Prendre une décision en équipe avec le Mind Mapping

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Pour décider, il est impératif de clarifier ses processus et ses outils d’aide à la décision collective. Installer ces processus et outils la première fois prend du temps mais vous en fera gagner énormément pour toutes les décisions collectives.

Prendre une décision en équipe est synonyme de cohésion, de consensus et de réussite. C’est pour cette raison que nous allons voir aujourd’hui comment rendre cette prise de décision simple et effective à travers 2 aspects essentiels :

• Comment préparer la prise de décision ?
•  Analyser et décider avec le Mind Mapping

Comment préparer la prise de décision ?

Prendre une décision relève tout d’abord de la compréhension du fonctionnement de votre organisation ainsi que des personnes qui la composent pour effectuer cette activité dans un cadre favorable.

Voici donc 3 points qui seront indispensables à clarifier :

• Référentiel de décision,
• Modalités de décision,
• Indicateurs visuels d’aide à la décision.

Référentiel de décision

Pour décider, nous faisons nécessairement référence à quelque chose qui oriente notre choix : croyances, expériences mais aussi des critères parfois beaucoup plus « calculés » comme le chiffre d’affaire, la rentabilité, le temps que ça va prendre …

Quand on fait référence à quelque chose, on utilise donc un référentiel. Plusieurs situations se présentent à nous quotidiennement.

Il est important d’établir un référentiel commun pour pouvoir avancer dans votre prise de décision en équipe. Sinon il est fort probable que les référentiels personnels prennent le dessus et viennent freiner la co-élaboration.

Qu’est-ce qu’un référentiel commun ? Un référentiel où :

– le vocabulaire utilisé aura le même sens pour tous,
– les chiffres auront les mêmes valeurs,
– une échéance aura une durée déterminée.

Régime de décision

Régime de décision ? Mais si, vous connaissez ! Rappelez-vous de vos cours d’histoire ! Régime autocratique, démocratique, monarchique …

En management, on ne parle pas de régime mais on retrouve un vocabulaire similaire : autoritaire, participatif …

Selon les situations et/ou selon les types de décisions à prendre, plusieurs régimes ou plus couramment modalités peuvent être utilisés. Les outils visuels ne seront utiles que pour certains régimes que vous allez deviner aisément seuls.

Connaitre le régime dans lequel va se dérouler la prise de décision est primordial pour sa réussite.
Le « régime autocratique » ne s’embarrasse pas de la prise décision collective. On commence à parler de décision collective dans le « régime oligarchique » mais surtout pour les « régimes consultatif et démocratique » qui permettent d’établir un milieu propice à la prise de décision collective, participative.

Pour que la prise de décision fonctionne, nous devons établir des règles pour vérifier l’adhésion des personnes aux décisions.

Pour cela rien de plus simple que d’installer un système de « démocratie interne » :

• Majorité relative  : idée qui obtient le nombre de voix le plus élevé est adoptée.
• Majorité absolue : idée retenue si elle recueille 50,1% .
• Majorité au 2/3 : idée retenue si elle recueille les 2/3 des votes plus une voix.
• Décision holistique : chaque personne adhère à 80% minimum à l’idée (on retient en général 80% comme seuil mais vous pouvez monter ou descendre le seuil). Si vous montez le seuil, vous êtes dans une décision à l’unanimité mais souvent difficile à obtenir dans un groupe de plus de 4 personnes.

80% = je soutiens l’idée, certaines choses me gênent encore mais je ne ferais rien pour mettre des « bâtons dans les roues » à la réalisation de l’idée.

Vous pouvez choisir un de ces systèmes ou les adapter, voire créer vos propres modalités.

Exemple : groupe de 7 personnes en réunion.

Vous venez de finir un brainstorming d’idées et les idées ont été structurées / catégorisées.

Il faut identifier les idées à retenir pour les projeter dans le monde de l’action. A partir de quand décide-t-on qu’une idée est retenue ? Ou dit autrement à partir de quand souhaite-t-on qu’une idée soit suffisamment soutenue pour une mise en production sans risque de remise en cause ?

Voici un grand classique souvent retenu par les groupes :

• 5 / 7 voix = OK (couleur verte)
• 3 / 4 voix = en attente, revoir plus tard, en réserve (couleur orange)
• 0 / 2 voix = idée pas retenue (couleur rouge)

Ce type de régime de décision va consolider les idées sur lesquelles le collectif souhaite vraiment agir. Le consensus se fera de manière naturelle et simple.

Choisir ses indicateurs visuels d’analyse et de décision

C’est maintenant qu’interviennent les outils visuels. Ceux-ci auront pour but de visualiser en temps réel l’état des décisions et donner un panorama global à l’équipe sur l’impact qu’auront leurs décisions sur l’ensemble du projet.

Il est important de fournir cette visibilité car c’est elle qui va consolider un contrat moral entre les personnes ayant effectué cette prise de décision.

Reste à choisir ses indicateurs visuels pour visualiser les décisions

Marqueurs / Icônes progressifs

Utiliser les couleurs

Analyser et décider visuellement

Le Mind Mapping est un outil d’aide à la décision intuitif et logique. Si on accepte les travaux scientifiques qui annoncent que nos décisions sont plus influencées par nos critères inconscients que conscients, mieux vaut alors outiller au mieux les parties de notre cerveau connectées à notre inconscient, celles qui vont décider intuitivement en s’appuyant sur l’espace, les formes et les couleurs.

Bien-entendu, il faut continuer à outiller notre cerveau conscient, logique et analytique, ce que le Mind Mapping fait également très bien grâce à la hiérarchisation de l’information et l’utilisation du langage.

Les indicateurs visuels et spatiaux donnent une vue globale et immédiate des informations à l’image d’un tableau de bord d’automobile ou d’un GPS : marqueurs ou balises textes, icônes et couleurs.

Ils peuvent donner une information qualitative (valeur des idées) ou quantitative (poids des idées).

Choisir/Décider = pondérer + évaluer + prioriser

Choisir semble la chose la plus compliquée et la plus difficile si on regarde les problématiques évoquées par les professionnels depuis que nous sommes entrés dans l’ère de la complexité et de l’infobésité.

C’est souvent considéré comme compliqué car les managers disposent de peu de connaissances sur les processus cognitifs de décision.

Mais finalement, le choix émerge « naturellement » une fois respecté ces 3 étapes.

• Pondération : l’information nous influence
• Evaluation : nous influençons/interprétons l’information
• Priorisation : nous combinons pondération et évaluation pour prioriser

Pondérer = Poids des idées

Nous sommes sensibles surtout à la dimension quantitative de l’information.

Évaluer = Valeur des idées

Nous sommes sensibles surtout à la dimension qualitative de l’information.

La hiérarchie met en scène des logiques de réflexion qui aide à analyser et faire des choix.

La disposition spatiale de l’information, selon sa place dans la hiérarchie soit au niveau des branches soit au sein d’un même niveau branche, peut donner une valeur plus ou moins explicite qui va influencer notre jugement.

Prioriser et choisir collectivement

Prioriser : donner plus d’importance à une information sur une autre.

Nous nous dotons d’échelles pour établir nos priorités.

Attention de ne pas choisir des échelles trop larges.

Une numérotation avec 10 niveaux de priorités n’aidera pas à y voir clair.

Par expérience, 3/4 niveaux sont suffisants et plus efficaces pour décider rapidement.
Voici des exemples d’échelles :

Conclusion

Si vous travaillez en équipe avec une Mind Map, la prise de décision va devenir une activité facile et même parfois ludique.

L’essentiel étant de respecter les étapes et surtout guider le groupe pour le canaliser afin de respecter l’ordre des étapes.

Un conseil ! Avant de prendre des décisions avec le Mind Mapping, commencez par faire vos brainstormings avec le Mind Mapping.

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