La Matrice Eisenhower : visuellement (pas) Urgent !

Objectif : faire gagner du temps en ayant une meilleure gestion de ses tâches.

Histoire

La matrice tire son nom du futur président des États-Unis, Dwight Eisenhower, commandant en chef des forces alliées en Europe, qui l’utilisa pour organiser le débarquement en Normandie pour éviter les incidents rencontrés lors des répétitions.
On attribue également à Eisenhower la citation suivante : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Description de la matrice

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion et d’organisation qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

2 axes : axe vertical – urgence des tâches / axe horizontal – importance des tâches

2 critères : plus / moins

4 zones : nous croisons les 2 axes, ce qui permet de définir 4 zones.

• Activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
• Activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
• Activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
• Activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner

Comparaison avec la matrice de criticité d’analyse des risques.

Cette matrice présente des analogies avec la matrice de criticité.
2 axes : Axe « importance », appelé « niveau de gravité » / Axe temporel, qui exprime une fréquence plutôt qu’un degré d’urgence.

Animation collaborative de la matrice Eisenhower

Comme pour tout outil visuel, son usage collectif et collaboratif nécessite de négocier la structure de l’outil visuel et le déplacement des informations dans l’outil visuel lui-même.

Dans la cas de la matrice Eisenhower, la structure est déjà définie et fixe (à la différence d’un Kanban par exemple). Reste donc le positionnement et le déplacement des tâches. Et c’est la que cette matrice apporte toute sa valeur ajoutée en gestion du temps et des priorité pour équipe.

Voici quelques conseils d’animation collaborative

• Ce qui est important et urgent pour l’un peut être seulement important et non urgent pour l’autre ou seulement urgent et non important. Un dialogue s’installe pour classer les tâches.
• Dans un esprit collaboratif, personne n’a le doit de déplacement individuellement une tâche hormis ses tâches personnelles si elles sont reportées dans la matrice.
• C’est en réunion de management visuel que le reclassement des tâches se fera pour obtenir la validation collective du reclassement.

Support d’animation

Si votre équipe travaille dans un même espace, un support mural grand format de la matrice est appréciée. Toutefois, un support numérique de la matrice Eisenhower deviendra incontournable si
– votre équipe travaille à distance
– vous souhaitez ajouter des informations complémentaires : avancement, commentaire, liens hypertextes vers documents associés …

Nous avons testé plusieurs formats :

• Matrice dans PowerPoint : pénible à animer pour déplacer les infos et ajouter des infos
• Utiliser une application dédiée à la matrice Eisenhower : en général, format fermé qui ne communique pas avec nos logiciels de productivité quotidienne. Mais si cela vous intéresse, voici un logiciel intéressant : Eisenhower: Matrix Apps, Tools & Tips for Highest Productivity
• Utiliser Trello ou Planner : simple à créer et à utiliser. cf l’article sur la Matrice Eisenhower sur le blog de Trello
• Utiliser un logiciel de Mind Mapping : utile pour faire plein d’autres choses, votre logiciel de Mind Mapping va aussi se révéler très utile pour gérer et animer une matrice Eisenhower. Et si vous disposez de MindManager, vous allez pouvoir bénéficier de toutes les options de gestion de projet du logiciel pour augmenter le potentiel de la matrice Eisenhower pour qu’elle devienne VOTRE matrice Eisenhower adaptée à vos besoins.

Créer la matrice Eisenhower sur logiciels

Sur XMind

Une matrice au format Mind Mapping : la plus simple à utiliser au quotidien. On perd la vision quadrant mais à l’usage, nous trouvons que cela n’est pas gênant.

Une matrice au format tableau : nous avons utilisé l’option Tableau pour recréer un semblant de quadrant.

Une matrice au format quadrant : nous avons trituré le logiciel pour retrouver la disposition quadrant proche de l’original. Faut juste faire attention quand on déplace les sujets à ne pas « casser » la matrice.

Sur MindManager

Une matrice au format Mind Mapping : même remarque que plus haut.

Une matrice au format quadrant : ce format a été réalisé à partir des nouvelles options de création de supports visuels apparus avec la version MindManager 2018. Pour en créer une à partir d’une feuille vierge, cela demande de bien comprendre les nouvelles options de création.