d’une même entreprise
• mettre en place des règles claires de communication
• clarifier qui fait quoi

Cela peut vous paraître basique mais dès que nous arrivons sur le terrain pour une mission d’accompagnement, nous demandons immédiatement les documents (traces écrites, ca suffit) qui clarifie ces éléments. Et dans 90% des cas, on nous donne … rien. Au mieux des PowerPoint de présentation ou alors des tableaux de bord chiffrés. Pour retrouver les objectifs et les règles de fonctionnement, reste donc la seule solution d’aller questionner les acteurs du projet et … sans surprise, les objectifs et les règles diffèrent d’un acteur à l’autre. Ils ne poursuivent pas les mêmes objectifs d’où des écarts entre le réalisé et l’attendu. Ils ne respectent pas des règles communes de fonctionnement d’où des problèmes de communication voire des conflits.

Oui, c’est vrai, pour de gros projets qui coûtent cher, les cahiers des charges existent ! Oui mais sont-ils efficaces ? Sont-ils facile à utiliser tout au long du projet ?

Pourquoi le management visuel de projet ?

Principalement pour trouver des méthodes simples et rapides pour laisser des traces écrites claires et négocier des objectifs et des règles de fonctionnement. Ces traces écrites prennent le nom que vous souhaitez : cahier des charges, cadrage du projet… Elles fournissent le référentiel qui servira à évaluer les écarts entre les résultats et les objectifs et à organiser et réguler le fonctionnement du projet en cas de problème.

Pourquoi ne prenons-nous pas le temps de formaliser par écrit tout cela ? Encore un problème culturel : anticiper = perte de temps. Il faut passer au plus vite à l’action. Oui mais avec une faible anticipation, cela finit par une action désordonnée qui gaspille du temps et de la motivation. Dans ce contexte culturel, il est obligatoire d’innover et de trouver des modalités de formalisation souples et légères pour encourager les « oraux » à faire un peu de visuel et ceux qui écrivent tout dans le détail dans des Word et PowerPoint lourds et fastidieux à devenir plus clair et synthétique. Le management visuel est amené à rendre d’énormes services et bénéfices.

Management de projet et Mind Mapping

Impossible de rentrer dans le détail à moins de se lance dans un livre ou de suivre une formation sur le sujet. Nous allons initier quelques axes concrets de réalisation.  Sans être des experts en méthode agile, nous pouvons toutefois vous donner des idées d’utilisation du Mind Mapping par des clients que nous avons accompagnés. Et les autres outils visuels ? A force de se répéter, le Mind Mapping est la méthode visuelle la plus simple et rapide à apprendre pour le meilleur rendement. c’est l’outil visuel par excellence pour installer facilement une dynamique de management visuel de projet à la portée de tous.

Méthodes classiques

• Mapping du cahier des charges : le Mind Mapping peut être utilisé pour co-élaborer le cahier des charges avec un client ou un fournisseur. Il peut aussi être utilisé pour présenter un cahier des charges.
• Mapping d’un sous-projet, d’un cahier des charges spécifique pour chaque produit ou service
• Mapping des objectifs et critères de réussite du projets
• Mapping des parties prenantes du projet : qui attend qui ? pour quand ?
• Mapping des rôles et responsabilités : qui fait quoi ?
• Mapping du plan d’action : que faut-il faire, pour quand et par qui ?
• Mapping des règles de fonctionnement et de communication
• Tableau de bord de pilotage du projet en mode Mind Mapping

Méthodes agiles

• Mapping du cahier des charges, facile à faire évoluer en temps, lors des réunions prévues à cet effet
• Faire un Scrum Mapping
• Animer les réunions en Mapping : sprint, réunions de planning, revues, rétrospectives et mêlée
• Mapping des rôles

Si vous souhaitez en savoir plus sur le management visuel de projet à l’aide du Mind Mapping, nous pouvons imaginer des webinaires sur le sujet. Si vous avez envie de témoigner sur le management visuel de projet avec le Mind Mapping ou avec d’autres outils, nous serons ravis de partager votre expérience sur notre blog que nous souhaitons multi-auteurs.