Qu’est-ce qui cause la perte de temps au travail ?

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En tant que gestionnaire de projet, vous avez une grande quantité de tâches à accomplir tout en respectant les contraintes de votre projet, à savoir le périmètre, les coûts, les délais. Il est donc essentiel d’optimiser son efficacité opérationnelle pour atteindre les résultats attendus par le projet, et cela, en limitant toutes les choses qui pourraient vous faire perdre du temps.

En comprenant ce qui vous fait perdre du temps et en suivant quelques astuces simples : vous pouvez non seulement améliorer votre performance, vous débarrasser du stress et de la surcharge de travail et dégager du temps au cours de votre journée de travail.

7 éléments qui causent la perte du temps pour le chef de projet ?

Il existe principalement 7 éléments qui peuvent engendrer une perte de temps, s’ils sont identifiés et résolus, ils peuvent devenir des leviers pour mener à bien votre projet.

Voici quelques situations sur lesquelles il faut s’attarder pour optimiser votre temps de travail en gestion de projet.

Ne pas avoir de planning bien ficelé

Planifier le projet, c’est déterminer et ordonnancer les tâches du projet, puis estimer leurs charges et les ressources nécessaires à leur réalisation.

Le plan de projet est le principal livrable de la phase de planification de projet. Ici, vous devez répondre aux questions : pourquoi ? Quoi ? Qui ? Quand ?

Pour planifier, vous devez découper le projet en tâches. Les tâches sont aussi appelées activités. Elles sont les actions à mener pour obtenir des résultats.

L’ordonnancement des tâches doit vous aider à définir les tâches qui doivent être faites avant d’autres et les tâches qui peuvent être faites en même temps ou se chevaucher partiellement.

L’absence de planning ou le retard à concevoir un planning ne va pas définir de direction claire pour votre projet et risque de vous faire tarder sur vos échéances ou à réduire la qualité de vos livrables

Pour éviter cela, une des utilités du planning est aussi de définir les jalons de votre projet. Les jalons sont les milestones : les dates importantes de réalisation de vote projet. Ces dernières ponctuent l’avancement du projet.

Ne pas faire approuver les demandes de changement

Lorsqu’une partie prenante fait une demande de modification, vous devez évaluer son impact en termes de coûts et de délais, puis documenter cette demande de modification pour la faire approuver. Celle-ci peut être validée en fonction de sa pertinence par rapport au périmètre.

Le cas échéant, il est important pour un chef de projet de ne pas chercher à perdre du temps sur des analyses approfondies alors même que la demande de modification n’est pas justifiée. Il est donc important pour un chef de projet d’être réactif et décisif.

Par exemple, si la demande est complètement hors périmètre, vous pouvez simplement transformer cette demande en un nouveau projet.

Vous pouvez par exemple proposer de compiler les demandes supplémentaires pour en faire un nouveau projet.

Cela vous permettra de rester focus sur votre planning, mais aussi de vous créer des opportunités futures pour l’entreprise, car le périmètre de tout nouveau projet devra être renégocié, notamment s’agissant des coûts et du temps.

Ne pas bien cadrer le projet au démarrage

Vous devez délimiter convenablement votre projet au démarrage et vous assurer que toutes les parties engagées sont du même avis. Cela est important si vous tenez à éviter les frustrations, confusions et pertes de temps et de ressources liées à cela.

Vous pouvez définir les objectifs du projet, ses enjeux, ses ressources et les hypothèses de bases telles que le périmètre, l’échéancier, etc.

C’est seulement une fois que le projet a été bien cadré que vous devez autoriser son lancement. Faire ce travail préparatif avant la réunion de lancement du projet vous aidera grandement à optimiser votre temps de travail.

Se laisser distraire

Les distractions peuvent facilement perturber votre productivité, il est donc important de les atténuer.

Pour éviter les distractions, vous pouvez utiliser des outils tels que des bloqueurs de site web, des applications de gestion de temps ou des notifications qui vous alertent lorsque vous passez trop de temps sur certaines tâches.

Par exemple, l’application Forest disponible sur iOS et Android est parfaite pour vous aider tout en vous permettant d’utiliser la technique Pomodoro que nous aborderons plus tard.

Vous pouvez également vous éloigner des distractions en travaillant dans un environnement calme et en vous éloignant de toutes les sources de distraction, telles que les réseaux sociaux, la télévision ou les courriels non importants.

En somme, votre environnement doit vous permettre d’optimiser votre temps de travail et non l’inverse.

Procrastiner

Face à une multitude de tâches, la procrastination peut nous guetter, le fait de remettre à plus tard ses tâches sans savoir correctement les organiser peut réellement nous être néfaste.

Pour éviter cela, la technique « Pomodoro » est une technique de gestion du temps très populaire pour les chefs de projet. Elle consiste dans sa version la plus connue à se concentrer sur une tâche pendant 25 minutes, puis à faire une pause de cinq minutes.

Ce cycle est répété plusieurs fois dans la journée, ce qui permet de rester concentré sur une seule tâche à la fois et surtout de se détendre régulièrement.

Cette technique peut vous aider à vous sentir plus motivé et à améliorer votre productivité.

Elle a l’avantage de permettre de façon granulaire de rester focalisé sur l’ensemble de vos tâches.

Ne pas utiliser les technologies à son avantage

Les technologies nous permettent d’automatiser et de faciliter de tâches, il serait dommage de ne pas les utiliser à cette fin.

Il existe de nombreuses technologies qui peuvent vous aider à optimiser votre temps de travail.

Les outils de gestion de projet tels que Trello, Asana ou Monday.com vous permettent de suivre l’avancement de votre projet, d’assigner des tâches à vos collègues et de gérer vos échéances.

Puis, les outils de communication tels que Slack ou Microsoft Teams vous permettent de communiquer en temps réel avec vos collègues sans avoir à envoyer des courriels ou des appels téléphoniques.

Mais aussi, les outils de gestion de temps tels que Toggl ou RescueTime peuvent vous aider à suivre comment vous passez votre temps et à vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Il vous revient d’adopter les bons outils et de maximiser l’usage des technologies et des outils pour améliorer votre productivité.

Bonus : L’outil Loom vous permet de vous enregistrer en vidéo, tout en faisant une présentation, cela peut contrecarrer la réunionite.

Etre dans l’abus de réunion : “la réunionite”

La réunionite est une gangrène dans les organisations. Elle est monnaie courante alors que plus de 2 cadres sur 3 estiment qu’en France les réunions sont inefficaces et ne mènent pas à de réelles prises de décisions.

Pire, elles seraient contre-productives, car les réunions sont généralement peu préparées en amont et donc désorganisées, le temps de parole est mal réparti, etc.

Vous devez savoir limiter l’effet de la réunionite sur votre efficacité. Pour cela, trouvez des formules pour des réunions plus courtes, mais plus impactantes pour vos projets.

La plupart des organisations programment des réunions journalières, hebdomadaires ou mensuelles, l’intérêt est de les espacer fiablement.

Il faut savoir se montrer flexible pour ne pas réunir, pour se réunir. Par ailleurs, si cela est possible, il faudrait traiter les tâches autrement que par des réunions physiques ou virtuelles en utilisant l’outil Loom par exemple.

Dans tous les cas, il existe suffisamment de moyens aujourd’hui pour communiquer efficacement sans se soumettre à la réunionite.

Accorder trop de temps aux chronophages sans déléguer

C’est une règle bien connue en termes d’efficacité. C’est la loi de Pareto ou la règle des 80/20. Cette règle est d’une efficacité redoutable au travail.

Assez connue, elle postule que 80 % des résultats sont obtenus par seulement 20 % des tâches effectuées. Pour optimiser et gérer son temps de travail avec la loi de Pareto, il faut identifier les tâches les plus chronophages sur la journée de travail et les écarter. Il faut ensuite se concentrer sur les principaux dossiers et tâches qui permettront d’obtenir le plus d’impact.

Les autres tâches (80 %) devront idéalement se déléguer. Beaucoup de chefs de projets sous-estiment trop souvent cet aspect. Or, il est totalement illusoire de penser pouvoir tout accomplir seul. Sans délégation, c’est l’épuisement professionnel assuré. Optimiser efficacement son temps de travail doit passer par la délégation d’un certain nombre de tâches à ses collaborateurs, ceci en toute autonomie, afin de pouvoir se dégager du temps et se concentrer sur les 20 %.

Toutefois, déléguer n’exclut pas de garder le contrôle des opérations ni à se décharger purement et simplement de certaines responsabilités ou de certains travaux. Déléguer, c’est faire le tri entre ce qui est de votre ressort exclusif et ce qui peut être confié aux collaborateurs.

Quels sont les avantages de l’optimisation du temps en gestion de projet ?

La variété des missions du chef de projet ainsi que son devoir d’implication des parties prenantes dans son projet font qu’il est nécessaire d’optimiser son temps pour atteindre les objectifs du projet.

L’optimisation de son temps lui confère ainsi les avantages suivants :

• Des délais et un budget respectés : La planification, en définissant les tâches critiques, couplée à une clarification des rôles et des responsabilités, fait gagner en temps et en argent. Ainsi, le chef de projet risquera moins que l’équipe projet s’éparpille, et pourra réaménager le planning en fonction des contraintes du projet (changement de périmètre, de délais ou de budget).
• Une meilleure gestion du stress : bien gérer votre temps de travail aide indubitablement à réduire le stress
• Une meilleure qualité de vie professionnelle : Puisque vous améliorez votre productivité et réussissez à réduire votre stress, vous êtes plus satisfait de votre travail.
• Le renforcement du personal branding : un chef de projet à cheval sur les délais parce qu’il sait optimiser son temps de travail renvoie l’image d’un professionnel à qui l’on peut faire confiance. Cela est de bon augure et facilite les collaborations futures avec les parties prenantes.
• Une meilleure communication et collaboration : vous pouvez améliorer la communication, faciliter la résolution de problème et la prise de décision est respectant les délais et les budgets du projet.

Conclusion

L’optimisation de votre temps de travail est un élément clé pour améliorer votre performance en tant que chef de projet. En définissant vos priorités et en organisant votre environnement de travail, vous pouvez maximiser votre productivité et atteindre vos objectifs plus rapidement et de manière plus efficace. En fin de compte, l’optimisation de votre temps de travail vous permettra de mieux gérer votre charge de travail, de réduire le stress et d’améliorer votre qualité de vie au travail. Alors, pourquoi ne pas commencer dès maintenant à identifier ce qui vous fait perdre du temps ?

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Ouverture sur la gestion visuelle du temps

Tous ces bons conseils sont connus depuis longtemps mais alors pourquoi ne sont-ils pas suivis !? Pourquoi les formations en gestion du temps et des priorités existent toujours ? Et malgré ces formations pourquoi les résultats ont du mal à tenir dans la durée ?

Il faut une certaine « hygiène » de vie pour bien appliquer ces conseils. Nous pourrions faire le parallèle avec l’hygiène alimentaire. Les formations existent mais on ne tient pas la distance !

Nous avons besoin d’être coaché au quotidien au départ et ensuite d’avoir des piqures de rappel jusqu’au moment où les automatismes sont définitivement en place.

Et c’est là que les outils visuels apportent le maximum d’aide ! Plutôt que de faire une liste de tâche en noir et blanc, faites-en couleur avec un outil kanban ou un outil de Mind Mapping. Terminé le temps des Todo List, passez aux To do Map !

C’est plus clair et plus design au quotidien et donc, vous aurez plus envie de la regarder et de l’ouvrir tous les jours.

Investissez dans un outil numérique pour avoir des rappels et des alertes quotidiennes et vous pourrez alors vous auto-coacher comme vous le faites avec le tableau de bord de voiture pour réguler votre vitesse, choisir un itinéraire plus court ou rapide … ou savoir quand faire une pause 😉

En conclusion, cartographiez votre activité comme un géographe cartographie un territoire pour le comprendre, l’analyser et prendre les meilleures décisions pour l’aménager et y circuler.

• Un bon outil visuel doit vous dire qui fait – quoi – pour quand et si vous êtes en retard en un coup d’œil !
• Un bon outil visuel doit vous permettre d’identifier où ça coince en un coup d’œil !

Voici un exemple avec du Mind Mapping et l’option magique de la consolidation automatique des tâches dans le logiciel MindManager.

Ce type de schéma parle de lui-même non ?

Posons plutôt la question : quel outil fait mieux aujourd’hui ? Non seulement, vous avez une vision globale immédiate de l’ampleur de la tâche mais vous avez également une vision détaillée de l’ensemble des tâches et des tâches en retard (rouge) et critique (jaune).

Et c’est tellement jouissif de voir sa carte devenir progressivement toute verte !

Allez, on y est presque ! Encore un petit effort, regardez ci-dessous, vous avez bientôt terminé !

Avec un bon outil visuel, tous les conseils en début d’article deviennent beaucoup plus facile à respecter !