Mettre en oeuvre le Blended Working

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Après l’article sur le Blended Management qui donne les grands principes managériaux pour réussir la transition d’un Management en présentiel vers un Blended Management, voici un article plus concret pour mettre en place une organisation et un fonctionnement d’équipe en mode Blended Working.

Rentrons dans les méthodes et les outils pour faire fonctionner ce type d’équipe. Les articles fleurissent sur le sujet avec les 6 bonnes pratiques ou les 7 règles d’or qui sont souvent un mélange de principes et de conseils les postures, compétences, méthodes et outils utiles.

Pour les principes, postures et compétences, lisez ou relisez les articles précédents sur le Blended Working et le Blended Management.

Nous vous proposons 5 chantiers très concrets pour réussir la mise en place du Blended Working :

• PERFORMANCE = Définir des objectifs clairs pour évaluer la performance
• ORGANISATION = Organiser le travail d’équipe
• COHÉSION = Maintenir la cohésion d’équipe et le lien social
• OUTILS = Maîtriser des moyens de communication et de pilotage à distance
• POSTURE = Devenir un manager-facilitateur

Performance

Distinguer « activité » et « productivité »

Lorsque vous mesurez les performances des salariés à distance, faites attention à ne pas confondre « activité » et « productivité ».

• Celui qui bouge le plus n’est pas forcément le plus efficace.
• Celui qui est le plus lent ou le plus discret n’est pas forcément le moins compétence ou efficace.

Voici un petit retour d’expérience lors d’une formation sur le management d’équipe.

Un manager vient de prendre en charge sa nouvelle équipe et participe à une formation en management d’équipe que j’anime. Et cas particulier, il arrive dans la période des entretiens annuels d’évaluation.

Il n’a pas de recul sur les résultats de son équipe. Il les a rencontrés et s’est fait sa première opinion en observant chaque collaborateur. Il les a classé entre les personnes actives et efficaces et les personnes passives dans leur attitude et donc moins efficaces. Raccourcis malheureusement trop souvent fait. Il a d’ailleurs repéré une personne qui est particulièrement lente et compte bien la recadrer. Il est clairement influencé par son attitude extérieure. Étant dans la logistique, je suggère à ce manager de faire un tour du côté des chiffres de chargement des camions puisque ce collaborateur charge les camions. Stupéfaction, il possède les meilleurs chiffres !

Sans critères de mesure clairs, il est alors facile de confondre activité et productivité !

Dans un management en présentiel, nous sommes influencés par les attitudes de collaborateurs et c’est trop souvent le seul critère retenu par les managers de proximité notamment. L’évaluation est plus subjective qu’objective.

Comment évaluer le travailleur à distance quand on ne peut plus le faire de manière subjective ? Voilà pourquoi le management à distance fait peur. Terminé le contrôle « permanent » du collaborateur sous les yeux du manager.

Mesurer la productivité

Mesurer la productivité des salariés à distance implique de réfléchir à des problèmes tels que la quantité et la qualité du travail à accomplir et la capacité à terminer les tâches en temps opportun.

Si vous ne savez pas décrire clairement un résultat ou les conditions de réussite d’un bon travail par rapport à un travail à peine conforme aux normes, vous ne pourrez pas évaluer tant que le travail n’est pas terminé ! Plus d’observation directe. Plus moyen de s’appuyer sur la communication informelle et non-verbale pour détecter qu’il y a un problème.

D’autre part, et sûrement le plus important, fixez ces objectifs dans une démarche collaborative plutôt que de les imposer d’en haut.

N’oubliez pas de mettre en place un système d’évaluation régulière pour savoir si vous gardez le cap ou si vous devez en changer pour prendre en compte les changements inéluctables dans un monde en mutation permanente.

Appuyez votre système d’évaluation sur un solide système de suivi des performance basés sur des outils de reporting et tableaux de bord efficaces.

Il existe différentes méthodes pour fixer des objectifs clairs.

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Organisation

Outre la détermination des objectifs, fixez des « règles du jeu » claires.  Le management à distance et le blended management demandent plus de structuration qu’à l’accoutumée.

C’est l’occasion de créer une véritable charte du travail !

Le travail à distance doit être normalisé et uniformisé pour maintenir et même renforcer la cohésion d’équipe malgré la distance. Pour ce faire, il est conseillé de rédiger une charte contenant des règles simples, mais importantes, pour organiser la collaboration. Cette charte précise les différents modalités de collaboration et réunion, les modalités de personnalisation de sa gestion du temps, les méthodes et outils pour harmoniser les pratiques et faciliter les échanges.

Organiser les temps collectifs

Il est nécessaire de créer un cadre clair pour que les collaborateurs puissent se retrouver et collaborer efficacement. Il est stratégique d’organiser la communication par équipe / projet.

Pour cela vous allez devoir définir la nature et la fréquence des types d’entretiens et réunions.

Réunions régulières

• Identifier les différents types d’entretiens et de réunions.
• Entretien et/ou réunion hebdomadaire pour faire le point sur l’avancements des différents tâches.
• Entretien et/ou réunion mensuelle pour faire le point sur l’atteinte des objectifs.
• Entretien et/ ou réunion trimestrielle ou semestrielle pour faire le point sur les objectifs stratégies et les réorientations.

Réunions exceptionnelles avec un ordre du jour spécifique

• Ce sont des réunions occasionnelles, non régulières pour réfléchir sur un nouveau projet par exemple, résoudre un problème précis, gérer un conflit.
• Il est important de bien différencier ces types de réunions exceptionnelles pour mobiliser les bons outils au bon moment.
• Réunion de réflexion / créativité / Brainstorming : penser à utiliser un TB, logiciel de Mind Mapping, une application de brainstorming. Penser à recourir à des matrices visuelles de créativité.
• Réunion de résolution de problème : les mêmes outils que pour les réunions de créativités. Côté matrices, utiliser des matrices visuelles d’aide à l’analyse et/ou des méthodes de résolution de problème.
• Réunion gestion de conflit : un logiciel de Mind Mapping pour structurer les notes et choisir une méthode pour animer la résolution de conflit. Encore faut-il distinguer la notion de problème de la notion de conflit 😉
• Réunion de réorganisation : un logiciel de Mind Mapping pour visualiser la nouvelle organisation. Côté matrice ou méthode, remontez d’un cran pour questionner plutôt votre modèle culturel d’entreprise et votre modèle managériale. Restez-vous dans une modèle hiérarchique ou évoluez-vous vers des modèles plus horizontaux, circulaires, décloisonnés … Il existe des schémas pour visualiser justement ces nouveaux modèles culturels et managériaux et qui aident à modéliser collectivement sa nouvelle organisation.
• Réunion stratégique de re/positionnement de business : penser à utiliser un TB ou logiciel de Mind Mapping. Penser à recourir à des matrices visuelles d’analyse stratégique, de positionnement de marché de produits, de services, de Business Model Canvas …

Modalités de préparation et animation :

• Présentiel / Distanciel.
• Fixer une durée pour chaque type d’entretien et réunion.
• Définir une trame modèle d’ordre du jour pour chaque d’entretien et réunion.
• Définir le périmètre des participants habituels.
• Définir des standards de prise de parole, de présentation des idées, remarques ou critiques.

Organiser le temps individuel

Planifier le travail individuel et collectif

• Installer une transparence dans l’organisation personnelle du temps de chacun.
• Utilisez un calendrier partagé.
• Fixez des plages horaires communes.

Le temps de travail devient très rapidement extensible quand on ne doit plus sortir et rentrer chez soi.

• Laissez chacun organiser le reste de son temps comme il le souhaite.
• Laissez à chacun la flexibilité pendant la journée ou la semaine pour ses activités personnelles.
• Notez-les dans votre calendrier pour que vos collègues respectent vos plages « personnelles ».

Organigramme et carnet d’adresse

De l’organigramme hiérarchique à l’organigramme circulaire

Mettez à disposition l’organigramme à jour de votre organisation. Vous pouvez avoir l’organigramme classique plutôt hiérarchique. Mais dans des entreprises avec un management participatif, vous verrez de plus en plus apparaître des organigrammes circulaires pour visualiser un management plus collégial, voire holacratique.

Avec des outils innovants, votre organigramme peut devenir « dynamique » et intégrer des foules d’informations comme les missions, les compétences et les coordonnées de chaque membre dans l’organigramme.

Carnet d’adresse

• Au minimum, mettez à disposition un carnet d’adresse partagé.
• Au mieux, choisissez un outil qui vous permet d’intégrer le carnet d’adresse dans l’organigramme pour faciliter et accélérer la prise de contact et les demandes sollicitations au quotidien.

Cartographies des ressources et compétences

Au minimum, rendez disponibles les informations sur les missions des uns des autres.

Mieux, si le travail a été effectué dans l’équipe ou au niveau RH, voyez comment mettre à disposition les informations sur les compétences de chacun.

• Au mieux, choisissez un outil qui vous permet d’intégrer ces informations dans l’organigramme.
• Si vous êtes dans un grand groupe, voyez ce que les services peuvent vous mettre à disposition.
• Utiliser le RSE (Réseau social d’entreprise) de votre organisation et demander à chacun de bien remplir son profil.

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Cohésion

Il ne suffit pas d’organiser le travail, il faut aussi « organiser » le social. La distance peut distendre voire rompre le lien social et la cohésion d’équipe.

La cohésion passe par des moments d’échange et de convivialité informels qu’il faut recréer à distance. Certains vont râler et regretter le contact humain. Et surprise, d’autres se révèlent dans ces nouveaux formats d’échanges et de convivialité

Avec la distance, on perd toute la spontanéité et la créativité qui émergent des échanges dans les couloirs, à la machine à la café, pendant les pauses de réunions…

Certes, on aura tendance à profiter de l’organisation en Blended Working pour retrouver cette convivialité et c’est d’ailleurs un des objectifs du Blended Working. Mais rajouter de la convivialité à distance ne peut qu’améliorer les conditions de travail tout au long du journée de télétravail.

Salle numérique de pauses

Comment créer des espaces numériques qui permettent à chacun de retrouver de la spontanéité sans trop de formalisme ?

En créant des salles de pause où chacun peut venir discuter.

Ces salles peuvent « ouvertes » en permanence et chacun peut alors lancer une discussion par chat ou visio en « croisant  » un collègue dans la salle comme dans un couloir ou sans une salle de pause. Vous pourrez ainsi recréer une ambiance « machine à café » tout en favorisant la cohésion et l’appartenance.

Mur ou salle numérique de créativité

Comment créer des espaces numériques qui permettent à chacun de retrouver de libérer sa créativité et même encore plus facilement que s’il était au bureau !

En créant des salles de créativité « libres » où chacun peut venir déposer des idées, engager une discussion s’il le choix technologique le permet.

Il est important que l’équipe puisse avoir des activités conviviales «normales» comme organiser des déjeuners virtuels d’une durée de 30 minutes.

Créer des moments conviviaux

Il est important que l’équipe puisse avoir des activités conviviales «normales» comme organiser des déjeuners virtuels ou apéro d’une durée de 30 minutes.

Chez SIGNOS, nous organisons désormais ce types d’événements avec nos prospects et nos clients. Nous avons besoin de retrouver de la spontanéité et de la convivialité avec toutes les parties prenantes d’une organisation.

Communiquer sur des sujets extra-professionnels

Au travail, on peut parler politique ou boutique … Vous pouvez proposer des thématiques sociales ou culturelles dans les salles de pause en « affichant » de l’actualité ou donnant un thème à un petit-déjeuner ou apéro virtuel.

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Outils

Voilà ! Vous avez organiser le travail et le social, reste à les outiller !

Avec les TIC, nous disposons désormais d’une variété de moyens de communication et de collaboration trop souvent mal utilisés ou articulés les uns avec les autres. Quand utiliser la visio, le chat, le mail, le téléphone, utiliser un logiciel de management visuel, attendre d’être au bureau pour en parler, partager des documents par le cloud ou les envoyer par mail … ?

Partage d’information au quotidien

Il devient compliqué d’envisager la collaboration sans disposer d’un serveur pour partager des documents et éviter des échanges de mail avec PJ qui, en plus d’être « polluants », ne permettent que d’échanger des copies de documents avec le risque de ne pas utiliser la dernière version à jour !

Serveur interne ou dans le cloud, à vous de choisir pour des raisons de coûts, de sécurité ou de facilité.

Mais c’est indispensable !

Échanger au quotidien : téléphone, mail ou chat ?

Certains auront tendance à privilégier le téléphone, d’autres l’email. Pour notre part, nous vous préconisons le chat.

C’est l’outil idéal pour des échanges spontanés. Mettez à jour votre disponibilité sur votre profil. Tous les outils de RSE intégrant du chat propose des options pour visualiser sous forme de vignettes vertes ou rouge si vous êtes disponible ou non, l’équivalent de la porte ouverte ou fermée 😉

Nous parlons bien d’échanger au quotidien. Il ne s’agit pas d’avoir de longues discussions mais de poser des questions simples qui appellent des réponses rapide dans les minutes qui viennent.

• Le téléphone… aucune trace écrite, on peut oublier ce qui a été dit au début.
• Le mail… y une trace écrite, mais tout est éclater dans différents mails à moins d’avoir activer le mode discussion. Toutefois, évitez d’éviter le mail pour ce type d’échange. Vous allez simplement polluer votre boite aux lettres et perdre en spontanéité de plus !

Si jamais vos discussions cela s’éternisent, mieux vaut alors passer par le téléphone ou la visio. Et là aussi, privilégiez la visio au téléphone à condition d’activer sa caméra pour avoir un feed-back visuel sur les expressions du visage de votre interlocuteur.

Gérer le temps au quotidien : utilisez un agenda partagé

Apprenez à en maîtriser les différents options pour :

• envoyer des invitations
• transférer des tâches ou événements
• rendre privé ses activités personnelles en journée

Gérer le temps d’un projet

La calendrier n’est pas l’outil pertinent pour gérer le temps d’un projet. Préférez des outils du style kanban ou diagramme de Gantt selon le type de projet que vous pilotez.

Pour des projets agiles : utilisez un logiciel pour faire du kanban comme Trello ou Planner par exemple.

Pour des projets classiques où vous avez besoin de voir les grands jalons et les interdépendances de tâches, prenez un logiciel qui intègre une visualisation en diagramme de Gantt. Evitez de choisir des logiciels qui ne font que Gantt. Désormais, tous les logiciels de Mind Mapping professionnel proposent les vues Gantt et certains proposent même des vues kanban !

Outils de gestion de projet

Tous les outils ci-dessous peuvent vous aider pour piloter vos projets mais vous pouvez décider d’investir dans des outils dédiés à la gestion de projets.

Différentes catégories d’outils aux origines diverses finissent par converger pour devenir des solutions de gestion de projet très efficace et depuis quelques années, des solutions du style CRM pour la gestion globale pour la relation client sont apparus pour la gestion de projet

• les logiciels de Mind Mapping professionnels deviennent des solutions de Management Visuel de Projet (MindManager, Mindview, Conceptdraw…)
• les logiciels de Management Visuel s’enrichissent pour piloter des projets de plus en plus complexes et transversaux (iObeya, Ubikey, Yellow…)
• les logiciels de Visual Thinking s’enrichissent pour proposer des options de Management Visuel de projet (Miro, Conceptboard, Plectica…)
• et les Digital Workplaces, sortes de bureaux virtuels s’enrichissent pour devenir des véritables outils de gestion de projet (Smartsheet, Monday, Asana…).

Le plus dur dans tout cela restent finalement de choisir le bon outil avant de le prendre en main.

Et pour la prise en main, il ne suffit pas de mettre à disposition les outils. Il vous aussi former à la maîtrise de l’outil.

Et en termes de formation, se contente d’une approche bureautique est largement suffisante voire parfois contre-productive. Il est nécessaire de réfléchir à ses work-flow d’information conduisant à réinterroger le management !

Outils de réunions à distance

Vous pourriez penser que les outils de visioconférence sont suffisants pour rendre efficaces ses réunions à distance.

Faux !

Le Mind Mapping

Sur le plan méthodologique, nous conseillons d’adopter des outils visuels d’animation et de prise de note en temps réel pour faire les comptes-rendus en temps réel !

L’outil star : les logiciels de Mind Mapping.

Les outils pour faciliter les échanges en réunion

Le plus connu en France est sans doute Klaxoon. C’est à l’origine un outil pour dynamiser les réunions en présentiel plus qu’un outil d’animation à distance. Avec son nouveau produit Board, vous disposez d’un Digital Workplace dédié à la collaboration et l’échange d’idées de manière structurée. Cela demande toutefois un peu d’entraînement pour la prise en main.

Autre outil français, Beekast. Il propose un format plus connu puisqu’il s’agit de dynamiser les réunions à l’aide de présentation sous forme de diaporama interactif pour faire impliquer les participants ne présentiel comme à distance.

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Postures

Vous pouvez mettre en place la plus belle organisation et les meilleur outil, ce qui est déterminant désormais, c’est de comporter en manager exemplaire et de mise sur l’intelligence collective.

On attend désormais d’un manager qu’il soit capable de manager par la confiance et la transparence pour faciliter l’autonomisation et la responsabilisation des collaborateurs. On lui demande d’être un jour un manager-agile, un autre un manager-coach, un manager-facilitateur voire même un manager-designer.

Il est très intéressant de regarder comment le titre du fameux MOOC « Du manager au leader » de Cécile Desjours du CNAM évolue chaque année 😉

• 2019/20 : Du manager au leader : devenir agile et collaboratif
• 2017/18 : Du manager agile au leader designer
• 2016 : Du manager au leader agile
• 2015 : Du manager au leader 2.0
• 2014 : Du manager au leader

Devenir un Manager-Leader

Nous pouvons être manager sans un être leader et inversement.

• Un manager se concentre sur l’organisation et la coordination du travail
• Un leader se concentre sur le sens du travail et la motivation des équipes

Sans avoir le statut de manager au sein d’une équipe, vous pouvez faire preuve de leadership. Cela ne pose pas de problème. L’inverse pose plus de problème car un manager sans leadership rencontre à termes des problèmes de motivation de ses équipes et de productivité.

Avec le renouvellement des générations, l’évolution des modalités du travail parfois forcé avec la crise sanitaire, il est plus qu’essentiel de se concentrer à la fois sur l’organisation du travail et le sens du travail !

Manager et leader 2.0 et désormais 4.0

C’est la posture du Manager participatif et collaboratif qui mise sur le capital humain et l’intelligence collective pour réussir. Ses valeurs sont la confiance, la transparence, l’entraide, le partage.

2.0 pour signifie qu’on parle d’une nouvelle génération de manager comme l’internet 2.0.

On parle désormais de management 3.0 puis de 4.0 mais on reste toujours dans la dynamique de laisser plus de place à l’autonomie, la responsabilité et la prise d’initiative des collaborateurs.

Voici un article de Fabrice Mazoir qui parle déjà de Management 4.0 en 2014 !

Devenir un Manager-Agile

Le rôle du manager agile est identique à celui d’un chef d’orchestre. Il s’assure que les différentes parties du projet et de l’équipe travaillent en harmonie et de manière synchronisée.

Le manager agile ne contente de renforcer l’implication et la participation de ses collaborateurs.

Il met tout en œuvre pour faciliter le travail.

Et surtout, il est capable de faire tout cela en donnant du sens aux projets dans un environnement à la fois flexible et incertain. Il fait d’une grande capacité d’adaptation.

Devenir un Manager-Facilitateur

Il se met au service de ses équipes. C’est un manager « ressources » pour faciliter le travail au quotidien. . Il quitte passe d’une posture « haute » à posture « basse » où il ne se considère pas comme un « sachant » mais un « aidant ».

Il veillera à identifier si un collaborateur a besoin d’aide ou est seulement en « relâche ». Pour cela, dans sa communication, il pose des questions « ressources » et ciblées plutôt que la sempiternelle question « Comment ça va ? qui se soldera par un classique « bien » par peur de demander de l’aider.

Il évitera l’autre question classique « As-tu besoin d’aide ? » qui risque pour sa part se solder par un non toujours par peur de montrer qu’on a besoin d’aide.

Voici 2 questions à l’épreuve du terrain.

• « Y a-t-il quelque chose qui empêche de respecter ce délai ? »
• « De quoi avez-vous besoin pour terminer à temps ? »

C’est déjà un bon début de les connaître, reste à savoir quand les poser et le faire avec le style adapté 😉

S’il souhaite développer ses compétences de manager-facilitateur, il va s’intéresser aux techniques de facilitation et notamment de facilitation visuelle pour faciliter la créativité et l’intelligence collective dans un contexte de Blended Working et de Télétravail.

Enfin, dans un contexte de télétravail et de Blended Working, il s’intéresse aux NTIC pour faciliter la créativité, la communication, la collaboration et le pilotage de projet à distance.

Devenir un Manager-Coach

Le manager-coach s’appuie sur des techniques de questionnement, des méthodes et des outils similaires à celles du manager-facilitateur.
Quand le manager-facilitateur oriente son aide vers l’atteinte des objectifs attendus, le manager-coach oriente son aide vers le développement des compétences de son collaborateur. Le manager-facilitateur est focalisé objectif collectif de l’entreprise et le manager-coach est focalisé objectif personnel du collaborateur.

S’il souhaite développer ses compétences de manager-coaching, il va s’intéresser aux techniques de coaching et notamment de coaching visuel pour faciliter le développement professionnel dans un contexte de Blended Working et de Télétravail.

Devenir un Manager-Profiler

Euh… « profiler » comme dans le série Profiler ? On n’a pas à faire des criminels quand même !
Les collaborateurs non… mais les managers peut-être 😉

Plus sérieusement, ce qui est « criminel » aujourd’hui est de vouloir manager tout le monde de la même manière en niant les différents profils de personnalités ce qui à terme génère stress et mal-être au travail.

Pendant la crise et le télétravail « obligatoire » pour ceux qui le pouvaient, certains collaborateurs ont tellement apprécié tout en devenant plus performant qu’ils ont cru que les dirigeants allaient prendre en considération cette nouvelle forme de travail pour l’intégrer dans le fonctionnement de l’entreprise. Ce fut le cas dans certaines entreprises, mais dans d’autres, pas du tout ! Si certains collaborateurs étaient devenus plus performant, d’autres l’étaient devenus beaucoup moins. Décision des managers : tout le monde revient au bureau sans distinction !

Résultat : les collaborateurs performants l’ont vécu comme une sanction incompréhensible.

Pour des raisons sociologiques, nous l’évoquions dans l’article sur le Blended Working. Le retour au tout présentiel n’est plus possible pour une partie des collaborateurs. Ces nouvelles formes de travail leur offre un équilibre vie pro/ perso plus satisfaisant.

Pour des raisons psychologiques, nous avons chacun nos propres préférences comportementales. Nous avons un rapport au temps ou à l’autorité qui diffèrent des collègues ?

C’est bien l’objectif du Blended Working : proposer une personnalisation du travail en croisant préférences comportementales et performance au travail.

Chez SIGNOS, nous avons fait le choix de la personnalisation. Certains ont besoin d’encadrement en présentiel pour rester motivé et/ou performant. Pour d’autres, ca marche à distance mais toujours en veillant à être « présent » notamment grâce aux outils de management visuel. Et pour d’autres encore, ca marche très bien à distance en autonomie avec un management par objectif hebdomadaire voire mensuel. 

C’est le job du manager-profiler de croiser comportement et compétence pour proposer un environnement de travail personnalisé et épanouissant.