Management Visuel avec Planner

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Pour débuter facilement dans le Management Visuel, nous prônons régulièrement les bénéfices et les avantages de commencer par le Mind Mapping. Il existe une autre méthode très plébiscitée pour démarrer, la méthode Kanban.

Nous ne revenons pas sur les fondamentaux de la méthode, que nous avons traitée dans un article dédié à la méthode : La méthode Kanban et le Management Visuel.

Il est toujours intéressant de connaitre la méthode qui se cache derrière un outil pour en tirer le maximum de bénéfices. Alors, si vous ne la connaissez pas encore, prendre 5 mn pour la découvrir est un très bon investissement !

Dans cet article, nous allons nous intéresser à un outil que beaucoup possèdent sans le savoir et qui évolue régulièrement pour enrichir ses fonctionnalités : Microsoft Planner.

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Qu’est-ce que Microsoft Planner ?

Microsoft Planner est un outil de gestion de projets et de tâches conçu pour les équipes. Il fait partie de la suite Microsoft 365 et permet aux utilisateurs de créer, assigner et organiser des tâches, de suivre l’avancement des projets et de collaborer avec leurs collègues.
Voici quelques-unes des caractéristiques principales de Microsoft Planner :

• Planification de Tâches : les utilisateurs peuvent créer des plans, ajouter des tâches, définir des échéances, et organiser les tâches ou les attribuer à d’autres membres de l’équipe.
• Organisation Visuelle : les tâches peuvent être organisées en « colonnes » qui peuvent représenter des étapes de travail, des priorités, des projets, ou d’autres catégories. Cela aide à visualiser l’état d’avancement des différents aspects d’un projet.
• Collaboration : Planner facilite la collaboration en permettant aux membres de l’équipe de commenter les tâches, de partager des fichiers et de mettre à jour le statut des tâches.
• Intégration : Planner s’intègre avec d’autres outils de Microsoft 365 comme Microsoft Teams, ce qui permet une collaboration et communication efficaces au sein des équipes.
• Suivi de projet : les utilisateurs peuvent voir des résumés visuels de la progression des projets grâce à des graphiques et des tableaux de bord qui mettent en évidence l’état d’avancement des tâches.
• Accessibilité : Planner est accessible sur le web et via des applications mobiles, ce qui permet aux utilisateurs de rester informés et de gérer leurs tâches à partir de n’importe quel appareil.

Cet outil est particulièrement utile pour les petites et moyennes équipes qui ont besoin d’un système de gestion de tâches simple mais efficace.

Nota bene : le nom de l’outil a connu plusieurs variations. Vous allez trouver le nom « Tasks » ou « Planner » sans distinction. L’appellation actuelle française est « Planificateur Microsoft » et tout semble tendre vers une unification des outils d’organisation de tâches de Microsoft (To Do, Tasks et Planner) vers Microsoft Planner.

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Microsoft Planner et Management Visuel

Quel est le lien entre Microsoft Planner et la Management Visuel ?

L’organisation et suivi des tâches est l’un des usages les plus recherchés en Management Visuel.
La To Do List fait partie des outils du quotidien de presque toute personne qui gère des tâches. Toute personne voulant optimiser cette gestion de tâche en mode listing tombe assez facilement sur l’organisation « Kanban » (ou pour être plus précis « pseudo-kanban ») qui organise les tâches sous forme de colonnes.

Cette organisation plus visuelle des tâches permet une meilleure gestion et suivi de celles-ci.
La To Do List a tendance à nous enfermer dans une lecture séquentielle des tâches et nous pousse à le faire dans l’ordre. Cette façon d’organiser les tâches est donc peu productive pour la gestion d’un projet qui évolue régulièrement et sur lequel nous aurons besoin d’être flexibles.

Et finalement, c’est la que Microsoft Planner tire son épingle du jeu. Il rend obsolète cette question en proposant des « multi vues » qui permettent de passer en un clic d’une vue linéaire (appelée « Grille ») à la vue colonne (appelée « Tableau »).

Planner est donc un véritable outil de Management Visuel car il permet de rendre visuelle votre gestion de tâches avec ce mode colonne (qui simule du Kanban).

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Démarrer sur Microsoft Planner

Comme nous l’avons signalé au début de l’article, l’un des avantages de cet outil est son accessibilité. Eh oui, cet outil est disponible sur Teams. Si vous avez Microsoft 365, vous avez Microsoft Planner sans le savoir.

L’outil est donc disponible de plusieurs manières :

• En application Web sur l’adresse : https://tasks.office.com/
• En application Teams : il faut ajouter l’application « Planificateur ».
• Bonus, Planner est aussi disponible en application Smartphone, disponible sous iOs et Android, vous permettant d’accéder facilement à vos tâches et vos projets en mobile.

Créer son premier tableau

Que vous agissiez sur la version Web, Teams ou Smartphone lorsque vous vous rendez sur l’application, vous avez un bouton « Nouveau Plan ».

Deux choix pour la création de votre Plan :

• Création d’un plan unique : au départ, vous seul y aurez accès et par la suite vous pouvez créer un groupe et y rattacher des membres.
• Rattacher votre plan à une équipe Teams : les membres de cette équipe auront accès au plan et vous pourrez leur attribuer des tâches.

Voilà, vous êtes prêt à créer vos tâches dans Planner.

Ajouter vos « Compartiments » (colonnes)

Avant de commencer à lister vos tâches, Planner permet de créer des colonnes appelées « compartiments » pour accueillir vos tâches.

Vous êtes libre de nommer les compartiments comme vous le souhaitez. Vous pouvez aussi renommer le premier compartiment qui se nomme par défaut « A faire ».

Mise en garde : Evitez l’erreur de reproduire un Kanban Classique dans ces compartiments avec les colonnes « A faire », « En cours » et « Terminé ». Le mode de vue en colonne Kanban classique est déjà disponible par default dans Planner dans une option que nous verrons plus tard qui s’appelle les « Regroupements ».

Ajouter vos tâches

Une fois vos compartiments créés, commencez à ajouter vos tâches.
C’est assez simple :

• Vous avez un bouton « Ajouter une tâche » sur chaque colonne.
• Nommez la tâche.
• Ajoutez des éléments de base (échéance et affectation)
• Validez la tâche.
• La tâche s’ajoute dans la colonne en dessous des autres tâches créées.

Bien sûr, vous pouvez déplacer les tâches de colonne à colonne avec un simple cliquer-glisser.

Donc, ne vous freinez pas dans votre création si vous n’êtes pas sur la bonne colonne.

Compléter vos tâches

Vous pouvez préciser la tâche avec des informations supplémentaires. En cliquant sur la tâche, vous avez accès à une fenêtre pour apporter des informations complémentaires :

• Ressources : affecter la tâche à d’autres personnes.
• Etiquettes : sorte de balise/tag que vous pouvez ajouter et nommer. Vous pourrez tagger d’autres tâches avec cette même étiquette pour créer des catégories de tâches transverses au projet. Ces étiquettes vous permettront de créer d’autres vues colonnes pour personnaliser l’affichage de informations selon vos besoins
• Compartiment : équivalent des colonnes, que vous pouvez aussi modifier ici mais qui dans les faits, c’est beaucoup plus simple à faire directement dans le tableau.
• Progression : états de tâches Non démarrée, En cours ou Terminé, pour connaitre l’avancement de votre tâche.
• Priorité : attribuer un indicateur d’urgence qui fera aussi remonter visuellement la tâche dans les colonnes.
• Date de début et échéance : préciser une tâche en ajoutant une date de début. Ceci sera très utile si vous souhaitez utiliser la vue « Planning ».
• Répéter : donner une récurrence à la tâche.
• Note : ajouter un descriptif plus précis à la tâche. Cette note n’est pas visible sur la carte de la tâche dans le tableau mais une coche en haut à droite vous permet d’afficher cette note sur la carte.
• Liste de contrôle : ajouter des micro-tâches de validation en mode To Do List. Vous aurez aussi la possibilité de l’afficher sur la carte de la tâche ou laisser cette liste cachée.
• Pieces jointes : ajouter un document rattaché à la tâche (pièce jointe issue de votre ordinateur ou de votre équipe Teams) ou hyperlien vers un site web.
• Commentaires : discuter entre les membres rattachés à cette tâche.
• Historique : voir l’historique des modifications de la tâche.

Comme vous le voyez, l’outil est très complet pour détailler une tâche, bien plus qu’un simple outil de Kanban classique.
Tous ces détails renseignés libèrent les possibilités d’affichage multi-vues, une des grandes forces que nous détaillons juste après.

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Piloter avec Planner

Jusqu’ici, nous avons parcouru le coté création avec Planner. Regardons maintenant le pilotage !

Explorons les 3 fonctionnalités clés qui font de Planner un outil du quotidien.

• Les Multi-vues
• Les Filtres
• Les Rapports

Les multi-vues dans Planner

Planner vous introduit dès le départ dans le mode « Tableau », qui est le mode connu comme étant le mode Kanban.

Par défaut, ce mode Tableau vous affiche les tâches listées dans les « Compartiments » que vous avez créés, mais il est possible de basculer très facilement sur d’autres types de tableau avec l’option regroupement qui se trouve en haut à droite.

Vous pouvez visualiser des tableaux sous 5 autres regroupements :

• les Ressources,
• l’Avancement,
• la Date d’échéance,
• l’Etiquette
• la Priorité.

Cela est très pratique lorsque vous souhaitez utiliser l’outil pendant une réunion et faire votre revue de projet avec vos équipes.

Au-delà de la vue Tableau, vous pouvez basculer sur deux autres vues :

• la vue Grille : affiche tout simplement les tâches en mode linéaire, un peu à la façon d’une To Do List.

• la vue Planning : sorte de vue retroplanning de l’activité. Attention, cette vue ne va être exploitable que si vous avez attribué des dates de début à vos tâches.

Les Filtres dans Planner

Pour aller plus loin, vous pouvez filtrer les informations pour vous focaliser sur différents éléments.

Les filtres sont disponibles dans toutes les vues !

En choisissant une option, le filtre s’applique automatiquement et ne vous montre que les résultats de l’option sélectionnée.

Vous pouvez faire des filtres multi-critères : cochez plusieurs options. Votre filtre affiche les infos qui contiennent les options cochées. C’est une logique « ET » qui s’impose. Il n’y a pas le choix en la logique « OU » et « ET ».

Les options actives sont signalées par une parenthèse avec le nombre d’options actives par catégorie. Par exemple, ici, nous avons choisi le priorité Important et l’affectation Carolina, nous ne voyons donc que les tâches Importantes de Carolina.

Ce filtre reste actif dans toutes les vues (Grille, Tableau et Planning). Vous pouvez donc basculer vers les autres vues pour voir le résultat sous d’autres angles.

Attention, n’oubliez pas d’effacer le filtre pour retrouver toutes les tâches.

Les Rapports dans Planner

Pour terminer, il existe une dernière fonctionnalité très appréciée qui est celle des rapports. Sur Planner, la vue s’appelle « Graphique ».

Cette vue permet d’avoir, en un coup d’œil, un rapport de l’état de votre projet. Notez bien que cette vue réagit également aux filtres !

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Avantages de l’utilisation de Planner

Comme vous le constater, Planner s’est considérablement enrichi techniquement, visuellement et ergonomiquement.

Voici les 3 avantages que nous considérons comme les plus importants.

La Multi-vue

• Cette capacité de l’outil visualiser le projet sous différents angles facilite le travail de pilotage, analyse et prise de décision.
• La multi-vue permet aussi de s’adapter aux préférences cognitives des différents acteurs.
• Les vues s’auto-génèrent grâce aux informations détaillées dans la carte de tâche.
• Tous les indicateurs visuels disponibles dans la carte de tâche sont en général suffisants pour avoir une vue globale de l’avancement des tâches.

La Collaboration

L’outil permettant de se connecter très facilement avec une équipe Teams, il possède toute la puissance accordée par Teams.

• Joindre des fichiers issus de tous vos canaux,
• Notifier toutes les personnes dès qu’il y a des modifications,
• Se focaliser sur des éléments clés grâce aux filtres pendant vos réunions.

L’organisation personnelle

Tous les projets crées dans Planner vont s’accumuler sur votre espace.

• Chaque espace collaborateur centralise toutes les tâches qui lui sont affectées dans les différents projets. Il s’agit d’un véritable tableau de bord visuel vue multi-projets.
• Chaque collaborateur peut ajouter ses tâches courantes ou personnelles sans lien avec les projets.
• Vous pouvez accéder au planificateur et vous rendre dans « Tasks » pour mieux organiser vos journées.
• Un autre onglet est aussi disponible, « My Day » qui récapitule toutes les tâches que vous avez à faire aujourd’hui.

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Limites de l’utilisation de Planner

Au-delà des avantages qu’il confère nous pouvons souligner quelques limites.

• Nous sommes enfermés dans l’écosystème Microsoft. Cela peut convenir à beaucoup, mais cela empêche par exemple la collaboration avec des personnes externes à votre organisation.
• Arborescence de projet inexistant. Même si les vues sont très claires pour le pilotage du projet, il est impossible de visualiser l’architecture des tâches. véritable faiblesse pour gérer des projets complexes. Pour cela, pensez à compléter votre boîte à outil avec MindManager. Structurer votre projet ne sera pas chose simple avec un outil en mode colonne, un outil en mode mapping sera beaucoup plus adapté.
• Phase d’idéation difficile. Lorsque vous créez un projet, il y a toute une phase de créativité qui s’anime avec des techniques de brainstorming. Exécuter cette phase-là en mode liste ou en mode colonne n’est pas facile. Pour cela, pensez encore un outil de mapping comme MindManager ou de post-it numérique comme Microsoft Whiteboard qui s’intègre dans Teams !

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Conclusion sur Planner

Planner est devenu un véritable un outil de Management Visuel. Il en comporte tous les codes. Les indicateurs dans les cartes de tâches, les différentes vues vous permettant d’avoir différents regards sur le projet, les fondamentaux sont biens là. L’ergonomie améliorée et l’accessibilité de l’outil dans Teams sont de formidables atouts.

Si vous souhaitez vous lancer dans le Management Visuel et si vous possédez Microsoft 365, pensez donc à Planner.
Vous pouvez l’utiliser individuellement mais c’est également un très bon outil de collaboration pour des équipes réduites ou de plus grande taille.

Nous pouvons toujours critiquer et dire que Planner est incomplet mais vue les dernières évolutions et celles des concurrents qui vont devoir innover pour résister, nous sommes certains que l’écosystème de Planner va encore beaucoup évoluer.

Nous vous invitons fortement à tester Planner si vous le pouvez. Nous sommes convaincus que c’est l’une des meilleurs portes d’entrée dans le monde du Management Visuel.