Animer des réunions productives avec un logiciel de Mind Mapping

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Les réunions sont un élément essentiel de la vie professionnelle, mais il est souvent difficile de les rendre productives et engageantes pour tous les participants.

C’est là qu’intervient l’utilisation de logiciels de Mind Mapping pour animer des réunions de manière plus efficace mais aussi plus participative, les 2 vont de pairs, surtout à l’heure d’un management que l’ensemble des organisations souhaitent plus collaboratif !

Comprendre le Mind Mapping

Si vous n’avez que quelques minutes pour lire cet article, voici un petit rappel de la technique du Mind Mapping et de ses principaux bénéfices.
Le Mind Mapping est une technique visuelle qui permet de représenter des idées, des informations, des tâches de manière structurée en utilisant des arborescences.
Au lieu d’écrire des paragraphes de texte, les informations sont organisées sous forme de branches et sous branches, à l’aide de met d’images.
Cette méthode favorise la créativité, la clarté et la compréhension.

Si vous avez plus de temps, consultez cette page dédiée aux fondamentaux du Mind Mapping

Les 3 grands avantages du Mind Mapping pour les Réunions

• Visualisation des Idées

L’un des principaux avantages du Mind Mapping est la visualisation des idées. Lors d’une réunion, cela permet aux participants de voir instantanément les informations-clés et leur relation, ce qui facilite la compréhension globale du sujet discuté.

• Organisation Structurée

Le Mind Mapping permet une organisation structurée et hiérarchique des informations. Chaque branche peut représenter un point de discussion, et les sous-branches peuvent détailler les éléments spécifiques. Cela garantit que la réunion reste organisée et que rien n’est oublié.

• Engagement des Participants

En impliquant activement les participants dans la création du Mind Map pendant la réunion, vous favorisez leur engagement. Chacun peut contribuer en temps réel pour ajouter des informations, faire clarifier celles qui ne sont pas claires, enrichir certaines branches pour avoir plus de détail si besoin. En permettant une co-structuration et co-validation de l’information en temps réel, vous créez une véritable atmosphère collaborative mais aussi efficace car vous réduisez les risques d’interprétation des idées entre 2 réunions.

Exemple des 3 étapes d’idéation lors d’une réunion :

Quel logiciel choisir pour animer des réunions ?

Très souvent, quand on parle de réunion, on pense à la collaboration et lorsqu’on arrive au choix de son logiciel, certains réclament un logiciel qui permet la co-édition.

Clarifions tout de suite ce point : la co-édition est primordiale pour collaborer 24/7 mais animer une réunion, mieux vaut focaliser les participants sur une carte qui est vidéoprojetée ou partagée en visio pour s’assurer que tout le monde regarde au même endroit au même moment.

Bien avant l’arrivée des options de co-édition, nous animions nos réunions visuelles avec un logiciel de Mind Mapping depuis … la fin des années 90 … si si !

Pour bien choisir son logiciel de Mind Mapping, tout va dépendre des objectifs de votre réunion : brainstorming, organiser une réflexion commune sur un sujet, aider à l’analyse et la prise de décision, présenter un sujet, piloter un projet …
Si vous restez dans du Mind Mapping d’idée sans pilote, n’importe quel outil fera l’affaire mais nous vous conseillons d’en prendre un ergonomique pour prendre des notes facilement en réunion. En gratuit, XMind est très bien. Vous pouvez aussi utiliser Mindomo, logiciel online, gratuit jusqu’à 3 cartes.

Plus vous allez vers du pilotage d’activité, plus vous aurez besoin d’un logiciel de Mind Mapping professionnel avec toutes les options de planification et filtres pour retrouver l’information rapidement dans la foule de données d’un projet. MindManager est sans conteste le logiciel le plus complet.
Si vous souhaitez faire votre compte-rendu de réunion en live et les partager avec tous les participants, même avec ceux n’ayant pas de logiciel de Mind Mapping, vous opterez pour des logiciels qui permettent une lecture de la carte dans un navigateur interne sans n’avoir rien à installer : pensez encore à MindManager et son exportation / publication HTML.

Et si les participants ont le même logiciel que vous, alors pas de souci, ils pourront même utiliser la carte comme suivi de réunion. Attention à mettre en place des règles, non plus d’animation de réunion, mais de collaboration pour savoir qui peut modifier quoi et quand !

Comment vous pouvez animer une réunion avec un logiciel de Mind Mapping ?

• Préparez le Mind Map en Avance

Avant la réunion, créez une structure de Mind Map de base avec les sujets principaux à discuter. Vous pouvez même préparer votre ordre du jour en Mind Mapping et même l’envoyer dans ce format. Cet ordre du jour vous servira alors de support de démarrage et d’animation de la réunion.

• Animez la Réunion

Pendant la réunion, projetez le Mind Map sur un écran ou partagez-le en ligne pour que tous les participants puissent le voir. Commencez par discuter des sujets principaux et ajoutez des branches et des sous-branches au fur et à mesure que la discussion avance. Selon les options dont vous disposez, utilisez des icônes pour rendre visuelle des informations plutôt que de tout noter en texte, créer des hyperliens vers des documents externes ou ajouter des pièces-jointes.

• Encouragez la Participation

Incitez les participants à contribuer en ajoutant leurs idées et leurs commentaires directement dans la carte. Rien de plus motivant que de voir ses idées prises en compte et d’en avoir la preuve visuelle !

• Responsabilisez les participants

Responsabilisez-les en spécifiant bien que ce n’est plus celui prend des notes qui valide ce qui est noté mais que tous les participants sont bien responsable de ce qui se dit et se valide ! En mettant en place cette règle, vous allez pour voir élaborer vos comptes-rendus en temps réel !

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Conclusion

L’utilisation de logiciels de Mind Mapping pour animer des réunions peut transformer la façon dont votre équipe collabore, communique, brainstorme, prend des décisions …
La visualisation des idées, l’organisation structurée et l’engagement des participants en font un outil puissant pour améliorer la productivité des réunions.
Alors, choisissez le bon logiciel, préparez votre Mind Map et commencez à animer des réunions plus efficaces et participatives dès aujourd’hui !