Le Management Visuel de Projet

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Le management visuel de projet se professionnalise. Si certains continuent à travailler avec Excel et Powerpoint pour piloter leur projet et manager les équipes, d’autres outils plus modernes vous feront gagner un temps précieux sans parler du gain en termes de confort, de sérénité, de bien-être … oui oui oui … quand tout vous parait plus clair.

Oubliez les outils du 20ème siècle et basculez enfin dans les outils du 21ème siècle avec des outils de management visuel dynamiques et collaboratifs.

Mais avant de parler outil, explorons les conditions culturelles et managériales pour permettre au management visuel de se développer au sein de votre organisation car oui, même si les outils peuvent paraitre simples à prendre en main, les modalités de collaboration et de communication sont réellement remises en question.

Les résistances ne viennent pas de la complexité des outils mais des comportements humains face au changement.
Avant d’aborder les solutions, voyons comment lever les freins à l’implantation du management visuel de projet et libérer votre écoute pour la suite de l’article.

LES CONDITIONS CULTURELLES ET MANAGERIALES

La culture d’entreprise

Dans quelle culture d’entreprise êtes-vous ? Vaste question à laquelle beaucoup d’entre nous ne sommes pas capables de répondre. Management directif … participatif ? Management agile ? Lean Management ? Management Holacratique ? Management 2.0 .. 3.0 … 4.0 ? Les référentiels sont nombreux, divers et parfois, il est même difficile de s’y référer.

Nous n’allons pas clarifier cette dimension dans cet article. Par contre, nous allons vous poser cette question : est-ce que la culture de votre entreprise sera un frein à l’adoption du management visuel de projet ? Un des enjeux du management est d’autonomiser et de responsabiliser les collaborateurs dans leur travail. Pour réussir cela, une culture de la confiance et de la transparence doit exister et si elle n’existe pas, l’entreprise souhaite évoluer vers cette tendance, évoluer REELEMENT dans les faits et pas seulement dans les discours ?

Et si ce n’est pas le cas, pas panique. Vous pourrez quand même faire du management visuel mais progressivement. L’implantation sera juste plus lente et questionnez-vous donc sur votre patience.

Les conditions managériales

Nous avons trop souvent croisé des personnes qui ont soif d’apprendre mais son empêcher de mettre en place ce qu’ils ont appris car leur manager ou la ligne hiérarchique ne leur en donne pas les moyens. Vos N+1 et plus n’ont envie de changer de méthodes et d’outils ou pas à votre rythme.

Ce sont parfois les collègues de votre équipe qui ne veulent pas adhérer à votre approche visuelle.

Rien de ne vous empêche de faire du management visuel de projet sur un plan individuel pour commencer avec un outil de Mind Mapping ou de Kanban par exemple.

Les conditions économiques

Cette question revient sans cesse ! Sans adhésion collective, vous risquez souvent d’attendre un peu de temps avant d’avoir accès à des outils de management visuel payants, plus performants que les solutions gratuites souvent bridées. Commencez avec les versions gratuites, c’est déjà bien. Montrez en les bénéfices par votre pratique individuelle.

Si vous êtes à l’aise pour parler ROI, vous pouvez aussi argumenter qu’abonnement mensuel coûte entre 5 et 15€/mois/user. Pour rappel, le coût horaire du SMIC avec charges patronales (hors avantages sociaux et consommation des fluides) est de 12€ au 1er janvier 2024. Et il y a des chances que vous gagniez un peu plus en tant que chargé de projet et responsable de projet.
Si on considère un gain de productivité moyen de 20% par mois (selon les retours d’expérience de nos utilisateurs depuis 20 ans),.

• Vous investissez donc 12€ soit 1 heure de votre salaire
• Vous gagnez 30 heures soit une économie de 364€ par collaborateur équipé et formé sans compter les gains cognitifs et qualitatifs
• Soit un ROI de 2900%

A bon entendeur ….

LES ENJEUX DU MANAGEMENT VISUEL DE PROJET

Pourquoi investir dans des méthodes visuelles pour manager des projets ?

Pour aligner l’ensemble des parties prenantes sur des objectifs communs !

La complexité des projets

Les projets modernes sont souvent caractérisés par une grande complexité, avec de nombreux intervenants, des délais serrés et des objectifs ambitieux. Dans ce contexte, les risques de désalignement vertical ou horizontal sont très forts. Il est donc essentiel de disposer d’une vision claire et précise du projet pour garantir sa réussite pour l’ensemble des parties prenantes, en interne comme externe.

La nécessité de la transparence

La transparence est un élément clé dans la gestion de projet. Les parties prenantes doivent avoir accès à une information précise et à jour sur l’avancement du projet. Le management visuel de projet permet de répondre à ce besoin en offrant une représentation visuelle du projet, facilitant ainsi la compréhension et la gestion des différentes parties prenantes.

La nécessité d’une approche collaborative

Les projets nécessitent une collaboration étroite entre les différentes parties prenantes (équipes de développement, les gestionnaires de projet, les clients, les fournisseurs …). Le management visuel de projet facilite cette collaboration en offrant une plateforme commune pour la communication et la coordination.

La gestion des risques

Les risques sont omniprésents dans les projets et peuvent avoir un impact significatif sur leur réussite. Le management visuel de projet permet d’identifier plus facilement et rapidement les risques. Le management visuel de projet vous fait gagner en proactivité et en réactivité pour résoudre les problèmes en offrant une visibilité sur les dépendances et les interactions entre les différentes tâches et les parties prenantes.

Une meilleure gestion des ressources et des coûts

Le management visuel de projet permet de gérer les ressources de manière plus efficace, en identifiant les goulots d’étranglement et les opportunités d’amélioration. Le management visuel de projet permet de gérer les délais de manière plus efficace, en identifiant les tâches critiques et les dépendances entre les différentes tâches. Cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources et de réduire les coûts.

LES METHODES DE MANAGEMENT VISUEL DE PROJET

Pas toujours facile de distinguer méthode et outil. Un des meilleurs exemples pour illustrer cette confusion est de parler du Kanban. Avant d’être un outil, Kanban est une méthode. Cela nous amène à voir des personnes faire du Kanban sans appliquer la méthode historique ou à créer leur propre méthodologie.

Les méthodes que nous nommons ne sont pas forcément exclusives l’une de l’autre. C’est juste que nous avons l’habitude de les nommer méthodes de management visuel.

Par exemple, vous pouvez travailler en mode projet avec un outil Kanban pour animer votre sprint !

• La méthode SCRUM
  La méthode Scrum est une approche Agile qui permet de gérer des projets complexes en les décomposant en petites étapes appelées « sprints ». Un sprint est un cycle de travail itératif et incrémental d’une durée fixe, généralement de 1 à 4 semaines. Ce n’est pas à proprement parlé d’une méthode visuelle mais elle intègre systématiquement ou outil visuel et généralement un kanban.

• La méthode KANBAN
  Historiquement, la méthode Kanban est une approche visuelle qui permet de gérer les flux de travail et les processus de production. Elle est basée sur la visualisation des tâches et des processus, ce qui permet de détecter les goulots d’étranglement et les opportunités d’amélioration. Aller plus loin : La méthode KANBAN et le Management Visuel

• La méthode Gantt
  La méthode Gantt est une approche classique qui permet de gérer les projets de manière séquentielle. Elle est basée sur la visualisation des tâches, des délais, interdépendances, du chemin critique ce qui permet de détecter les problèmes potentiels et d’améliorer la planification. Lien vers l’article Gantt

• Les Dashboard ou Tableaux de bords
  Les tableaux de bord ne sont pas une méthode précise mais plutôt une approche basée sur la visualisation d’indicateurs chiffrés pour faciliter l’analyse des problèmes potentiels et la mise en œuvre d’action corrective. Tout pilote de projet devrait avoir au minimum un tableau de bord avec des indicateurs de performance (KPI) ou de maitrise selon la nature de son activité.

• La méthode Mind Mapping
  Quoi le Mind Mapping n’est pas une méthode de management visuel de projet. Historiquement non mais aujourd’hui oui et plus que jamais. Trop souvent, nous réduisons le management de projet à sa partir gestion des tâches. Un projet commence toujours par des idées qu’il faut ensuite transformer en plan d’action structuré c’est -à-dire des tâches principales et des sous-tâches. En méthodologie de projet, cette structuration s’appelle la méthode WBS (Work break Down) et le Mind Mapping est idéal pour hiérarchiser les tâches !

• Le Management Agile et le Lean Management
  Et le Management Agile, le Lean Management … ? Et encore d’autres comme la méthode Critical Chain Project Management (CCPM) ou Critical Path Method (CPM). Ce sont plutôt des approches globales dans lesquelles vous pouvez utiliser des méthodes visuelles comme le Mind Mapping, Kanban, Gantt et des Dashboard.

Peu importe votre culture managériale de projet, il existe une méthode et un outil pour vous !

Et Asana, Trello, Planner, MindManager … ? Là, il s’agit de noms de logiciels. A noter qu’aujourd’hui les outils de management visuels sont tous numériques et multi-vues ! Par exemples, les 4 logiciels que je viens de nommer peuvent proposer des vue Kanban, Gantt, Calendrier, Dashboard. A vous de choisir l’outil qui vous proposent les modes d’affiche les plus efficaces pour piloter visuellement vos projets seul ou équipe … surtout en équipe !

LE MANAGEMENT DE PROJET COLLABORATIF

Le pilotage des projets est plus que jamais collaboratif et une maitrise partagée des méthodes et des outils visuels est essentielle pour tirer le meilleur parti du management visuel.

Avec une vrai démarche collaborative soutenue par la ligne managériale, certaines équipes que nous avons accompagnés annoncent avoir gagné 30% de productivité soit un ROI de … Je me tais, c’est indécent !

La formation méthodologique et technique

Faut-il encore le répéter. Pas d’outil sans formation à moins de vouloir sous-exploiter votre outil. Que feriez-vous avec une formule 1 sans cours de pilotage ? Les outils de management visuels sont des outils de performance incroyables et apprendre à les maitriser se fait très facilement … en quelques jours !

L’harmonisation des pratiques

Travailler en équipe nécessite de partager des méthodes et des outils communs pour garantir la cohérence et la qualité du management visuel de projet. En utilisant des trames et modèles communs, vous gagnez un temps précieux dans les phases d’ingénierie, de pilotage, d’animation et d’évaluation. Mais surtout vous fluidifiez la communication et la compréhension, ce qui ne se traduit pas uniquement en termes de temps et d’argent mais aussi de satisfaction au travail.

Le pilotage dynamique

Si vous souhaitez que le management visuel s’implante au quotidien, rien de plus simple à condition d’investir dans un outil qui vous servira de tableau de bord de pilotage au quotidien. Les outils de Mind Mapping et Kanban jouent très bien ce rôle.

Le plus important est rendre ces supports de pilotage accessible 24/7 à toute l’équipe et de mettre en place des règles claires d’actualisation des informations : QUI modifie QUOI et QUAND ?

L’animation des réunions de projet

Les réunions de projet sont des moments stratégiques de reporting, d’arbitrage, de résolution de problème. En management visuel de projet, il est de coutume de mettre en place des rituels d’animation des réunions pour dynamiser le déroulement de la réunion.

CONCLUSION

Le management visuel peut autant s’implanter par le haut que par le bas. Par le haut quand il s’agit d’une démarche soutenue par la direction pour transformer la culture managériale de projet. Par le bas quand il s’agit d’une recherche d’amélioration de méthodes de travail au niveau individuel ou de quelques collaborateurs qui veulent avancer ensemble. Cela vous demandera un peu plus de patience et vous risquez devenir une personne-clé référente sur le sujet qu’on aura envie d’écouter, de consulter et de suivre.