Management Visuel de Projet et Processus

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Et si vous pouviez cartographier et manager vos projets et vos processus avec un seul outil ?
Les évolutions des logiciels professionnels de Mind Mapping et en particulier MindManager nous offrent enfin cette solution !
Tout l’enjeu du Management Visuel est de simplifier le pilotage de projet et le pilotage de processus.
Malgré leurs différences, les projets et les processus possèdent des points communs. Nous venons d’ailleurs d’en donner un premier : le pilote. Il y a toujours la présence d’un pilote de projet et d’un pilote d’un process … enfin normalement sinon c’est la sortie de route assurée 😉

Définition

Reprenons en quelques mots les caractéristiques d’un projet et d’un processus :

• Projet : ensemble de tâches à réaliser pour atteindre un objectif avec une avec un début et une fin. Il est mesurable avec des indicateurs clairs
• Processus : ensemble d’activités à respecter pour organiser la fourniture d’un service / produit dans une logique de cycle d’amélioration continue. Il est mesurable avec des indicateurs clairs

Pilote de performance

Pour piloter la performance, nous avons donc besoin d’uns structure claire avec des objectifs clairs, dotés d’indicateurs clairs et une méthode claire pour anticiper les risques et identifier les problèmes qui surgissent.

Projet

• Structure : on fait un Project Mapping ou cartographie de projet pour visualisation l’architecture d’objectifs.
• Indicateurs de résultats pour savoir si les écart entre les objectifs attendus et le réalisé est acceptable et des indicateurs de temps et de budget pour savoir si nous sommes en retard ou en avance et si nous respectons les budgets.
• Marqueurs pour identifier les problèmes et engager leur résolution.

Processus

• Structure : on fait un Process Mapping ou cartographie de processus pour visualisation l’architecture des process.
• Indicateurs de performance si nous produisons la qualité attendue et des de maitrise pour savoir si nous sommes conforme à la qualité attendue sans gaspillage de temps, d’argent, d’énergie, de ressources humaines.
• Marqueurs pour anticiper les risques et capitaliser les incidents et engager les actions correctrices dans une logique d’amélioration continue.

3 objectifs

Quitte à se répéter en partie par rapport au paragraphe précédent, que ce soit en management de projet ou de processus, le management visuel vise 3 objectifs.

Faciliter la compréhension des parties prenantes en :

• simplifiant les idées complexes en les découpant en étapes plus petites
• renforcer la compréhension d’un processus ou d’un projet par des visuels clairs et conviviaux

Faciliter le management en :

• accélérant l’analyse et la prise de décision
• coordonnant les responsabilités entre les divers individus ou entités
• centralisant la documentation du processus ou du projet dans un seul et même endroit accessible en un clic

Engager l’amélioration des projets à venir et des processus en place en :

• anticipant les risques d’un système ou d’un projet
• identifiant les problèmes dans un flux de processus ou un plan d’action
• facilitant la résolution de problèmes

Animation en mode collaboratif

Management un projet ou un processus est de plus en plus une aventure collective et surtout collaborative ! Il ne suffit par d’avoir une belle cartographie de projet ou de processus, il faut s’assurer de l’adhésion des parties prenantes au démarrage et que d’animer le projet et le processus .
Un pilote de projet et de processus doit relever 4 défis collaboratifs :

• Impliquer les collaborateurs en donnant envie avec une vision claire. Pour cela, il maitrisera autant les méthodes pour faire des présentations dynamique que les méthodes de facilitation collective
• Aligner les idées et les actions en aidant les parties prenantes à quitter leur carte mentale ou vision individuelle du projet ou processus pour aller vers une carte mentale ou vision commune. Pour cela, il est impératif d’interdire la prise de note individuelle et de passer enfin à la prise note collaborative
• Responsabiliser les acteurs en définissant clairement les rôles et responsabilités, les périmètres, les échéances, les ressources pour les aider à prendre des initiatives, es engagements et des décisions avec le minimum de stress négatif.
• Actualiser les informations en garantissant l’accès à des données à jour 24/7. Pour cela, vous devrez définir des règles claires de modification et d’actualisation des informations dans votre tableau de bord visuel.

Exemples de Management Visuel Projet

Voici des exemples de cartographies dynamiques pour manager un projet :

Exemples de Management Visuel Processus

Voici des exemples de cartographies dynamiques pour manager un processus :