La méthode KANBAN et le Management Visuel

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La méthode KANBAN est une des fameuses méthodes de Management Visuel utilisée en Lean Management et Management Agile. 
Les tâches sont représentées visuellement sur un tableau KANBAN. Ainsi, les membres de l’équipe peuvent voir l’état de chaque tâche à tout moment.
Au-delà du simple suivi de tâches, la méthode est utilisée dans une démarche qualité, dans une logique d’amélioration continue au niveau d’un poste ou d’une chaîne de production et de plus en plus au niveau d’un projet voire d’une équipe.

Mais en avez-vous bien compris le principe mais aussi la limite et surtout comment l’adapter simplement dans son activité quotidienne ? KANBAN n’est pas juste un tableau avec des post-its ! C’est une méthode voire plus, un système d’organisation.

Kanban : 2 principes

• Visualiser le Workflow (le processus de traitement) d’une tâche
• Animer en toute transparence et en temps réel le processus de traitement

Kanban : 1 outil

• Représentation en colonnes avec des « cartes » ou « étiquettes » ou « post-it »
• KANBAN est un terme japonais qui peut-être traduit par étiquette ou carte ou fiche

Kanban : 1 méthode

Pour élaborer :

• Le tableau
• Les règles pour faire « voyager » les cartes d’une colonne à une autre

Kanban : une multitude d’applications

• Gestion de ses activités, de son temps et des priorités (🔎​ Aller plus loin : Gagner du temps avec le Mind Mapping)
• Management, pilotage, gestion, suivi de projet
• Pilotage et suivi du développement de produits et services
• Gestion et automatisation des flux de travail, de stocks
• Plan d’action et planification d’événements, de projet, de feuille de route
• Organisation, stockage, partage de fichiers
• Management, pilotage et suivi stratégique d’une entreprise
• Démarche qualité et d’amélioration continue

Kanban : une multitude de secteurs et métiers

• Secteurs : industriel et tertiaire
• Métiers : informatique, marketing, commercial, juridique, finance, RH, formation, qualité, production, logistique …

Un peu d’histoire, Toyota Procution System

Pourquoi la méthodologie KANBAN est-elle connue ? Par son histoire et ses applications avec succès en milieu industriel. C’est au sein de l’entreprise Toyota, dans les années 1950, que la méthode a été déployée par l’ingénieur japonais Taiichi Ōno. Le Management Visuel est un des piliers de la réussite du modèle Toyota. Et les chercheurs qui ont donné naissance au Lean Management en étudiant le modèle Toyota ont bien mis en avant l’intérêt du Management Visuel dont la méthode Kanban qui en est un des nombreux outils visuels.

A l’origine, la méthode KANBAN est une méthode de gestion des stocks et de production en flux tirés pour limiter l’en-cours de stock et réduire gaspillage en cas de défaut détecté en aval de la chaîne de fabrication.

La méthode KANBAN au service de l’agilité

Le KANBAN été récupéré et adapté par le Management Agile pour piloter le développement de projets informatiques. Dans la gestion de projet agile, les rôles, responsabilités et titres sont très différents de la gestion de projet classique. Voici un petit glossaire de l’agilité : Scrum Master, Product Owner, Client, Dev Tem, User story, Product backlog, Sprint, Scrum, Recette, Rétrospective.

Le déroulement d’un projet agile est également différent d’un projet agile. Au lieu d’une organisation séquentielle , dit « en cascade », sous forme d’étapes successives, les méthodes agiles décomposent en sous-projets et reposent sur un cycle de développement itératif, incrémental et adaptatif.

Le KANBAN est avant tout une méthode avec des règles d’animation. Sans processus de communication et de collaboration clairs, les outils visuels ne livrent pas tous leurs multiples bénéfices. Et ce fut souvent le cas en France où certaines personnes ont utilisé des outils visuels en oubliant ou sous-estimant l’importance des règles managériales.

Le KANBAN, les avantages de l’outil numérique collaboratif

Aujourd’hui, la méthode KANBANest principalement connue comme une représentation en tableau de gestion de l’avancement des tâches. Chaque colonne représente une étape dans l’avancement des tâches.

Avec l’arrivée des logiciels comme Trello, les « Visualisation Room » sont devenues virtuelles pour faciliter le travail à distance.

La méthode KANBAN peut être utilisée pour installer de nouvelles manières de collaborer en misant sur la responsabilisation humaine au travail et contribuer ainsi à opérer une transformation managériale et digitale qui conduit à devenir une équipe ou une organisation plus agile !
Vous faites du KANBAN collaboratif ? Vous vous posez des questions sur son efficacité ? Votre tableau KANBAN a du mal à vivre au niveau de l’équipe ? Chacun fait comme il veut ?

Voici quelques règles utiles à poser pour gagner en efficacité :

• Règles de déplacement : dire quand et pourquoi une carte est déplacée d’une colonne à une autre. Dire quel est le temps moyen ou l’échéance pour réaliser une tâche;
• Règles d’animation : dire quand et comment on suit, mesure et rapporte les infos et changements. Un outil visuel ne remplace pas une réunion. Au contraire, il optimise la conduite de la réunion pour en réduire la durée et « élever » la nature des échanges.
• Règles de charges : chaque état du tableau peut contenir un nombre maximum prédéfini de tâches simultanées (défini selon les capacités de l’équipe). C’est ce qu’on appelle le WIP (Work In Progress).

Les pseudo-KANBAN

Désormais, faire un KANBAN est devenu une expression pour dire qu’on va faire travailler en mode KANBAN c’est-à-dire avec des colonnes.
Avec les logiciels dédiés originellement à la méthode KANBAN comme Trello ou plus récemment Planner chez Microsoft, vous pouvez désormais les détourner pour en faire l’outil visuel dont vous avez besoin. L’exemple ci-dessous montre un usage personnalisé de Trello.

Les colonnes ne servent plus seulement à matérialiser une étape d’avancement. Elles peuvent servir à catégoriser des informations en dehors de toute idée de progression de la gauche vers la droite.
Oubliée la notion de Sprint, chaque carte kanban comprend des sous-informations : sous-tâches, début et fin de tâches, allocation de ressources, hyperliens …

Ce qui ne change pas : avoir des règles de management claires pour animer ses tableaux !

Choisir son logiciel de KANBAN

Comment équiper numériquement les équipes ? Un outil de Kanban pur, un outil hybride mélangeant du Trello avec du Mind Mapping ou du GANTT ou du Calendrier … ?
Pour nous, les collaborateur les mieux équipés disposeront dans l’avenir d’un outil hybride multi affichage dynamique pour regarder leur projet selon l’angle de vue le plus approprié !

Même si la pratique manuelle persiste, la pratique au logiciel se développe de plus en plus. Le logiciel le plus connu est Trello. Mais la concurrence est vive dans ce secteur. Microsoft a sorti Planner. Des éditeurs de Digital Workplace comme Monday, Smartsheet, Zohoproject, ClickUp proposent des vues Kanban, des éditeurs de Mind Mapping comme MindManager ou MindMeister également et même les éditeurs de Tableaux blancs interactifs ou espaces visuels collaboratifs comme Miro ou Klaxoon.

Avec l’arrivée du télétravail, le management à distance et désormais hybride demande de plus en plus de s’équiper de logiciel de collaboration hybride, en présentiel comme en distanciel. Les logiciels de KANBAN sont considérés comme les plus facile à prendre en main. Effectivement, travailler en mode colonne est un mode d’organisation connu.

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