Du management visuel au leadership visuel

Le management visuel prend de l’ampleur pour s’étendre à toutes les dimensions du travail car rendre le travail visuel, rendre visible l’invisible fait gagner en productivité tout en réduisant le stress.
Mais le management visuel va beaucoup plus loin désormais ! Et les leaders l’ont bien compris. Désormais, nous voulons partager une vision commune, donner à voir le futur pour motiver, rassurer, faire rêver… Nous parlons de Leadership Visuel !

Le Manager-Leader va miser sur la transparence de son organisation, n’ayant rien à cacher, pour construire une confiance durable entre tous les collaborateurs, les équipes, les services.

Que manager visuellement ?

Tout. Il existe des méthodes et des outils pour chaque type d’environnement professionnel – du monde industriel au secteur tertiaire – et pour chaque type de besoin – du simple reporting à la vision stratégique.

Pas besoin de connaître le Lean Management ou le Management Agile pour faire du Management Visuel. D’ailleurs, cela ne vous donne qu’à peine 10% de la réalité du Management Visuel.

Aujourd’hui, nous pouvons tout manager visuellement.

• Manager les Chiffres / Données
• Manager les Idées / Connaissances
• Manager les Actions / Projets
• Manager les Personnes / Équipes

Qui peut manager visuellement ?

Tout le monde ! Du manager de proximité au dirigeant, de la direction de la production à la direction générale en passant par les fonctions supports, tout le monde peut manager visuellement.

• Direction générale
• Marketing
• Commercial
• Finance
• Production
• RH
• Achats
• Juridique
• ….

De la stratégie au reporting quotidien et inversement !

Vous pouvez installer des processus de management visuel pour plus d’efficacité au quotidien, pour accroître la productivité, pour mieux motiver les équipes, pour mieux manager ses projets … Voici la première version de notre référentiel d’analyse né de 10 ans d’écoute et d’analyse des besoins de nos clients.

• Élaborer et animer des reportings efficaces
  L’objectif est simple : transmettre les bonnes informations, au bon moment, aux bonnes personnes, dans le bon format pour aider à mieux analyser et réduire les écarts entre le prévu et le réel, résoudre les problèmes qui se présentent.
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• Installer une dynamique d’amélioration continue
  On reprend les objectifs précédent mais avec la volonté de pouvoir analyser et corriger les problèmes en temps réel, en responsabilisant les collaborateurs pour gagner en réactivité. On affiche les indicateurs clés avec une mise à jour régulière consultable par tous, de partout ! Transparence totale ! On affiche clairement les résultats, les écarts et aussi la contribution de chacun. Cela demande de mettre en place des règles claires de communication, collaboration, décision, intervention.
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• Management de Projet
  Il ne s’agit pas seulement de piloter visuellement un projet mais aussi d’utiliser les méthodes visuelles pour faciliter la définition des objectifs et l’allocation des ressources. Dans la phase de pilotage, nous allons donc retrouver au minimum les objectifs de reporting, parfois avec des process d’amélioration continue et une volonté de travailler en mode agile. C’est dans cette phase d’élaboration du projet que les nouveaux outils visuels de management comme le Mind Mapping révèlent tout leur intérêt : structure WBS, diagramme de Gantt, matrice d’analyse des risques, matrice d’analyse des forces et faiblesses, matrice RACI …
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• Vision stratégique
  Nous retrouvons tous les mêmes process de clarification des objectifs et d’analyse des risques et leviers de réussite mais à l’échelle d’une organisation en vue d’étudier son positionnement sur le marché, vis à vis de la concurrence, au regard des évolutions technologiques, normatives … De nouvelles matrices font leur apparition (matrice PESTEL, matrice des forces de Porter…).
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• Management d’équipe
  Nous pouvons manager visuellement nos collaborateurs et nos équipes que ce soit dans une relation hiérarchique au sein d’un service ou département ou que ce soit dans une relation horizontale, en mode projet. Dans les 2 cas, il est utile d’y voir sur les connaissances et compétences disponibles et attendues, la définition des rôles et responsabilités et sur tout des objectifs annuels ou liés à un projet en vue de mettre en place un processus d’évaluation tout au long de l’année ou dans la durée du projet. Installer une dynamique d’évaluation constructive dans la durée, c’est installer en même temps une dynamique de motivation durable !

Avec quels outils manage-t-on visuellement ?

On peut manager visuellement avec un simple papier et crayon ou ses logiciels de bureautique classique. Ce qui fait la différence, c’est votre connaissance des méthodes visuelles existantes, des matrices visuelles utiles à votre niveau et aussi de la créativité personnelle pour adapter les méthodes et outils à son univers professionnel.

A la main

Si vous travaillez à la main, il vous faudra faire un effort dans votre écriture et apprendre à mettre en scène les idées et infos clés.

• Affichage mural
• Création d’une salle de visualisation ou « Visualisation Room »

Outils de bureautique classique

Avec vos outils de bureautique classique, vous devrez vous pencher sur options visuelles de vos logiciels en respectant des règles cognitives pour re-présenter des informations de manière efficace pour faciliter et accélérer la compréhension, l’analyse et la prise de décision.

• Word, Google Docs …
• Excel, Google Sheets …
• PowerPoint, Google Slides …

Logiciels visuels

Mais si vous voulez vraiment gagner du temps et gagner en qualité de traitement des informations, autant investir dans des logiciels visuels, généralistes ou spécialisées. Ces logiciels ont été développés dès le départ avec un « ADN de visualisation » des idées et des informations et sont donc plus performants qu’un logiciel classique sur lequel on développe comme on peut des options visuelles et qui sont souvent pas ou mal utilisées.

Parmi les outils généralistes, les fameux logiciels de Mind Mapping, véritable couteaux suisses du management visuel et les logiciels de Kanban. Voici quelques noms mais impossible d’être exhaustif dans ce billet. On vous donne les plus connus ou les plus disponibles sur le terrain.

• Mind Mapping : XMind (gratuit en basic), MindManager (payant mais la Rolls Royce), Mindmeister (logiciel de collaboration en ligne en temps réel)
• Kanban : Trello, Planner (Microsoft)

A noter que certains éditeurs de logiciel de MindMapping commencent à tenter de passer du mode Mapping au mode Kanban et inversement, certains éditeurs de logiciel Kanban proposent un mode Mapping en complément du mode Kanban. Tout le monde a compris l’intérêt de relier les deux ! C’est une question de maturité de développement mais ça venir très vite et tant mieux !

Ensuite parmi les outils plus spécialisés, vous aurez des outils de Work-Flow ou de gestion de projet avec le fameux diagramme de Gantt.

• Work-Flow : Bizagi …
• Gantt : Microsoft Project …

Les logiciels de Mind Mapping les plus évolués proposent désormais du Gantt donc Microsoft Project devient seulement utile pour de gros projets. Idem pour les Work-Flow. Si vous avez besoins d’élaborer des processus simples, certains logiciels de Mind Mapping comme MindManager proposent un module pour faire ses diagrammes d’activités. Les logiciels de Work-Flow restent utiles pour les professionnels de pilotage de l’activité par les processus.

Progiciel : logiciel métier dédié

Vous disposez d’un progiciel pour la gestion de projet, le marketing, le commercial … ou pour un secteur spécifique, gestion de patrimoine, architecture … mais vous n’exploitez pas tout son potentiel. De plus en plus, les éditeurs ont compris qu’ils devaient proposer des interfaces plus « user friendly » mais aussi des traitements d’informations plus ergonomiques et donc plus visuels sous peine de voir leurs clients passer à la concurrence.

Témoignage personnel : c’est ce qui se passe pour nous avec notre CRM. Nous évaluons de plus en plus la perte de temps à analyser l’information disponible et nous la mettons chaque année en face du coût lié au changement de logiciel. Notre CRM ne pourra bénéficier que d’options visuelles, il n’est pas visuel dans son ADN et chaque année, il vieillit plus vite par rapport à la concurrence. Les bénéfices à changer sont de plus en plus grands car la visualisation des données en temps réel dans des formats confortables et rapides à lire nous fait gagner un temps monstreux en reporting, analyse des résultats et surtout peut aussi nous alerter pour éviter des boulettes qui peuvent coûter très cher : rattraper un client ou capter un prospect dont le seul chiffre d’affaire avec ce client couvre largement le coût du CRM à l’année !

Faites l’analogie avec votre GPS qui vous donne l’information en temps, vous fait économiser du temps et du carburant tout en faisant baisser votre niveau de stress par rapport à la carte papier où il faut s’arrêter, repérer où nous sommes, faire nous même les calculs et en plus, si nous étions pressés, nous serions tentés de faire tout cela en roulant augmentant le risque d’erreur et surtout d’accident !

« Salles » numériques de visualisation

Le problème avec les salles de visualisation physique, c’est que nous ne pouvons pas emporter les informations dans notre bureau ou les rendre disponibles en temps réel, 24/24, pour tous et partout. A l’heure du télétravail, du travail nomade, du travail en mode projet avec des équipes éclatées géographiquement mais aussi temporellement, disposer d’un espace numérique de travail collaboratif devient un levier productivité avec des économies de déplacement mais surtout de nouveaux modes de travail de collaboration en temps réel qui modifient les logiques d’implication et de responsabilisation des collaborateurs dans leur travail.

La liste des logiciels serait trop longue. En gros, nous voyons 3 grandes catégories de logiciels pour créer une « salle numérique »;

• Logiciel de partage d’écran : nous en avons souvent un par défaut installé sur notre ordinateur et sinon, il existe des solutions gratuites rapides à installer en un clic comme Skype sans doute le plus connu.
• Logiciel de visioconférence : même remarque que précédemment. Et plusieurs logiciels payants proposent des versions gratuites avec options réduites pour tester l’intérêt d’une solution plus puissante que le simple partage d’écran : tableau blanc, enregistrement …
• Logiciel d’espace de travail numérique et de collaboration numérique. Vous travaillez en temps réel dans l’espace numérique avec différentes matrices visuelles et outils visuels mis à disposition des utilisateurs.