Multimodalités De Travail (3/4) : Les Nouvelles Méthodes Collaboratives

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Introduction

Dans cette 3ème partie consacrée aux multimodalités du travail, nous allons aborder la question des méthodes collaboratives. C’est systématiquement celle qu’on nous pose en 2ème après celles des outils. En fait, on nous pose surtout la question en double : quels sont les nouvelles méthodes et nouveaux outils ? Avec des confusions fréquentes entre méthode et outil.

Petit effort de définition (à partir du site Encyclopaedia Universalis)

• Méthode, mot d’origine grecque, signifie chemin : celui, tracé à l’avance, qui conduit à un résultat. La méthode se rapporte à la meilleure façon de conduire un raisonnement, de réaliser quelque chose.
• Outil : prolongement de la main de l’homme, l’outil est un moyen grâce auquel celui-ci peut transformer la nature.

Rajoutons que l’outil peut s’utiliser avec méthode. Derrière la main, l’outil mais derrière l’outil, la méthode. Tout comme les outils, utiliser des méthodes sans se poser la question du sens conduit le plus souvent à un échec.

Notre choix est clair : des méthodes utilisables au quotidien, pour soi ou en équipe !

Nous mettrons de côté les méthodes de facilitation et d’animation pour les réunions, de séminaires … pour des groupes de 50, 100 personnes et beaucoup plus.

Nous ne cherchons pas à être exhaustif mais à vous proposer les méthodes les plus pertinentes au quotidien. Comme pour chacun de nos articles, si vous pensez que nous avons raté une méthode essentielle, nous accueillons avec plaisir vos contributions et enrichirons cet article.

Ce serait trop long de transformer cet article en compilation de fiches techniques. Nous sentons bien que cela intéresse plusieurs de nos lecteurs. On y pense … pour plus tard.

Donc, si une méthode vous intéresse, dites-le-nous par mail. Cela nous aidera à définir notre stratégie d’écriture.

Méthodes cognitives

Méthodes cognitives => Visual Thinking

Avant d’en arriver aux « méthodes process », commençons par les « méthodes cognitives » ou méthodes de pensée visuelle.

Au sein des ces méthodes visuelles de réflexion, nous distinguons les techniques « réglées » et les techniques « libres ».  Ce sont les premières qui nous intéressent le plus ici. Les méthodes « libres » ne proposent pas de règles d’organisation spatiale précises. Chacun organise comme il le souhaite ses idées : schématisation, sketchnoting, scribing.

Toutefois, vous pouvez mettre des règles d’organisation dans vos schémas. Allez faire un petit tour sur le site de David SIBBET et sur le site de Dan Roam par exemple.

Les méthodes « réglées » possèdent des règles « spatiales » claires de fabrication qui aident les collaborateurs à mieux échanger, analyser, décider, piloter. Voici les 4 méthodes « réglées » principales qui dominent le quotidien de nos clients depuis une décennie d’accompagnement avec eux.

• Mind Mapping ou carte mentale : méthode visuelle d’organisation hiérarchique des idées, connaissances, activités, projets …
• Time Mapping ou Ligne de temps : méthode visuelle d’organisation temporelle des actions et projets. Il existe plusieurs formes connues de structures temporelles : time line, retroplanning, kanban, diagramme de Gantt.
• Perceptual Mapping ou carte perceptuelle : méthode visuelle d’organisation spatiale des idées. Elles sont souvent mieux connues sous le nom de matrice visuelle. Il existe plusieurs : matrice SWOT, matrice Eisenhower (Important-Urgent), matrice BCG, matrice d’Ansoff, matrice Mc Kinsey, Matrice ADL …
• Concept Mapping ou carte conceptuelle : méthode visuelle d’organisation systémique des idées et des connaissances.

Ces méthodes cognitives – de structuration mentale – seront réinvesties dans les « méthodes process » transversales ou propres à un métier.

Méthodes de créativité

Passer du manager-expert au manager facilitateur

Sans tout dire sur la partie 4/4 consacrée à la culture managériale, les nouvelles méthodes collaboratives cherchent de plus en plus à mobiliser l’intelligence collective.

Si l’organisation pyramidale reste adaptée à des environnements où il s’agit de faire exécuter des ordres… elle devient moins efficiente dans des environnements complexes qui exigent plus d’agilité.

Côté posture, le manager doit maîtriser de nouvelles approches pour ne pas tout manager en mode expert mais aussi savoir être manager-facilitateur, manager-coach, manager-projet …

Ces nouvelles méthodes pour mobiliser l’intelligence collective peuvent prendre divers noms. On les trouve souvent sous le terme de méthode de facilitation. Elles ont souvent comme caractéristiques de s’appuyer souvent sur des techniques de visualisation des idées pour toutes les raisons que Signos évoquent depuis plus de 10 ans !

Méthodes de créativité

Brainstorming et le … Brainwriting

Si certains font encore un brainstorming sur un paper-board rapidement, il est nettement plus efficace d’animer visuellement un brainstorming avec post-it ou des outils numériques comme Klaxoon ou tout logiciel de TBI qui propose l’option de post-it numérique.
Des études ont montré qu’il était plus efficace de faire précéder un brainstorming d’un brainwriting où chaque participant écrit ses idées sur des post-it et va ensuite afficher sur un mur ou les passe à son voisin pour faire de l’association d’idées. Il  existe plusieurs manières d’animer un brainwriting.

Sketchstorming

Plutôt que d’écrire ses idées, on les dessine. Un conseil, faire des schémas ou croquis simples, basiques. Les représentations visuelles ont le pouvoir de stimuler l’imagination encore un peu plus que les paroles (parlées ou écrites).

Méthode des post-it ou Métaplan®

Mind Mapping

Comme vous le savez, le Mind Mapping sert à plein de choses. C’est sans doute la méthode la plus efficace dans le quotidien d’une équipe. Si vous voulez en savoir plus sur comment faire du Mind Mapping pour de la créativité, parcourez cet article et notamment les phases 1, 2 et 3 de la méthode IDEAXION. L’avantage du Mind Mapping, c’est que vous pouvez catégoriser et sous-catégoriser vos idées à volonté et grâce aux logiciels de Mind Mapping, vous animez facilement la phase de décision.

Gamestorming

Il s’agit de gamifier les brainstormings en s’appuyant sur des jeux conçus spécialement pour cela comme Les jeux de Thiagi ou en détournant des jeux de sociétés existants en les mettant à votre propre sauce. Le point commun entre tous ces jeux ? Ils sont la plupart du temps tous très visuel ! Un plateau, des cartes, des couleurs, des images …

Méthode des 6 chapeaux

C’est une de nos méthodes favorites car elle nous a largement inspiré dans son principe pour la méthode IDEAXION. Il s’agit d’aider les participants à se focaliser cognitivement. A l’origine, elle a de visuel son nom avec les 6 couleurs, une par chapeau, pour symboliser visuellement le canal de réflexion. Depuis 10 ans, nous conseillons de l’animer en la mixant avec du Mind Mapping. Suivez ce lien pour voir la méthode des 6 chapeaux en Mind Mapping.

Technique de concassage des idées ou méthode SCAMPER

La méthode SCAMPER a été développée par Alex Osborn (qui a aussi créé la technique du Brainstorming). Il s’agit d’une série de questions (une check-list) pour développer et améliorer les produits. En 1971, Bob Elberne lui donne l’acronyme S.C.A.M.P.E.R. Depuis 10 ans, nous conseillons également de l’animer en la mixant avec du Mind Mapping.

Méthode QQOQCCP

Acronyme de « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?«. La méthode QQOQCCP est un outil de questionnement pour démultiplier les idées. C’est aussi une méthode d’analyse pour la résolution de problème.

Et si on faisait de la créativité en visualisation 3D réelle !?

Technique de créativité aléatoire : Dodécaèdre de Roger Von Oech

Dodécaèdre de Roger Von Oech: Von Oech propose d’utiliser le dodécaèdre comme objet inducteur pour stimuler l’imagination. Comment ? Il propose de jouer avec cet objet, d’exploiter la dimension aléatoire (introduire les éléments du hasard) pour générer des idées.

Mindmorphing®

Cette méthode, qui s’appuie sur le POD, a été développée par la société Kumqwat. Il s’agit d’une méthode pour donner une forme manipulable et modifiable à un processus intellectuel (situations, pensées, idées, ressentis, etc), pour ancrer des notions ou des concepts sur un support physique, donner une forme à ces perceptions, individuelles comme collectives.

Design Thinking

Et le Design Thinking alors ? Il s’agit d’une méthode co-créativité, synthèse entre la pensée analytique et la pensée intuitive.

Diverses méthodologies sont utilisées sous forme de modèles ou outils. Le modèle en double diamant (Double diamond) formalisé par le Design Council (UK) est très courant, mais on trouve aussi le modèle en V, en spirale, Waterfall etc. En fait, il n’existe pas un mais plusieurs modèles de Design Thinking à suivre. Tout dépend du projet et du but poursuivi. Cependant, toutes ces techniques relèvent d’une approche expérimentale centrée utilisateur / humain et mettant l’intelligence collective au service de l’innovation.
Il ne s’agit pas d’une méthode visuelle à proprement dite. C’est plutôt un processus de créativité comprenant une phase de prototype réel ou de représentation visuelle du résultat attendu. Et tout au long du processus, vous pouvez mobiliser les méthodes visuelles présentées plus haut.

Méthodes d’aide à l’analyse et à la décision

Toutes les méthodes de créativité sont utiles pour la résolution de problèmes. Elles aident notamment à poser le problème, à recueillir et organiser les idées.
Pour les analyser, faire des comparaisons, évaluer des niveaux de risques ou d’opportunités, identifier des interactions d’un système, les méthodes visuelles sont en général au cœur des méthodes de résolution de problème en équipe. Elles offrent des matrices visuelles partagées, véritables référentiels communs.

Mind Mapping ou carte mentale

Nous allons retrouver encore le Mind Mapping mais cette fois en mode analyse d’un problème. Soit avec une approche heuristique surtout pour analyser des situations nouvelles, inattendues ou les modèles connus risqueraient de ne pas être adaptés, soit avec une approche justement modélisée. Il existe différentes méthodes de résolution de problème qui gagnent à être utilisées en mode visuel et notamment en mode Mind Mapping qui est la méthode cognitive la plus simple pour rendre visuelles des méthodes présentées de manière linéaires.

Dans notre livre « Managez avec le Mind Mapping », nous présentons plusieurs matrices en téléchargement où vous retrouverez entre autre la méthode PARE, la méthode SPRI, le modèle PESTEL, les 5 forces de Porter …

Le Mind Mapping est sans doute la méthode visuelle la plus généraliste. On la présente comme le couteau suisse du Management Visuel.

Concept Mapping ou carte conceptuelle

La carte conceptuelle, proposant une organisation en réseau, est l’outil privilégié pour étudier les structures complexes. Vous avez besoin d’étudier en profondeur les liens entre différentes données, la carte conceptuelle a été conçue pour cela. Elle cherche à simplifier le complexe pour le rendre plus intelligible.

Développée à l’origine pour cartographier nos systèmes de connaissances, elle permet de cartographier tout autre type de système d’informations, du plus simple au plus complexe : cartographie des process et procédures, audit d’organisations, élaboration de modèles complexe, analyse systémique, cartographie des connaissances et des compétences, cartographie stratégique…

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le livre « Managez avec le Concept Mapping ».

Matrice visuelle

En fait, le nom « savant » de la matrice visuelle est Perceptual Mapping ou carte perceptuelle. Comme le Mind Mapping et le concept Mapping, nous l’avons présenté brièvement dans les méthodes cognitives. Vous en avez sûrement rencontré déjà quelques-unes : matrice Eisenhower ou Important/Urgent pour gérer le temps, la matrice SWOT pour analyser les forces – faiblesses – menaces – opportunités, la matrice BCG, Mc Kinsey, ADL ou Ansoff pour faire des analyses stratégiques, la matrice DISC pour profiler les préférences comportementales, la matrice HBDI pour profiler les préférences de pensées …

Et nous pourrions en nommer encore près d’une cinquantaine. Mais plutôt que d’en faire une liste à la Prévert, il est plus efficace de comprendre comment construire ses propres matrices. La fiche technique n’est pas encore prête. On y pense !

Toutes les matrices visuelles se composent d’axes et de critères de direction et de pondération qui permettent de segmenter l’espace et de positionner les informations dans ces différents segments.

Par exemple, en stratégie et marketing, le positionnement et la concentration ou l’isolement des informations permettent de sortir des comparaisons pour savoir où on est et où aller, décider d’une stratégie de différenciation ou plutôt d’attaque ou de défense de son marché.

Canevas stratégique

Les canevas ont différentes formes. Ce sont la plupart du temps des tableaux, des ronds, des carrés, des pyramides avec des zones dénommées dans lesquelles on dépose des idées sus forme de post-it papier ou numérique.

Il existe le Canevas stratégique, un faux ami car c’est en fait construit comme une matrice visuelle avec 2 axes. C’est une méthode créée par Kim et Mauborgne dans leur ouvrage Stratégie Océan Bleu. Le canevas stratégique permet de représenter les offres en présence dans un secteur et de les comparer suivant différents critères.

Parmi les canevas les plus connus, notez les « Business Model CANVAS », « Lean Canvas », « Team Canvas », les « Project Canvas », « Value Proposition Canvas » …

Et nous pourrions également en nommer encore près d’une cinquantaine. Comme pour les matrices visuelles, il est plus efficace de comprendre comment construire ses propres canevas. La fiche technique n’est pas encore prête. On y pense aussi !

Méthodes de pilotage d’activités / projet

Lorsque nous parlons de méthodes de pilotage de projet, nous pensons aux méthodes qui permettent d’organiser et de suivre les actions. Quand nous parlons de management de projet, nous pensons à une approche plus globale qui intègrent toutes les méthodes de créativité, d’analyse, de décision, de gouvernance.

Et lorsqu’on parle de plan d’action et de planification d’un projet, certaines méthodes viennent quasi systématiquement à l’esprit : réaliser un Gantt ou Kanban.

Méthode GANTT

Pour réaliser un diagramme de Gantt, il faut un peu de méthode. De nombreux sites internet, blog, tutoriels existent sur ce sujet. De notre côté, nous avons écrit un article rapide sur le sujet « Méthode Gantt et Mind Mapping – Le Blog du Management Visuel » en attendant une série d’articles plus spécifiques.

Méthode Retroplanning

Si faire un Gantt vous semble disproportionné, faites un Retroplanning dans un Tableur. Faites-le de manière la plus visuelle bien entendu en utilisant les options visuelles de votre logiciel tableur.

Méthode WBS

Kesako ? WBS = Work Breakdown Structure. Comme on l’écrit dans l’article « Méthode Gantt et Mind Mapping – Le Blog du Management Visuel » , pour préparer un bon Gantt, il faut faire un bon WBS. Et quel est l’outil idéal pour la faire ? Un logiciel de Mind Mapping ! Encore ! Mais attention, cette fois, il s’agit d’utiliser le Mind Mapping avec une méthode WBS. Plus rien à voir avec le Mind Mapping à la mode Buzan.

Méthode KANBAN

Gantt, c’est une vraie usine à Gaz. C’est pénible à faire et à suivre au quotidien. Oui, ça peut l’être si vous n’avez pas les outils adaptés. Pensez donc à mixer Mind Mapping et GANTT.

Mais c’est vrai, tout le monde n’a pas besoin de faire un GANTT surtout si vous comptez travail en mode agile, en mode itératif. On considère souvent Kanban comme un outil mais en fait il s’agit avant d’une méthode. Pour en savoir plus, suivez notre article sur « Méthode Kanban et le Management Visuel ».

Business Process Management (BPM)

Un logigramme ou diagrammes de flux est un outil utilisé en Qualité qui permet de visualiser de façon séquentielle et logique les actions à mener et les décisions à prendre pour atteindre un objectif défini. Il permet de décrire complètement une activité. Il est ainsi possible de mettre en évidence les éventuels gaspillages ou valeur ajoutée, dans une démarche d’amélioration continue.

Le Business Process Management (BPM) ou Gestion des Processus Métiers, permet d’avoir une vue d’ensemble des processus métiers de l’organisation et de leurs interactions pour les optimiser et les automatiser autant que possible. Pour ce faire, il faut analyser le fonctionnement réel de l’entreprise afin de le modéliser informatiquement, par exemple avec le formalisme BPMN et les outils associés.

• Organigramme : Passons la présentation de cet outil archiconnu. L’important est de le tenir à jour avec les bonnes informations pour en faire outil du quotidien et pas seulement un outil d’information.

• Sociogramme : C’est un diagramme des liens sociaux qu’une personne possède. Les critères qui servent à établir un tel diagramme sont divers : relations personnelles, relations professionnelles, canaux de communication.
  Cet outil permet d’objectiver la dynamique du groupe, afin qu’un manager, par exemple, soit moins influencé par ses sentiments et ses préjugés lorsqu’il établit des équipes de travail.

Conclusion

En terminant sur les sociogrammes, nous ouvrons la porte aux nouvelles méthodes de gouvernance. Elles ne sont pas en soi visuelles mais elles peuvent s’appuyer dessus avec efficacité. Nous pensons notamment à l’Holacratie, un système d’organisation de la gouvernance, fondé sur la mise en œuvre formalisée de l’intelligence collective.

Pour en savoir plus :

• divers sites dont le site mère : holacracy.org.
• participer un atelier découverte en France avec Jean-Michel Gode
• un éditeur français propose un logiciel dédié à cette approche Holaspirit. Rien que le fait de visualiser votre organisation avec cette méthode va vous faire réfléchir.

Vous avez sans doute d’autres approches à partager comme celle de l’Holacratie qui a « processé » l’intelligence collective pour que ce ne soit pas seulement un effet d’annonce des dirigeants et managers. Vos suggestions sont attendues avec impatience.

Nous voici donc à la frontière du 4ème article consacré aux nouvelles cultures managériales – qui se cachent parfois derrière des méthodes comme celles dont nous venons de parler – mais qui le plus souvent, ne s’appuient pas encore sur des méthodes claires et partagées par tous. Vouloir devenir une organisation apprenante ou installer un management participatif est une belle intention. Mais de l’intention à l’action, les écarts sont parfois importants et finissent par devenir source de frustration voire même d’inefficacité.

Les nouvelles cultures managériales impliquent systématiquement un changement de postures, de méthodes et d’outils qui doit se faire simultanément.

Pour revoir tous les épisodes des Multimodalités de Travail :

• Multimodalités De Travail (1/4) : Les Nouveaux Espaces De Travail
• Multimodalités De Travail (2/4) : Les Nouveaux Outils Collaboratifs
• Multimodalités De Travail (3/4) : Les Nouvelles Méthodes Collaboratives
• Multimodalités De Travail (4/4) : Nouvelles cultures managériales