Management visuel et Mind Mapping stratégique avec la méthode OKR

La Méthode OKR : Une Approche Structurée pour la performance stratégique

La méthode OKR (Objectives and Key Results),née dans la Silicon Valley, est sans doute une des méthodologies le plus connues pour suivre la performance stratégique de son entreprise. Cet article explore les fondements, les bénéfices, la mise en œuvre et les risques associés à la méthode OKR.

Histoire de la méthode OKR

La méthode OKR, bien qu’ayant émergé plus tardivement, trouve des similitudes avec les concepts de gestion avancés par Peter Drucker, l’un des penseurs majeurs en matière de management du 20ème siècle. Drucker prônait une approche axée sur des objectifs clairs et mesurables pour améliorer la performance organisationnelle.
L’histoire de la méthode OKR remonte aux années 1970, lorsque Intel a adopté ce système sous l’impulsion d’Andy Grove, son PDG à l’époque. Cependant, c’est chez Google que cette méthodologie a atteint une renommée mondiale grâce à John Doerr, qui l’a introduite dans la société en 1999.
Depuis, de nombreuses entreprises, grandes et petites, ont adopté cette approche pour aligner leurs objectifs et leurs résultats clés ; Twitter, LinkedIn, Zynga, Netflix, Oracle, Spotify, Uber, Airbnb …
Ces entreprises ont été mentionnées ou associées à cette méthode, reste à vérifier si c’est toujours d’actualité mais cela donne le ton du type d’entreprise qui s’appuie sur cette approche.

Bénéfices de la méthode OKR

Les avantages de la méthode OKR sont nombreux. Drucker soulignait également l’importance de la responsabilisation et de la mesure des progrès vers les objectifs définis. Les OKR suivent cette voie en permettant une évaluation régulière et transparente des résultats clés, favorisant ainsi la responsabilisation et la focalisation sur l’atteinte des objectifs. C’est la somme de tous les résultats individuels qui va permettre d’accomplir une mission commune.
Elle offre une clarté organisationnelle en établissant des objectifs ambitieux mais réalisables.
Elle est également source de gain de productivité en évitant de dépenser de l’énergie sur des tâches inutiles ou contre-productives.
Si vous animez la méthode avec un outil de Mind Mapping, vous pourrez d’ailleurs très vite repérer si une tâche se rattache à un OKR. Si ce n’est pas le cas, vous avez alors visuellement votre réponse : tâche inutile. Toutefois, si vous considérez cette tâche comme utile, alors vous être train de viser un OKR qui n’est pas clairement défini. Il est alors urgent de se poser pour revoir l’ensemble de vos OKR et analyser leur pertinence et cohérence.

Description de la Méthode OKR

Les OKR se définissent par la fixation d’Objectifs ambitieux et mesurables, associés à des Résultats clés permettant de mesurer la progression vers ces objectifs.

• O = Objectives / Objectifs. Les objectifs indiquent où l’entreprise souhaite aller
• KR = Key Results / Résultats-clés. Les résultats clés indiquent si elle y est parvenue

Chaque objectif doit être clair, spécifique et quantifiable.

Voici quelques conseils pour bien commencer :

• Définissez 4 à 6 objectifs
• Identifiez 3 résultats-clés par objectif
• Important : les résultats clés doivent décrire des résultats, et non des activités. Dit autrement, vous êtes en train de définir vos critères de réussites

Vous devrez ensuite clarifier votre démarche d’évaluation des résultats. Pas de méthode OKR sans évaluation !

Voici quelques conseils méthodologique :

• Choisissez une échelle de pour noter l’atteinte des résultats : Réalisé / Non réalisé, 0 à 10, 0 à 5
• Définissez quand et comment noter les résultats
• Donnez du sens au résultat : < la moyenne, > la moyenne, > au 2/3 ou 3/4
• Expliquez les écarts : facteurs internes et externes

Enfin, la méthode OKR se déploie en décomposant ces objectifs globaux en tâches plus petites et réalisables, permettant ainsi une déclinaison efficace à tous les niveaux de l’entreprise.

Animation de la méthode OKR pour réussir à la mettre en place

La mise en place efficace des OKR nécessite une animation rigoureuse. Elle débute par une communication claire des objectifs aux collaborateurs puis d’un suivi régulier des progrès. Des réunions périodiques, une réévaluation constante des objectifs et une adaptation agile aux changements sont cruciaux pour animer cette méthodologie avec succès.

Voici un processus d’animation pour vous :

• La 1ère fois : lancez une réunion de clarification des OKR puis présentez votre cartographie d’OKR à l’ensemble des collaborateurs. Si vous utilisez un logiciel de Mind Mapping professionnel comme MindManager, le processus de clarification et de présentation peut se faire avec un seul et même outil.
• Programmez une grande réunion en début d’année pour évaluer les OKR de l’année passés et définir les OKR de l’année à venir.
• Programmez des réunions trimestrielles pour évaluer les résultats intermédiaires. Il sera utile d’avoir décliner les objectifs annuels en objectifs trimestriels. Réévaluez les objectifs si besoin. Mettez en place les changements à opérer pour tenir le cap.
• Programmez des réunions de mi- trimestre pour faire un point sur l’avancement des tâches et vous assurer que les différents collaborateurs sont bien toujours focus sur les objectifs en cours.
• Par conséquent, les supports de pilotage sont mis à jour et disponible au minimum toutes les 6 semaines si possible en temps réel.

Conditions de réussite pour implémenter la démarche OKR

Implémenter la méthodologie OKR requiert des conditions propices à son efficacité.

• La confiance et la liberté sont primordiales car les OKR ne sont pas des ordres mais des priorités à atteindre. Le manque de confiance est toujours source de contre-productivité.
• L’autonomie et l’innovation encouragent la recherche de solutions originales pour atteindre les objectifs.
• La collaboration et la communication transparente sont également des piliers fondamentaux pour se répartir intelligemment le travail et préserver la confiance, l’autonomie des équipe, la responsabilisation de chacun.

Concrètement, s’appuyer sur du management visuel pour animer une stratégie OKR est sûrement la meilleure idée que vous aurez. En rendant l’information accessible 24/7 dans un outil visuel, vous managez par la transparence et vous maintenez un esprit de confiance et une dynamique de collaboration durable.

Risques de la méthode OKR

Bien que puissante, la méthode OKR n’est pas sans risques.

• Fixer trop d’objectifs peut disperser les efforts et diluer les priorités.
• Transformer cette méthodologie en un outil de contrôle strict peut être contre-productif car les OKR doivent servir de guides, pas de menottes, pour favoriser l’agilité et l’adaptabilité de l’entreprise.
• Se fixer des objectifs à trop long terme peut conduire à s’enliser dans des projets qui ne fonctionnent pas.
• Evaluer une fois ou deux par an est insuffisant. Faire un point toutes les 6 semaines fait gagner en agilité et en efficacité.

En somme, la méthode OKR offre un cadre solide pour atteindre des objectifs ambitieux tout en favorisant la transparence, la responsabilisation et l’innovation. Cependant, sa mise en place efficace nécessite une compréhension approfondie, un leadership éclairé et une culture organisationnelle propice à l’adaptabilité et à la croissance continue.