Les outils de Management de Projet

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Le management de projet est de plus en plus complexe et nécessite des outils de plus en plus dynamiques pour assurer un pilotage en temps des projets et garantir leur réussite.

Bravo de décider de prendre le temps de lire cet article en entier pour faire le choix d’un outil qui peut devenir votre principal outil de productivité dans votre management de projet.

Et si vous n’avez pas notre article Management visuel de projet qui parlent notamment des bénéfices, faites un détour pour comprendre comment gagner 20% de productivité en moyenne et avoir un ROI de 2900%.

Les outils visuels sont particulièrement adaptés car ils permettent de représenter visuellement les informations, facilitant ainsi la compréhension, la communication, la collaboration, l’analyse, la résolution de problème, la prise de décision.
Cet article explore les différentes catégories d’outils visuels pour le management de projet, en évaluant leurs avantages, leurs inconvénients, et leur capacité à faciliter à la fois le macro-pilotage et le micro-pilotage.

LA METHODE IDEAXION : PASSER DE L’IDEE A L’ACTION

Il n’y a pas de projet sans idée de départ ! Rien ne sert de piloter efficacement des projets dont l’idée de départ est mauvaise ?

c’est pour cela que SIGNOS a développé la méthode IDEAXION pour garantir que le monde des idées soit bien traité !

Monde des idées

Phase 1 : émergence des idées = brainstorming
Phase 2 : structuration des idées = catégorisation, hiérarchisation, clusterisation
Phase 3 : valide des idées = décision, pondération, évaluation

Monde de l’action

Phase 4 : émergence des actions = objectifs, critères, indicateurs
Phase 5 : structuration des actions = plan d’action, planification, allocation des ressources
Phase 6 : validation des actions = bilan, suivi, reporting, rapport d’activité

Pour découvrir la méthode IDEAXION, lisez cet article.

Ce que nous vous proposons d’en retenir pour le management de projet, c’est de comprendre quels sont les outils les plus efficaces pour gérer chaque phase. Et dans un contexte d’essentialisation des outils, posez-vous la question de savoir quels outils permettent de gérer plusieurs phases voire toutes !

Nous allons vous présenter chaque catégorie d’outils avec leurs avantages et inconvénients au regard du référentiel de la méthode IDEAXION.

LES 5 GRANDES CATEGORIES D’OUTILS DE MANAGEMENT VISUEL

Cette liste est issue de notre analyse des outils les plus fréquemment utilisés pour manager un projet dans les organisations francophones. Cette liste est donc non exhaustive.

Nous ne parlerons pas d’Excel, utilisé par défaut, en l’absence d’outils dédiés à la gestion de projet dans la suite Microsoft. Word et PowerPoint ne sont pas des outils de pilotage de projet, juste des outils de restitution et de présentation. Quel gaspillage de voir les organisations laisser leurs collaborateurs manager leur projet avec la seule suite bureautique de Microsoft Office !

Et Teams ? Juste un réseau social d’entreprise avec des canaux pour segmenter les échanges toujours en mode linéaire ! Pour rappel, les outils linéaires ne sont pas efficaces pour avoir une vision globale sur la gestion de projet !
Listons les 5 grandes catégories rapidement avant de les analyser une par une :

Tableau Blanc Collaboratif : Klaxoon, Miro, Lucid, Mural, Microsoft Whiteboard …
Mind Mapping : MindManager, Mindview, Mindomo, Mindmeister, XMind …
Kanban : Trello, Planner et tout autre logiciel qui fonctionne en colonne
Gantt : Microsoft Project, TeamGantt, GanttPro
Digital Workplace : Monday, Smartsheet, Asana, Wrike, Zenkit … et la liste s’allonge tous les jours. Ce sont des logiciels qui offrent un affichage multi-vues sur les projets.
Trello et Planner ont évolué et sont devenus désormais des Digital Workplaces.
Et Notion et son concurrent Loop de Microsoft : oui, ce sont aussi des Digital Workplaces. Vous pouvez configurer le pilotage de vos projets sur ces outils mais attention à la vue en silo. Ils restent des logiciels très « linéaires ».

Pour compléter cette liste, consultez notre annuaire de logiciels de management visuel et Tops Logiciel :

AVANTAGES ET INCONVENIENTS DES OUTILS VISUELS

Un bon logiciel de Management Visuel de projet est un logiciel dynamique et collaboratif qui couvrent le maximum des besoins au regard du référentiel IDEAXION présenté en début d’article.

Nous ne rentrerons pas dans les plus ou les moins de chaque logiciel de chaque catégorie d’outils car les fonctions développées par chaque éditeur sont très variables.

Dans la catégorie Mind Mapping, rien à voir en MindManager et XMind par exemple. Si on prend Trello, rien à voir avec la version gratuite et la version payante qui est multi-vue !

Tableau Blanc Collaboratif

Logiciels les plus utilisés : Klaxoon, Miro, Lucid, Mural, Microsoft Whiteboard …

ConceptBoard interface logiciel Management Visuel

L’ADN des tableaux blancs collaboratifs est celui de la créativité. Ils ont été créés pour numériser les « pratiques manuelles » de créativité comme les diagrammes d’affinité plus connu sous la « méthode post-it » qui, au passage, n’en est pas une.

Ils sont cognitivement facilement à comprendre car ils s’appuient sur les habitudes de brainstorming « post-it ». L’efficacité repose plus sur l’animateur que l’outil lui-même.

Ces dernières années, ces tableaux blancs se sont enrichis de modèles ou templates pour aider à structurer les résultats de sa réflexion et aussi pour faire du pilotage de projet.

C’est là que l’usage se complique pour 2 raisons. Il faut comprendre les méthodes qui sont derrière chaque modèle ou template. En l’absence de formation, l’usage de ces tableaux blancs collaboratifs restent souvent restreinte au monde des idées : émergence, structuration et validation.

Pour lever de freins, les éditeurs les plus puissants comme Klaxoon, Miro, Lucid ont créé des guides méthodologiques pour prendre en main ces templates, mais voilà, l’utilisateur lambda ne veut pas prendre le temps de lire les guides. Il veut mettre les mains dans l’outil tout de suite sans investir le temps nécessaire à comprendre et apprendre.

Pour finir, le handicap le plus important est l’absence de multi-vues dynamiques. Quand dans d’autres logiciels, vous voulez basculer entre différentes vues pour regarder un projet sous différents angles, cela se fait en un clic. Toutes modifications dans une vue se répercutent dans les toutes autres. Avec les tableaux blancs collaboratifs, c’est encore très rare et vous devrez créer un template différent pour chaque vue utile sans mise à jour dynamiques des données entre chaque vue !

Cela est rédhibitoire aujourd’hui pour piloter des projets : perte de temps considérables pour recréer une vue complémentaire, perte de temps pour mettre à jour les données et gros risque d’erreur ou d’oubli dans la mise à jour des données.

Conclusion : les TBC sont très bien pour lancer un projet dans phase d’idéation et c’est tout. L’absence de consolidation des données entre les vues les excluent d’un pilotage de projet dynamique en temps réel et d’un pilotage équilibré en du macro-pilotage et micro-pilotage. Passer d’une vision globale à une vison détaillée est impossible ou alors fastidieuse. Vous devrez vous contentez d’un macro-pilotage de vos projets avec des vues synthétiques.

Mind Mapping

Logiciels les plus utilisés : MindManager, Mindview, Mindomo, Mindmeister, XMind …

L’ADN du Mind Mapping est également celui de la créativité. Mais dès la création du premier logiciel MindManager en 1994, des options de gestion d’activités apparaissent. Au cours des années 2000, les options de gestion de projet se renforcent pour transformer les logiciels de Mind Mapping en logiciels de Management de projet multi-vues !

Resituons les logiciels de Mind Mapping dans les 6 phases du référentiel IDEAXION.

Les logiciels gratuits permettent de jouer efficacement les phases 1 à 4 ! Si c’est sans doute plus fun d’animer le processus d ‘idéation avec un TBC, c’est plus rapide en Mind Mapping et surtout vous pouvez passer facilement du monde des idées au mon de l’action !

Expliquons ce passage : pour structurer un projet, ma méthode la plus connue est la méthode WBS (Work Breakdown Structure) ce qui veut casser la structure en tâches et sous-tâches c’est-à-dire en hiérarchisant les tâches et sous-tâches sans limite de profondeur.

Avec le confort apporté par la facilité de déplier/replier les branches à l’infini, vous pouvez passer facilement d’une vision globale à vision détaillée même pour le monde des idées. Essayez de créer des sous-post-its de post-it et vous comprenez très vite le bénéfice principal des logiciels de Mind Mapping.

Si vous investissez dans un logiciel professionnel comme MindManager, Mindview pour les plus diffusés en France, vous pourrez jouer efficacement les 6 phases de la méthode IDEAXION grâce à 3 grandes options des logiciels payants : consolidation des données, filtres des information et affichage multi-vues (Calendrier, Banban, Gantt, Calcul …).

Avec un seul logiciel vous pouvez clarifier les idées, passer des idées à l’action en un clic et piloter tous les projets tant au niveau macro-pilotage que micro-pilotage.

Bon pourquoi ces logiciels ne sont pas plus diffusés alors ? Les logiciels complets sont payants et la méthode nécessite un changement cognitif et donc un nouvel apprentissage dans sa manière de réfléchir !

Kanban

Logiciels les plus utilisés : Trello, Planner

L’ADN de la méthode Kanban est de gérer des processus de flux. Par extension, les logiciels de Kanban se sont fait connaitre pour gérer des flux de tâches en mode agile. Nous sommes clairement dans le monde de l’action pour piloter des projets.

En management de projet, la faiblesse des outils Kanban est du côté de la créativité. ce n’est pas avec un Kanban que vous allez dynamiser les processus de créativité. Toutefois, certains s’en servent pour classer les idées par colonnes. Bon détournement et ça marche mais ca manque d’ergonomie pour animer le processus de validation.

La 2ème faiblesse des outils Kanban est la difficulté de naviguer entre la vision globale et la vision détaillée. C’est compliqué d’appliquer la méthode WBS. Vous pouvez créer des sous-tâches dans une étiquette Tâche principale mais impossible de ramifier en sous-sous-tâches à l’infini. Combiner macro-pilotage et micro-pilotage peut être fastidieux. Il faut souvent choisir élaborer des Kanban macro ou micro et donc multiplier les tableaux Kanban.

Pour finir la consolidation des données entre Tâches et Tableaux Kanban est très limitée par rapport aux outils hiérarchiques comme les logiciels de Mind Mapping.

Pour dépasser ces limites, investissez dans des outils Kanban qui ont évolué pour devenir des Digital Workplaces multi-vues comme Trello (version payant) et Planner (dont on oublie souvent qu’il est payant car souvent disponible dans l’abonnement Office365). Et non Planner n’est pas gratuit et selon votre abonnement Microsoft, les options Planner sont aussi limitées.

Resituons les logiciels de Kanban dans le référentiel IDEAXION : ils servent à piloter les phases 5 et 6 de la gestion de projet. Même pour la phase 4, on voit des personnes faire un Mind Mapping avant de basculer dans un outil Kanban !

Gantt

Logiciels les plus utilisés : Microsoft Project, TeamGantt, GanttPro.

L’ADN de la méthode Gantt est de planifier les tâches et notamment d’évaluer les durées et les interdépendances. Cet outil est principalement utilisés pour piloter des projets en mode classique ou en cascade. Il cède la place au Kanban pour le pilotage en mode agile.

Bien que connu, il est souvent réputé pour faire des usines à gaz. Donc, apprenez la méthode qui se cache derrière pour faire diagramme de Gantt.

Resituons les logiciels de Gantt dans le référentiel IDEAXION : ils servent également à piloter les phases 5 et 6 de la gestion de projet. Pour la phase 4 et notamment faire le WBS, préalable à Gantt efficace, l’d’idéal est d’animer cette phase dans un logiciel de Mind Mapping professionnel qui permet ensuite d’exporter dans Microsoft Project par exemple. Et comme ce dernier est surdimensionné pour gérer des projets simples, les éditeurs de logiciels de Mind Mapping proposent de générer directement des diagrammes de Gantt sous forme de vue dynamique avec la structure hiérarchique. C’est même devenu un argument marketing pour les éditeurs de logiciels de Mind Mapping.

En conclusion, prenez un logiciel de Mind Mapping professionnel 😉

Digital Workplace

Logiciels les plus utilisés : Monday, Smartsheet, Asana, Wrike, Zenkit …

L’ADN de s Digital Workplaces est d’offrir des multi-vues pour piloter les projets ! Conscients du besoin de s’adapter aux différents besoins de pilotage, les éditeurs ont développé des plates-formes collaboratives pour piloter des projets dynamiques avec la possibilités de créer des équipes et des reporting. Pour ceux qui connaissent, faites le parallèle avec un CRM pour le milieu commercial.

Elles présentent encore une faiblesse : animer les mondes des idées. Si elles sont excellentes pour piloter un projet de manière dynamique et collaborative avec une très grande efficacité pour la phase 6, vous serez peut-être obligé de passer un outil de Mind Mapping pour clarifier vos idées et vos plans d’action avant de basculer dans une plate-forme de votre choix.

Leur force réside clairement dans l’existence d’une base donnée qui permet de créer des équipes et générer des reporting à volonté.

MATRICE VISUELLE DES OUTILS VISUELS 😉

Bravo d’avoir pris le temps de tout lire mais comme nous, vous devez être frustrés ! A quand le logiciel magique qui fait tout ? Les logiciels évoluent et convergent de plus en plus pour nous simplifier la vie.

La solution idéale pour le moment :

Investir dans du Mind Mapping . C’est le meilleur ROI.
Vous avez besoin d’une base de données car vous gérer plusieurs équipes projets et que vous avez besoin de reporting analytiques, combiner Mind Mapping et Digital Workplace.
Vous souhaitez animer une session de créativité de manière fun et dynamique, regardez un Tableau Blanc Collaboratif.

Oui mas s’il faut payer à chaque fois … ça coûte cher … penser ROI et si l’argent n’est pas votre critère pensez ROE (Retour sur attentes) : plus d’idées de qualité, collaboration plus de sereine, communication plus fluide …

ET L’IA DANS TOUT CELA ?

Tous les logiciels que nous avons nommés dans cet article, hormis les logiciels de Gantt proposent des options IA.
Pour le moment, l’IA révolutionne principalement le monde des idées mais e monde de l’action est de plus en plus impacté. Installez Copilot ou Chat GPT, il est capable d’analyser tous vos projets passés et de vous suggérer des objectifs stratégiques et opérationnels pour vos futurs projets voire même de vous conseiller, sur des planifications optimales et d’analyser les résultats fournis par votre tableaux de bords de pilotage.

Consultez l’article sur le Mind Mapping et l’IA :

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