Les outils visuels du Management de la performance

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Pas de management de la performance sans outil de management visuel ! Ce qui ne se voit pas, se pilote mal !

Les outils visuels sont de plus en plus nombreux ! Les outils de management classiques deviennent aussi de plus en plus visuel. rendre un outil plus ergonomique passe obligatoirement par une meilleure compréhension de comment le cerveau humain traitent les données et les informations.

Découvrez ci-dessous une tentative de clarification du marché de outils visuels que vous pouvez mettre au service du management de la performance !

Les outils visuels clés pour le management de la performance collective

Il existe une multitude d’outils visuels qui peuvent être utilisés pour gérer la performance d’une équipe. Voici quelques-uns des plus efficaces :

Tableaux de Bord (Dashboards)

Les tableaux de bord sont des outils essentiels pour le suivi en temps réel des indicateurs clés de performance (KPI). Ils permettent de regrouper différentes métriques et de les afficher de manière interactive. Des outils comme Tableau, Power BI mais aussi un simple Excel sont particulièrement populaires pour créer des tableaux de bord personnalisés.

Mind Mapping

Mais bien entendu, le premier bénéfice du Mind mapping pour piloter la performance est d’architecturer et de hiérarchiser les tâches pour faire un pilotage d’activité macro ou micro si vous avez besoin de mieux encadrer vos équipes selon leur niveau d’autonomisation et leur performance
Pour les fans de Mind Mapping, avec un outil professionnel comme MindManager, vous pouvez désormais créer de tableaux de bord pour piloter des indicateurs chiffrés !

Tableau Kanban

Les tableaux Kanban, disponibles sur des outils comme Trello, Jira, Monday, Planner et j’en passe tellement ce type de représentation est présents dans des logiciels de pilotage de projet, permettent de visualiser le flux de travail. Les tâches sont représentées par des cartes qui se déplacent entre différentes colonnes (à faire, en cours, terminé), facilitant ainsi la gestion des priorités et des charges de travail.

Diagrammes de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont parfaits pour la planification et le suivi des projets. Ils montrent les tâches, leurs durées et leurs dépendances, aidant ainsi à visualiser l’avancement et à identifier les éventuels retards. Des plateformes comme Microsoft Project, Asana et Trello offrent des fonctionnalités de diagramme de Gantt. Sans oublier que tout bon logiciel de Mind Mapping génère aussi automatiquement des diagrammes de Gantt.

Tableau blanc collaboratifs (TBC)

Les tableaux blancs interactif ont bien évolué pour devenir des tableaux blancs collaboratifs permettant de représenter visuellement tous vos besoins de pilotage. Toutefois, ca demande plus de temps à paramétrer car vous devez créer vos templates et ce sont des outils rarement multi-vues. Tournez-vous vers Klaxoon, Miro, Lucid et si vous avez déjà un abonnement Office354, vous disposez de Microsoft Whiteboard. Vous pouvez même investir dans des écrans pour animer des réunions et mixer des approches papiers avec des approches numériques dans des contextes hybrides (présentiel et distanciel).

Outils multi-vues ?

Et oui, tous les outils sur le marché ont enrichi leur solution pour proposer des affichages multiples pour regarder une même activité sous différents angles. Des outils comme Trello et Planner sont désormais multi-vues tout comme certains outils de Mind Mapping. Le multi-affichage est dans l’ADN même de base des plates-formes de pilotage d’activité comme Monday ou Smartsheet : Calendrier, Gantt, Kanban, Mind Mapping, Dashboard.

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Choisir ses outils en fonction de ses besoins de performance

Après ce tour d’horizon, il reste à se poser la question essentielle : quel outil choisir ? Bien choisir ses outils passe par une réflexion croisée sur ses besoins, son univers technologique, l’ergonomie des outils et les compétences numériques de son équipe.

Choisir ses outils en fonction de ses objectifs de performance

Un manager commercial ne pilote pas la performance de la même manière qu’un responsable RH, un responsable qualité. Vous avez besoin de regarder des résultats par rapport des à objectifs chiffrés, optez pour des Dashboard. Vous avez besoin de piloter des délais et des durées, opter pour des outils qui vous permettent de suivre des échéances comme le Kanban et le diagramme de Gantt. Si vos objectifs sont divers, étudier la capacité d’affichage multi-vues voire de personnalisation des visualisations !

Prendre en compte son univers technologique

Etes-vous dans coincé dans l’univers Microsoft, Google, Apple … ? Pensez aussi à l’intégration avec d’autres systèmes. Vos collaborateurs ont des habitudes donc attention au coût d’habituation ! regarder l’ergonomie de l’outil et sa rapidité de prise en main. Est-il bien intégré ou intégrable dans la boite à outils du quotidien ?

Etudier son budget

Pouvez-vous investir dans outils payant ou devez-vous vous contenter des versions gratuites ? La plupart de nos clients sont sur Microsoft et doivent se contenter des outils intégrés dans leur abonnement. Ils rament pour obtenir des outils payants en complément. Pourtant, bien compris et bien utilisé, le ROI est parfois considérable ! Mais faut-il avoir de la métrique pour défendre l’investissement.

Naviguer entre la performance individuelle et collective

Je termine avec une dimension importante pour bien choisir son outil : sa capacité à consolider les données individuelles pour alimenter la performance collective.
Vous pouvez manager séparément la performance individuelle et la performance collective avec des outils différents mais ce serait dommage et de plus, vous perdriez des leviers importants de management pour motiver, réguler et recadre un collaborateur si besoin.

Voici quelques exemples outil par outil :

• Vous utilisez des kanban : pour le moment, il est compliqué voire souvent impossible de remonter les données de Kanban individuel pour automatiquement des Kanban collectifs.
• Tableaux blanc collaboratifs : impossible.
• Diagrammes de Gantt : possible selon les outils
• Mind Mapping : toujours à condition de doter d’un logiciel professionnel comme MindManager, vous pouvez tout consolider c’est-à-dire de générer des cartes collectives automatiquement à partir des cartes individuelles.
  Attention : vous devez à chaque collaborateur d’utiliser des trames communes pour que les cartographies collectives soient efficaces.
• Digital Workplace : c’est possible et c’est même un des principaux avantages car il y a une base de données qui tourne. Chaque collaborateur possède son espace, vous pouvez créer des équipes et des projets à volonté pour consolider facilement les données
  Attention : vous êtes souvent dans des logiciels on-line et vous devez mettre en place des standards d’utilisation pour que les consolidations soient efficaces.

Dans tous les cas, si vous souhaitez aligner la performance individuelle avec la performance collective, vous n’échapperez pas à la nécessité de mettre en place de règles communes pour harmoniser les usages.

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Etudes de Cas : exemples pour illustrer l’impact du management visuel de la performance au niveau individuel

Étude de Cas 1 : un commercial dans une entreprise de vente

Un commercial dans une entreprise de vente a utilisé un tableau de bord personnalisé pour suivre ses performances de vente. En visualisant ses ventes par produit, région et période, il a pu identifier rapidement les opportunités et les domaines nécessitant des améliorations. Les réunions hebdomadaires avec son manager, basées sur les visualisations de performance, ont permis de définir des stratégies ciblées et d’améliorer ses résultats de manière significative.

Étude de Cas 2 : un développeur logiciel dans une Start-up Technologique

Un développeur logiciel dans une start-up technologique a utilisé des graphiques de performance pour suivre ses progrès par rapport aux objectifs de développement. En visualisant les tâches complétées, les bugs résolus et le temps passé sur chaque projet, il a pu mieux gérer son temps et ses priorités. Les feedbacks réguliers de son manager, basés sur les visualisations, ont également permis d’identifier les domaines de développement personnel et professionnel.

Étude de Cas 3 : un chef de projet dans une entreprise de construction

Un chef de projet dans une entreprise de construction a utilisé des diagrammes de Gantt pour planifier et suivre les différentes étapes de ses projets. Les visualisations ont permis de voir en un coup d’œil l’avancement des travaux et les éventuels retards. Cette transparence a facilité la coordination avec les équipes sur le terrain et a contribué à la réussite des projets dans les délais impartis.

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Etudes de Cas : exemples pour illustrer l’impact du management visuel de la performance au niveau collectif

Étude de Cas 1 : Une équipe de développement logiciel

Une équipe de développement logiciel a adopté des tableaux Kanban pour gérer son flux de travail. En visualisant les tâches en cours et les priorités, l’équipe a pu réduire les goulots d’étranglement et améliorer son efficacité. Les réunions quotidiennes autour du tableau Kanban ont également renforcé la communication et la collaboration.

Étude de Cas 2 : une entreprise de vente au détail

Une entreprise de vente au détail a mis en place des tableaux de bord pour suivre les performances des ventes en temps réel. En visualisant les données de vente par région, produit et période, les managers ont pu identifier rapidement les tendances et ajuster les stratégies marketing en conséquence. Cette approche a conduit à une augmentation significative des ventes et à une meilleure satisfaction client.

Étude de Cas 3 : Une équipe de projet de construction

Dans un projet de construction complexe, l’utilisation de diagrammes de Gantt a permis de planifier et de suivre les différentes étapes du projet de manière efficace. Les parties prenantes pouvaient voir en un coup d’œil l’avancement des travaux et les éventuels retards. Cette transparence a facilité la coordination entre les équipes et a contribué à la réussite du projet.

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Conclusion

Comme vous l’avez compris, les outils sont nombreux et évoluent vite. Ils deviennent de plus en plus multi-vues au point de se ressembler. La convergence des solutions est en marche pour le plus grand bénéfices des utilisateurs.