Animation de séminaire efficace

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Définition d’un séminaire

D’après le dictionnaire Larousse, il s’agit d’un « petit nombre de personnes réunies pour étudier un problème, une question sous la direction d’un animateur ».

Le rôle de l’animateur est d’être garant du bon déroulement du séminaire et faire en sorte, normalement, que tous les participants puissent avoir l’occasion de prendre la parole.

Ces derniers temps, le terme d’animateur est concurrencé par le terme de facilitateur, surtout quand il s’agit d’aider un groupe à travailler efficacement.

Du séminaire Team Building au séminaire Idea Building

Au sein de notre cabinet SIGNOS, nous distinguons 2 grandes catégories de séminaires d’entreprise.

• Team Building où prédominent la construction de l’équipe, l’intégration des nouveaux, le renforcement de la cohésion, l’esprit d’équipe, la motivation ou remotivation vers de nouveaux objectifs
• Idea Building où prédominent la production de nouvelles idées, l’élaboration d’une nouvelle stratégie, la mise en œuvre d’un plan d’action, la résolution de problème.

Le Team Building a bien évolué depuis les années 80 avec sa foule d’animations ou d’activités sportives, ludiques ou touristiques en journée (stage commando, saut à l’élastique, rafting …. visite du monument du coin … et plus récemment, atelier théâtre, stage cuisine avec un grand chef) et un événement en soirée (Bowling, Karaoké, spectacle de magicien ou mentaliste,…) Si la dimension compétition et/ou conviviale persiste toujours, les collaborateurs comme les managers attendent de plus en plus qu’on en sorte quelque chose de concret et utile à la fin du séminaire. Combien de belles paroles ne se sont jamais transformées en actions une fois revenu au bureau ? Pire, l’amnésie ! On n’en a rien conservé. Sur le coup, on s’est bien amusé mais on en conclut une perte de temps et d’argent !

Il est donc temps de revenir sur la notion de ROI du séminaire, ou moins de ROE (Retour sur Attentes) à défaut de pouvoir calculer un retour sur investissement. Aussi faut-il avoir clairement défini les objectifs de son séminaire et préparer le déroulement.

Un séminaire réussi agit autant efficacement sur la dimension « Team » que la dimension « Idea ».

N’oublions pas que c’est une vision commune et un projet commun qui rassemblent les dirigeants, managers et collaborateurs au sein d’une même organisation. Tout faire pour obtenir une bonne ambiance et une cohésion d’équipe est important mais insuffisant. Mettre du sens pour orienter la motivation humaine au travail est essentiel mais, là encore, insuffisant. Il faut mettre en place des plans d’action efficaces pour obtenir des résultats positifs qui donneront la satisfaction du travail bien fait.

Et c’est sur ce dernier point que beaucoup de séminaires pêchent ! Parfois par manque de vision, mais le plus souvent par manque d’idées et de techniques d’animation du manager. Pas facile non plus de tenir sa place de manager en même temps que celle d’animateur.

Il est grand temps de passer du Team Building à l’Idea Building. Le deuxième incluant le premier. Un Idea Building réussi sera source de Team Building avec une cohésion à long terme plus forte que d’avoir à crapahuter ensemble dans la boue en mode commando.

Animation ou Facilitation de séminaire

L’animation et la facilitation sont 2 postures mobilisées pour développer l’intelligence collective au service d’un développement harmonieux d’une équipe. Il y a moins l’idée d’un remplacement de l’une par l’autre mais plutôt d’une combinaison des 2 postures pour une communication fluide et constructive !

• L’animation se focalise sur les personnes. La posture d’animation est bien connue des managers et des formateurs. Elle est basée sur la dynamique de groupe, l’atteinte d’objectifs de production ou d’apprentissage. Elle s’appuie sur des approches de participation de tous et de régulation des comportements dans un cadre fixé.
  Une bonne animation nourrit les besoins sociaux d’être inclus dans un groupe, d’être reconnu, de pouvoir contribuer dans un climat de confiance, de communiquer sereinement. Une bonne animation permet la motivation, la découverte, l’apprentissage et le passage à l’acte.

• La facilitation se focalise sur les idées. La posture de facilitation est bien moins connue que celle de l’animation. Elle s’est formalisée bien plus récemment surtout pour mettre l’accent sur la dynamique de l’intelligence collective. Celle-ci est la capacité d’un groupe humain à optimiser ses interactions pour partager une vision commune, échanger des émotions, générer des idées, collaborer dans l’action. Une bonne facilitation permet raisonner de manière constructive en intégrant une variété de points de vue et de forme de pensée.

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5 clés pour bien préparer son séminaire

• Clarifier les objectifs avec la … Direction !
  Non, on ne prépare pas seulement le séminaire avec l’assistant-e ! Un séminaire efficace vise un objectif de production qui sert la stratégie de l’organisation ou de l’équipe. Les commanditaires (directeur ou manager) du séminaire sont donc présents.
  
• Choisir les activités et les méthodes d’animation et de facilitation.
  Comme nous l’avons vu plus haut, selon le type d’activité, vous serez plus en posture d’animateur ou de facilitateur. Toutefois, veillez à toujours impliquer au maximum la direction ou les managers dans les moments stratégiques du séminaire, notamment lors de son lancement ou de sa conclusion.
  
• Planifier le déroulement du séminaire
  Vous savez où vous allez et comment, reste à définir à quel rythme ou vitesse.
  Qui fait quoi, quand, combien de temps t avec quoi ! Listez vos besoins en matériel numérique et papier.
  
• Visiter le lieu du séminaire
  Si possible, visitez le lieu et prenez des photos.
  Sinon en virtuel. Demandez des photos et méfiez-vous des prises de vues trompeuses avec l’effet grand angle, l’heure de la prise de vue (arrghh le reflet du soleil sur l’écran). Si vous pouvez visitez, testez le matériel, vérifier les prises, n’oubliez pas les rallonges …
  
• Le mail d’invitation des participants
  Privilégiez la co-rédaction pour vous assurer un alignement parfait avec les collègues qui organisent le séminaire avec vous si l’organisez à plusieurs. Ce mail est validé avec la direction ou le management qui doit même s’emparer de la rédaction de l’objectif du séminaire. Un peu de design ne fait pas de mal ! Et du style aussi, faites de votre séminaire un événement.

Notre expérience montre qu’une seule réunion de 2h suffit rarement pour clarifier les objectifs et planifier toutes les animations, que le séminaire dure une ou deux journées.
Il existe plusieurs méthodes selon les animateurs. Nous préconisons d’organiser 2 réunions de préparation pour laisser le temps aux cerveaux de murir la réflexion sur les objectifs et les animations.
Pour l’animation de cette réunion, nous préconisons de prendre des notes en live avec un logiciel de Mind Mapping pour gagner en temps et en efficacité.

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5 clés pour bien animer et faciliter visuellement son séminaire

• Utiliser des méthodes et des outils visuels pour présenter vos informations-clés. C’est bien connu, une image vaut bien mille mots, un schéma vaut bien un long discours.
• Maitriser la technique de prise de notes collaboratives en live avec un logiciel de Mind Mapping et élaborer votre compte-rendu de séminaire en temps réel dans un format directement exploitable ou exportable dans un format exploitable dès le lendemain du séminaire.
• Maitriser des méthodes de focalisation cognitive. Euh c’est quoi ? En fait tout le monde en connait au moins une. Dans un brainstorming, quand on émet des idées, il est interdit de porter un jugement.
  Pour en savoir plus, voici 2 méthodes de focalisation cognitive : Méthode IDEAXION & Méthodes 6 chapeaux de BONO.

• Maitriser des matrices visuelles pour générer et organiser les actions.
  Voici un pack de matrice de brainstorming au format Mind Mapping : Méthode CQQCOQP & Méthode SCAMPER & Méthodes 6 chapeaux de BONO.

• Maitriser des matrices visuelles pour générer et organiser les actions.
  Voici un pack de matrice de créativité au format Mind Mapping : Ligne de Temps & Diagramme de GANTT & KANBAN.

Aller plus loin sur la Facilitation Visuelle et la Facilitation Graphique

En résumé :

• le facilitateur visuel aide le groupe à structurer sa réflexion (idées, analyses, décisions, planification…) dans un format utilisable dès la fin du séminaire sur le terrain.
• le facilitateur graphique aide le groupe à structurer sa réflexion (idées, analyses, décisions, planification …) dans un format plus graphique et dessiné.

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Du séminaire en présentiel au séminaire à distance

Quand je propose un séminaire à distance, les yeux en face de moi s’écarquillent !

• Ah bon ça se fait ?
• Non, c’est impossible !
• Non, ça ne marchera pas ?
• Un séminaire sans convivialité, ce n’est pas un séminaire !
• Nous ne sommes pas équipés pour !

N’oubliez pas, un séminaire, c’est encore pour beaucoup du Team Building.
Mais si vous considérez que c’est aussi, voire avant tout, de l’Idea Building, alors le séminaire distanciel peut être une bonne idée et moins chère !

Très souvent, on pense que la façon d’animer un séminaire distanciel diffère totalement d’un séminaire présentiel. Certes, l’espace-temps est totalement différent mais avec leurs nouvelles options, les solutions de visio change la donne : options d’affichage, de partage, de tableau blanc collaboratif qui embarque désormais une foule de matrices visuelles pour organiser les idées et les actions. Certains doivent penser aussi à Beekast ou à Klaxoon pour animer des sessions de créativité.

Vous pouvez même créer des jumeaux numériques pour créer des espaces virtuels de séminaire comme le propose Globwl, éditeur français, qui propose une solution qui mérite le détour. Le choix de solutions numériques innovantes s’enrichit chaque année.

Mais ce qui est le plus fou dans tout cela, c’est que ces solutions sont numériques sont nées avant le Covid pour enrichir le présentiel et booster l’animation de nos réunions et de séminaires !

Parfois, nos clients sont bien équipés mais ils ne savent pas utiliser leurs outils. Parfois, c’est un manque de compétences techniques (on ne connait pas les options du logiciel) mais parfois c’est un manque de compétences méthodologique (on ne connait pas de méthodes d’animation ou de facilitation).

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Conclusion : pas de séminaire d’entreprise efficace sans facilitation visuelle

Comme vous l’avez constaté, nous avons mis l’accent sur la maitrise des méthodes et outils visuels plus que sur les autres compétences classiques que vous retrouverez dans une foule d’article sur le sujet de l’animation d’un séminaire car selon nous, sans méthode et outil visuel, pas de résultat propre et utilisable dès la fin du séminaire. Il faut souvent attendre une bonne semaine avant d’avoir le compte-rendu du séminaire. Il est élaboré par une personne qui filtre inconsciemment les informations selon ce qu’il a compris en séminaire, voire modifie consciemment les informations pour les faire rentrer dans son cadre intellectuel ! Puis vient l’étape de la validation du compte-rendu à laquelle peu de participants du séminaire contribuent. De retour sur le terrain, ils sont rattrapés par le quotidien, les urgences, la routine et ne prennent pas le temps de tout lire. Comment voulez-vous alors que le compte-rendu serve de base commune constructive pour lancer un nouveau projet ou obtenir l’adhésion à une nouvelle stratégie.

Pour nous, un séminaire efficace s’appuie sur un compte-rendu en temps réel des échanges, co-structuré et co-validé en temps réel par tous les participants, dans un format que chacun peut exploiter sans attendre dès le lendemain du séminaire !