Multimodalités de travail (1/4) : Les Nouveaux Espaces De Travail

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Introduction

Etant spécialisé dans le management visuel, l’équipe Signos a pu très vite constater que les méthodes et outils visuels apportaient de nombreux bénéfices dans le management d’autant plus que le management en question devait intégrer par choix ou contrainte de nouvelles modalités de travail.

Le monde du travail se trouve questionné sur 4 grands axes

• les lieux ou espaces de travail
• les outils de travail
• les méthodes de travail
• la culture managériale

L’équipe Signos a décidé d’y voir plus clair, pour elle-même dans un premier temps, pour ensuite mieux aider nos clients à relever ces défis de transformation des modes de travail et de management.

Nous vous proposons une série de 4 articles qui peuvent se lire indépendamment mais se complètent pour vous offrir une vision globale sur le sujet.

Notre équipe est inscrite, depuis la création de Signos, dans une démarche heuristique permanente. Nous apprenons en faisant, marchant, avançant. Conscients que nous n’aurons pas une vision exhaustive sur le sujet – et ce n’est pas l’objectif – vous pouvez penser qu’il y a « des trous importants dans la raquette ». Nous serons heureux d’intégrer vos idées.

En guise d’introduction, ci-dessous une infographie publiée par cadremploi.fr : Nouveaux modes de travail : quelle réalité en France ?

Commençons donc par un peu de vocabulaire pour s’y retrouver pour laisser la place aux résultats de quelques études sur les différents avantages et inconvénients de chaque mode. Et nous tenterons une première mise en perspective des nouveaux lieux de travail à travers le management visuel en conclusion.

Locaux d’entreprise

• Bureau fermé : espace de travail pour une à quelques personnes séparé par des cloisons. Les personnes circulent entre les bureaux par des couloirs. 
• Open-space : espace de travail ouvert où les bureaux ne sont pas séparés par des cloisons. Les personnes se voient, s’entendent, circulent dans des allées entre les bureaux.
  Ce type de bureau s’est développé en France dans les années 80 car les entreprises y ont vu des bénéfices économiques d’une part (gain de place, réduction coûts) et managériaux (communication, suivi de l’activité, surveillance mutuelle). Très vite, les critiques ont porté sur le bruit, la surveillance mutuelle, le manque d’intimité, les difficultés de concentration … Les avis sont très partagés et la notion d’avoir « son territoire » est importante pour certains profils de personnalités. 
• Flex Office : le collaborateur n’a pas de bureau attitré mais partagé. Il choisit l’espace qui convient le mieux à la tâche qu’il doit mener ou selon son envie tout simplement : salle de créativité, salons de travail confortables, salles de réunions connectés, phone boxes …
  Le Flex Office est choisi par les entreprises pour réduire les coûts grâce à la réduction du nombre et de la surface moyenne des postes de travail. 2ème raison plus managériale : la productivité des collaborateurs. La démarche Flex Office mise sur le fait qu’offrir des espaces mieux adaptés à la tâche fera gagner en efficacité. Mais là encore, certains ont besoin d’avoir un territoire qui leur soit propre : avoir leur propre espace vital, pourvoir le décorer, le personnaliser. Résultat, certains collaborateurs viennent plus tôt pour être sûrs de retrouver leur zone de travail favorite. Certaines entreprises ont misé sur un taux de remplissage trop faible engendrant des concurrences et surcharges dans l’occupation des espaces. 
• Lieux informels : il s’agit des lieux de passage (couloir, hall …) et des lieux conviviaux (machine à café, espace café, espace détente, salle à manger …) parfois utilisés pour faire passer de l’information visuelle sous forme d’affichage, parfois lieux de prise de décision importante entre 2 portes . Il ne s’agit à proprement parler d’espace de travail.
  Toutefois, la conception de ces lieux évolue. Les derniers projets de réaménagement des bureaux des grandes entreprises intègrent désormais ces « lieux de vie » comme des lieux informels pouvant contribuer à l’efficacité et au bien-être au travail. On peut y voir désormais des collaborateurs organiser des entretiens ou mini-réunions informelles mais aussi formelles.

Tiers-lieux privés

L’équipe Signos souhaite faire la distinction entre travail à distance et télétravail.

Travail à distance

Il s’agit de faire travailler à distance des collaborateurs ou des partenaires qui peuvent travailler dans les locaux officiels de leur entreprise. Ils ne sont pas nécessairement dans un tiers-lieu. Il utilise les technologies de l’information et de la communication pour palier la distance tout comme le télétravailleur. 

Télétravail

Un télétravailleur effectue un travail en dehors des locaux de l’entreprise qu’il pourrait effectuer dans les locaux de l’entreprise. Il peut s’effectuer au domicile du salarié ou dans un tiers-lieu : centre d’affaire, télécentre, espace de co-working.

• Travail à domicile : c’est la forme de télétravail à laquelle on pense immédiatement. Les avantages sont divers. Pour l’entreprise, réduction des coûts. Pour le salarié, réduction du temps transports, conciliation vie perso / vie pro. Toutefois, les risques d’isolement ou de séparation vie perso / pro existent.
• Télécentre : les télécentres peuvent être définis comme des espaces dédiés à l’accueil de tout type de télétravailleur dans des conditions professionnelles, situés au plus proche des habitations dans les banlieues et les couronnes périurbaines des grandes agglomérations. Ils accueillent aussi bien les travailleurs indépendants que les salariés d’entreprises de toutes tailles.
• Centre d’affaires : bureaux fermés mais regroupés dans des centres d’affaires qui proposent des services mutualisés. Au-delà de leur vocation première à proposer de la location ponctuelle ou permanente de bureaux et plutôt situés dans les grands centres urbains proches des connexions de transport, ils sont devenus aussi des lieux de télétravail pour les travailleurs nomades.
• Co-working : bureaux open-space et Flex office partagés entre travailleurs nomades. Au-delà de leur vocation première à rassembler des indépendants, ils sont eux aussi devenus des lieux de télétravail pour des travailleurs nomades à la recherche d’une ambiance plus « open’ ».

Tiers-Lieux publics

Tous les lieux publics peuvent devenir un lieu de travail à distance. Et certains cafés, restaurants et hôtels l’ont bien compris en offrant des possibilités de coworking sur les heures creuses de la journée. Mais certains de ces tiers-lieux publics sont devenus un concept même comme le café-coworking.

• Café-coworking : lieux hybrides qui fonctionnent comme un véritable café, mais où l’on paie non pas à la consommation mais au temps passé. Certains d’entre vous en connaissent sans doute quelques-uns. Une chaîne s’est même développée autour de ce concept : l’Anticafé. 
• Transports en commun. Prenant le train régulièrement, notre équipe est devenue sensible aux services business de la SNCF : salons pros, nouveaux wagons 1ère classe avec des tablettes et prises de courant réellement bien pensées pour travailler confortablement. Le train et l’avion, les gares et les aéroports sont désormais des tiers-lieux normaux de travail !
  En 2016, la SNCF a lancé un projet baptisé « Work and station » avec des espaces de micro-working dans des gares de banlieues notamment et accessibles à tous. 

Voici quelques liens vers des articles d’analyse ou exprimant des résultats d’enquête sur ces nouveaux lieux ou espaces.

Zoom sur l’Open Space

Lien vers un article sur start.echos.fr : C’est prouvé, en open space les salariés se parlent moins.
En voici un extrait qui reprend des conclusions étonnantes !

L’open-space favorise les discussions électroniques par mail et messagerie instantanée, au détriment des conversations en face à face.

L’étude compare ensuite ce niveau d’interactions lorsque chacun dispose de bureaux individuels, puis lorsque l’espace est mutualisé en open space. Avec les résultats suivants : le niveau de discussions en face-à-face chute de 73%, le nombre d’e-mails envoyés augmente de 67% et celui de messages instantanés de 75% après le passage à l’open space. De quoi amener de l’eau au moulin des opposants au bureau collectif.

En complément, lien vers un article sur hbrfrance.fr : Pour plus de performance, commençons par adapter notre espace de travail à notre mode de fonctionnement. 

Zoom sur le Flex Office

La réussite de ces nouveaux lieux passe par une implication du management.
Voici un lien vers un article d’Olivier Discazeaux paru sur l’Atelier Bnpparibas : UN ESPRIT NOUVEAU SOUFFLE SUR L’ESPACE DE TRAVAIL dont voici un extrait, conclusion de l’article.

L’autonomie des salariés et l’évolution du mode de management sont au cœur du projet. « Il s’agit de donner davantage de liberté aux salariés dans l’atteinte des objectifs qu’on leur a fixé » souligne Frédérique Miriel, directrice du conseil en environnement de travail au sein de Colliers International, une société de conseil en immobilier. Fini le management en présentiel « à la française ». Le salarié peut travailler depuis son domicile ou dans n’importe quel espace de travail en fonction de ses obligations. Cette autonomie doit contribuer à son bien-être et à son efficacité.

Reste que la formule n’est pas toujours un succès. Elle n’est pas adaptée à tous les métiers de l’entreprise. L’environnement de travail à la carte convient surtout aux équipes travaillant en mode projet. Par ailleurs, le changement peut être difficile à vivre pour les salariés si ces derniers n’ont pas été associés en amont au projet.  » En France, trop de projets sont pilotés par les directions de l’immobilier qui ont des objectifs financiers et de rationalisation » regrette Blandine Bréchignac . « Les directions des ressources humaines ne sont pas assez impliquées ou ne s’y intéressent pas ». Car le projet de Flex office doit être un sujet de management avant d’être un projet immobilier.

En complément, lien vers un article sur hbrfrance.fr. Flex office : réelle innovation ou inquiétant retour en arrière ? par Delphine Minchella.

Conclusion

Les lieux de travail sont traversés par 3 questions :

• Economique : gain de place, réduction des coûts.
• Recherche d’efficacité : offrir des espaces adaptés à la tâche.
• Recherche de bien-être : réduction temps transport, conciliation vie pro/perso.

Toutefois, pour nous, il manque un questionnement, celui de la réflexion managériale. L’article en lien sur le Flex Office le dit à sa manière : « un projet de Flex office doit être un sujet de management avant d’être un projet immobilier. »

Poussons plus loin la réflexion, le management doit identifier les méthodes et les outils adaptés aux nouvelles formes de travail. Et surtout, il doit réfléchir sur la philosophie managériale qu’il veut défendre. Comme nous le disions en introduction, notre expérience en Management Visuel nous permet de proposer des pistes concrètes pour tirer le maximum de bénéfices de ces nouvelles modalités de travail. Puisque l’ADN du management visuel est de contribuer à l’automatisation et la responsabilisation des collaborateurs – processus obligatoire dans un contexte de travail à distance où nous ne manageons plus en présentiel – l’équipe SIGNOS pose systématiquement les questions suivantes :

• Comment le management visuel transforme vos lieux de travail ?
• Quelles sont les choix à faire en termes d’aménagement et/ou d’équipement ?

Peut-être ne pouvez-pas intervenir sur l’espace lui-même, au minimum vous pouvez intervenir sur les outils TIC. L’article à suivre vous apportera des solutions. Autant Signos peut vous conseiller sur les outils et les méthodes, autant nous ne pouvons pas vous conseiller sur les espaces en eux-mêmes. Par contre, nous pouvons être associés à votre réflexion, en amont, avec les architectes et aménageurs car trop souvent, la question des méthodes de travail est mal posée ou incomplète.

Quelles sont les méthodes d’efficacité cognitives et collaboratives à maîtriser demain et quelles conséquences sur les espaces de travail ?

• Comment aménager et équiper une salle de créativité ? Par exemple, on a vu des salles créativité avec des murs magnifiques mais impossible d’intégrer des collaborateurs à distance dans l’expérience de la salle de créativité elle-même.
• Comment aménager et équiper une salle de visualisation de projet ? A l’heure des projets transversaux et du télétravail, comment offrir des tableaux de bord dynamiques, évolutifs en temps réel avec une information accessible 24/7 par tous et de partout ? On a vu des murs ou des salles de management visuel mural magnifiques mais obligé de prendre en photos les supports pour avoir l’information disponible une fois retourné sur son poste de travail.
• Comment aménager et équiper une salle de réunion dans une entreprise travaillent en Flex Office ? Par exemple, on voit des personnes écrire sur les murs, ne rien effacer pour ne pas tout perdre mais l’heure suivante, la salle est occupée par un autre groupe qui a besoin du mur. Du coup, on prend en photo avec reflet sur la vitre et il faut tout recopier. Pourtant les solutions existent pour ne rien perdre et surtout n’avoir rien à recopier. Cela peut passer par des méthodes de prises de notes collaboratives, un équipement en TBI ou écran interactif, des espaces numériques de travail collaboratif à distance. 

Revoir tous les épisodes sur les Multimodalités de Travail :

• Multimodalités De Travail (1/4) : Les Nouveaux Espaces De Travail
• Multimodalités De Travail (2/4) : Les Nouveaux Outils Collaboratifs
• Multimodalités De Travail (3/4) : Les Nouvelles Méthodes Collaboratives
• Multimodalités De Travail (4/4) : Nouvelles cultures managériales