Multimodalités de travail (2/4) : Les Nouveaux Outils Collaboratifs

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Introduction

Dans cette 2ème partie consacrée aux multimodalités du travail, nous allons aborder la question des outils collaboratifs. C’est systématiquement celle qu’on nous pose en premier.

Mais utiliser des outils sans se poser la question du sens et de la méthode conduit le plus souvent à un échec. Parfois, un outil peut accompagner une simple optimisation des process en place. Parfois l’outil est porteur d’une nouvelle philosophie et de nouvelles manières de travailler. La transformation des modes de travail et des modes de management devient alors un chantier incontournable.

En oubliant d’entreprendre ce chantier de transformation, l’outil sera testé, voire même mis en place sans accompagnement. Trop souvent et trop vite, il sera catalogué comme inefficace, inutile, inadapté. Il ne suffit pas seulement de s’équiper, il faut aussi se former à prendre en main l’outil. Derrière l’outil, se cache la main et derrière la main se cache … le cerveau. C’est lui qui va adhérer ou résister au changement.

Ce préambule étant fait, nous pouvons donc explorer sereinement le marché des outils visuels sans crainte de nous entendre dire qu’on a oublié la question du sens et des méthodes.

Que ce soit pour le travail en présentiel ou à distance, les outils visuels se sont multipliés cette dernière décennie, répondant ainsi à des besoins d’optimisation pour mieux travailler mais aussi pour répondre à des manques notamment de communication et de collaboration liés aux nouvelles formes de travail.

Nous partirons des outils présentiels pour aller vers les outils numériques, des plus historiques au plus récents. Nous donnerons quelques noms d’outils connus ou que nous connaissons par usage.

Nous ne chercherons aucune exhaustivité côté listing. Si vous pensez qu’un outil ou logiciel manque toutefois à l’appel, nous enrichirons cet article avec votre aide.

Espaces physiques collaboration

Le concept du Flex Office dont, nous avons parlé dans la partie 1, propose des espaces de travail aménagés en fonction des tâches à réaliser par les collaborateurs. L’équipement des salles va donc évoluer selon que vous ayez besoin d’organiser des sessions de créativité ou une réunion de reporting de projet. Les outils visuels trônent désormais au cœur de ces espaces.

A côté des bureaux en open space, apparaissent désormais des …

• salles de réunion avec des murs effaçables pour pouvoir écrire dessus,
• salles de créativité avec un mobilier « lounge « , sans table, avec des canapés pour mettre le corps … et le cerveau dans de nouvelles dispositions avec du matériel pour écrire en couleur,
• salles de visualisation avec des affichages permanents des différentes informations utiles à une équipe projet ou un service,
• et si mobiliser une salle entière est difficile, on voit les équipes s’emparer de murs pour afficher leur tableau de bord et faire des « stand-up meeting ».

Affichage permanent ou temporaire, au-delà de la question de l’espace, vous trouverez systématiquement le nouvelle trousse ou boite à outil du manager visuel :

• feutres ou marqueurs de couleur
• post-it ou autres surfaces pour écrire
• fixateurs selon la surface faciles à déplacer (pate à fixe, scratch plutôt que scotch ou punaise)

Parmi les fournisseurs classiques, Office Dépôt ou Bruneau par exemple, vous verrez de plus en plus de catalogues mensuels faire le zoom sur le matériel visuel : feutres de toutes sortes, chevalet tableau blanc, paper board papier et paper board.

Certains fournisseurs se sont même spécialisés dans du matériel de bonne qualité pour équiper les penseurs visuels, managers visuels, facilitateurs visuels … afin d’optimiser l’expérience utilisateur.

• Lean Management : plusieurs sites vous proposent du matériel Lean Management. Attention, nous sommes dans le domaine du Lean Manufacturing. Ce matériel n’est pas adapté pour faire de Lean Office. (Lean Office est une application du Lean Manufacturing aux processus du tertiaire).
• Pensée Visuelle : si vous trouvez que le matériel des fournisseurs de fournitures bureau est un peu trop « classique », cherchez des sites spécialisés dans le matériel pour la pensée visuelle. On en a un trouvé un pour vous ! Manual Thinking.
• Métaplan® : toujours pas disparu ! Né dans les années 80, il s’agit avant d’une méthode de collecte et de traitement des idées sur du matériel visuel papier conçu spécialement pour supporter la méthode d’animation. Pourquoi, on vous en parle ici, car le métaplan est souvent considéré seulement comme un outil. « On va faire un métaplan = on va coller des post-it sur le mur ». Pas seulement !
• Kumqwat® : méthode récente pour représenter en 3D vos idées, vos visions, vos projets. Attention, pas de la 3D numérique, non de la 3D tactile. Vous sculptez vos idées en quelques instants grâce à un objet qu’ils ont créé spécialement pour supporter la méthode : le Pod ! On vous en parle aussi car vous pouvez tout à fait acquérir l’objet seul comme un outil qui supportera vos propres méthodes d’animation.
• Matrices visuelles : nous sommes encore à la lisière de la méthode mais finalement on en fait ce qu’on veut … pensez à toutes les matrices visuelles qui vont vous aider à organiser l’information dans l’espace. Vous avez sans doute entendu parler de matrice SWOT, matrice Important-Urgent, matrice BCG …. Vous pouvez aller plus loin avec des matrices plus complexes comme celles de David SIBBET que vous pouvez acheter en ligne sur son site.

Toute l’équipe Signos attend vos sources complémentaires sur ces outils « manuels ».

Outils de visioconférence

Pour accompagner le travail à distance, ce sont d’abord les outils de visioconférence qui ont percé.
Pour les réunions, on reste dans des salles distantes et on s’équipe d’un système de visioconférence avec caméra directionnelle pour les salles les plus high-tech.

Pour le travail à distance, on reste sur son poste, avec des écouteurs, pour communiquer en one-to-one ou à plusieurs dans des salles de réunions virtuelles.
Nous pouvons aussi partager notre écran pour présenter nos supports d’information avec des solutions gratuites ou payantes pour des usages professionnels plus poussés comme la programmation de réunions.

• Skype
• Zoom
• Appear.in
• Join.me
• Gotomeeting

Le paper-board s’est numérisé pour devenir un tableau blanc online, option disponible dans plusieurs solutions de visioconférence.

Ce paper-board online a très vite montré son intérêt. Par une simple capture d’écran, on peut garder une trace à tout moment des échanges, permettant de refaire l’historique des échanges si besoins. On gagne en dynamique de communication.

Finalement, pourquoi ne pas viser ce même bénéfice dans nos salles physiques ? Pourquoi le numérique ne se mettrait pas au service du présentiel !

Outils de projection interactifs

Comme leurs noms l’indiquent, les outils visuels interactifs misent sur l’interaction pour installer une nouvelle dynamique d’échange et de communication dans les milieux pédagogiques puis managériaux.

Mais les bénéfices dépassent largement la dimension de l’interaction.
Ils permettent de « tracer » l’information en gardant facilement l’historique des échanges. Reliés à internet, ils permettent de collaborer à distance.

Et devant le coût que représente la privatisation à temps plein d’un espace de visualisation, mur ou salle, les solutions numériques offrent une flexibilité pour des usages multiples. Chaque équipe peut réserver un mur ou une salle par plage horaire et conserver l’historique de ses échanges sans rien avoir à effacer. Et surtout, chacun peut retrouver l’information une fois revenu sur son poste de travail numérique ! L’information est disponible 24/7, contribuant ainsi l’autonomisation et la responsabilisation des collaborateurs. Plus besoin de demander l’information. Elle est là, disponible ! Reste à établir des règles collectives pour son meilleur usage mais nous sommes … dans la méthode ;-).

Au total, 5 grands bénéfices :

• Interactivité
• Traçabilité
• Connectivité
• Flexibilité
• Disponibilité

Ainsi sont apparus les TBI (Tableaux blancs interactifs) et dernièrement les écrans interactifs tactiles qui commencent à devenir très abordables.

Parmi les fournisseurs, en voici 3 majeurs sur le marché :

• Speechi
• Smartboard
• Activpanel

ET dernièrement, les paper-board se sont numérisés ! Vous écrivez et vos notes sont capturées et envoyées sur votre smartphone ou par mail. Plus besoin de prendre une photo et surtout n’importe qui peut suivre la réunion à distance ! Pas besoin d’investir dans une solution plus coûteuse d’écran interactif si vous souhaitez juste récupérer et partager les notes sur votre paper-board.

Et parfois c’est le marqueur qui se numérise, et non le tableau, pour capturer vos notes.

Voici 2 exemples

• Paper-board numérique Smart Kapp (SmartBoard)
• Marqueur intelligent SmartMarker eBeam (Speechi)

Espaces virtuels collaboration

Et si nous poussions l’interactivité encore plus loin pour une collaboration de meilleure qualité ?

Vous avez besoin de collaborer en temps réel pour mieux voir ce qui se trame en temps réel ? Le choix ne cesse de s’élargir. La frontière devient parfois de plus en plus en floue, chaque solution s’enrichissant continuellement d’options pour capter et élargir sa base d’utilisateurs.

Au départ, pour gérer les documents … mais bien plus désormais.

• Office365
• Google Suite

Au départ pour gérer des idées et/ou des projets …

• Trello, Planner … pour les fans de gestion de projet via l’approche Kanban
• Des logiciels de schématisation comme Lucidchart
• Des logiciels de Mind Mapping comme Mindomo ou Mindmeister
• Des logiciels de Lean Management comme iObeya

Au départ, pour échanger au quotidien …

Ces outils sont finalement tous devenus plus ou moins des RSE (Réseaux sociaux d’entreprises) avec des options différentes selon leur orientations.

Au départ, pour digitaliser toutes vos réunions (brainstorming, reporting, prise de note…)

• Klaxoon
• Mural.co
• Tamashare
• ..

Et pourquoi ne pas créer votre espace virtuel de collaboration permanent. Vous pourriez y partager tout type de document, afficher plusieurs partages d’écran à la fois …

• Tamashare : pour les accros à la sécurité, il crypte les communications et sans rien stocker dans le cloud assurant la confidentialité même en dehors de l’entreprise

Conclusion

Les outils de management visuel évoluent très vite depuis une décennie. Les coûts ont beaucoup baissé mais les pratiques ont également énormément changé.

Avec les solutions existantes historiques de visioconférence, l’attention est focalisée sur les participants et non sur le contenu.
Les solutions récentes misent sur l’inverse : elles se focalisent sur la collaboration en temps réel, en présentiel comme en distanciel !
Avec la baisse du prix des équipements et les efforts technologiques pour réduire la consommation de bande passante, nous obtenons désormais des niveaux d’interactivité et de fluidité propres aux jeux vidéos.
Collaborer devient un « jeu d’enfants ».

Historiquement – au 20ème siècle – le management visuel avait pour but d’autonomiser et responsabiliser les collaborateurs, de fluidifier et d’accélérer les échanges.

Pour relever le défi du travail à distance, les outils visuels ont fourni une première solution mais ils ont mis l’accent la communication visuelle, sur le communicant, pas sur l’information échangée ni sur les process d’échange et de collaboration. D’ailleurs, on ne parle pas de management visuel en utilisant ces outils.

Mais cette dernière décennie, pour aider le monde du management à relever les défis en ION de la participation, implication, motivation, responsabilisation, autonomisation, innovation, collaboration et les défis en ITE de créativité, flexibilité, fluidité, rapidité, agilité, efficacité productivité, les outils visuels ont évolué pour rééquilibrer le couple collaborateur / information. Nous ne voulons pas seulement voir qui parle et voir sa caméra en grand, nous voulons voir ce qui dit, se « trame », s’organise, se structure, se décide avec de plus en plus de transparence.

Les nouveaux outils visuels numériques réintroduisent la notion historique de management visuel transformant en même le visage du management visuel en ce 21ème siècle.

Quand on parle de collaboration, cela dépasse la notion de distance !

Pour revoir tous les épisodes

• Multimodalités De Travail (1/4) : Les Nouveaux Espaces De Travail
• Multimodalités De Travail (2/4) : Les Nouveaux Outils Collaboratifs
• Multimodalités De Travail (3/4) : Les Nouvelles Méthodes Collaboratives
• Multimodalités De Travail (4/4) : Nouvelles cultures managériales